Tag imod ordrer og ordreopslag

Din assistent kan tage imod ordrer til afhentning, levering eller spisning på stedet, under opkald og i tekstsamtaler. Den sælger kun det, der er på dit menukort, til dine priser, og den prissætter hver ordre med dine gebyrer og regler, før kunden bekræfter. Ordrer havner på et live board til dit køkken eller din butik og kan sendes til dit kassesystem, din onlinebutik eller din kvitteringsprinter. Opkaldende kan også spørge, hvor deres ordre er.

Bestilling virker på alle planer.

Før du starter

Bestillingssiderne er Ordrer og Menukort & produkter i afsnittet Drift i sidebjælken. De vises som standard, når Branche under Virksomhed → Profil er Restaurant eller Detailhandel / e-handel, og for ethvert workspace, der allerede har produkter eller ordrer. Hvis du ikke ser dem, skal du klikke på Tilpas denne menu ved siden af Drift og slå dem til.

Trin 1: Tilføj dit menukort

Åbn Menukort & produkter. På fanen Produkter skal du klikke på Tilføj produkt og udfylde:

• Navn, Pris, Kategori og Beskrivelse. Assistenten bruger beskrivelsen til at besvare spørgsmål som "er den stærk?".
• Valgmuligheder: grupper af valg som størrelser eller ekstra tilbehør. For hver gruppe skal du vælge Skal vælges (den opkaldende skal vælge én) eller Flere tilladt. Hvert valg kan have et Tillæg.
• SKU / kassekode, hvis dit kassesystem kræver ét.
• Tilgængelig. Udsolgte produkter tilbydes ikke til opkaldende. Du kan også klikke på et produkts mærkat Tilgængelig eller Udsolgt på listen for at skifte det.

Du kan også importere dit menukort på fanen Importer:

• Fra din butik eller dit kassesystem: tilslut Square, Clover, HubRise, Shopify eller WooCommerce under Integrationer, og klik derefter på Importer menukort. Produkter, priser, størrelser og modifikatorer kommer med over. Kør det igen når som helst for at hente ændringer. Intet slettes.
• Fra et regneark: upload en CSV-fil, hvis første række navngiver kolonnerne, med mindst name og price. Valgfrie kolonner er category, description, options og sku. Rækker med samme navn og kategori opdaterer det eksisterende produkt.

I kolonnen options betyder en * efter et gruppenavn, at den opkaldende skal vælge én, + betyder et vilkårligt antal, og +2 efter et valg lægger 2,00 til prisen. For eksempel: Size*: Small, Medium +2, Large +4; Extras+: Cheese +1.5, Olives +1.

Trin 2: Indstil dine bestillingsregler

På fanen Afhentning & levering:

Klik på Gem indstillinger.

Trin 3: Slå bestilling til for assistenten

1. Åbn Assistenter, derefter assistenten, derefter fanen Evner.
2. Slå Tag imod ordrer til, og gem.

Fanen bekræfter derefter, hvor mange produkter assistenten tager imod ordrer fra, eller advarer dig om, at dit menukort er tomt.

Sådan tager assistenten imod en ordre

1. Den tager ordren vare for vare og spørger kun om de nødvendige valg, som størrelsen, og antallet.
2. Den prissætter ordren ud fra dit menukort, gebyrer og minimumsbeløb. Den beregner aldrig selv totaler. Hvis noget er galt, som en ukendt vare, en manglende størrelse eller et lukket køkken, ordner den det med den opkaldende.
3. Den spørger om afhentning eller levering (kun det, du tilbyder) og tager den fulde adresse til levering.
4. Den får den opkaldendes navn. Nummeret, de ringer fra, gemmes automatisk.
5. Den læser ordren og totalen op og afgiver den kun, efter den opkaldende siger ja.

Kunden får derefter en bekræftelse. Via sms læser den for eksempel "Northside Pizza: ordre #1042 modtaget, i alt 245 kr." Via e-mail får de den fulde ordre, hvis de opgav en adresse. Hvis du har sat et betalingslink op til ordrer, er det inkluderet. Se Betalingslinks.

Ordre-boardet

Ordrer → Board viser åbne ordrer i kolonner: Ny, Bekræftet, Tilberedes, Klar, og Under levering, hvis du leverer. Ordrer mere end 12 timer frem venter under Planlagt til senere. Historik viser hver ordre, med søgning efter ordrenummer, navn eller telefon, og Eksportér CSV.

Hver ordre flyttes fremad med ét klik: Accepter, Start tilberedning, Markér som klar, Under levering (kun leveringsordrer), derefter Afslut. Kunden får besked, når ordren er bekræftet, klar, på vej eller annulleret. Du kan også Annullere bestilling, med en valgfri årsag, der sendes til kunden, og Markere som betalt.

For at tilføje en ordre manuelt skal du klikke på Ny ordre. Priser kommer fra dit menukort, og dine bestillingsregler tjekkes ikke.

Teammedlemmer med Ordrer slået til under Indstillinger → Notifikationer får besked om nye og annullerede ordrer.

Send ordrer til dine andre værktøjer

Tilslut disse under Integrationer, så sendes nye ordrer derhen automatisk:

Når du annullerer en ordre i Ringhum, annulleres den også i Square, HubRise, Shopify og WooCommerce, og fjernes fra Clover. Andre statusændringer administreres i de apps. Ordrens linje Sendt til viser, hvor den gik hen. Brug Seneste leveringer på hver apps kort for at tjekke, hvad der blev sendt. Se Fejlfinding af leveringer.

Ordreopslag og annulleringer

Opkaldende kan spørge "hvor er min ordre?":

• Ordrer taget i Ringhum findes ud fra det nummer, den opkaldende ringer fra, eller ud fra et ordrenummer, de opgiver. Af hensyn til privatlivet finder assistenten kun den opkaldendes egne ordrer.
• Ordrer fra en tilsluttet Shopify- eller WooCommerce-butik kan også findes ud fra den e-mail, der blev brugt ved checkout, eller ordrenummeret. Assistenten læser status, varerne, totalen og eventuelle sporingsdetaljer op.

Opkaldende kan annullere deres egen ordre, mens den er Ny eller Bekræftet. Når tilberedningen er startet, tilbyder assistenten i stedet at tage imod en besked til dit team.

Fejlfinding

Assistenten tilbyder ikke at tage imod ordrer. Tjek, at Tag imod ordrer er slået til under assistentens Evner, og at mindst ét produkt er markeret Tilgængelig.

Assistenten siger, I har lukket. Tag imod ordrer uden for åbningstid er slået fra, og ordren er til et tidspunkt uden for dine åbningstider. Opkaldende kan stadig bestille til et senere tidspunkt.

En ordre nåede ikke mit kassesystem. Åbn appens kort under Integrationer, og tjek Seneste leveringer for fejlen.