Habitaciones, reservas y sincronización de calendario

Si llevas un hotel, una casa de huéspedes o un alquiler vacacional, tu asistente puede tomar reservas de habitaciones. Comprueba qué tipos de habitación están libres para las fechas de quien llama, indica el precio según tus tarifas, recoge los datos del huésped y reserva la estancia. La sincronización de calendario con Booking.com, Airbnb y VRBO evita que las mismas noches se vendan dos veces.

Las reservas funcionan en todos los planes.

Antes de empezar

Las páginas son Reservas y Habitaciones y tarifas, en la parte de Operaciones del menú lateral. Se muestran por defecto cuando Sector en Empresa → Perfil está configurado como Hotel / hostelería, y para cualquier espacio de trabajo que ya tenga tipos de habitación. Si no las ves, haz clic en Organizar este menú junto a Operaciones y actívalas.

Paso 1: Añade tus tipos de habitación

Abre Habitaciones y tarifas y haz clic en Añadir tipo de habitación. Un tipo de habitación es una clase de habitación que alquilas, como "Doble con vistas al mar". Rellena:

• Nombre y, opcionalmente, Categoría.
• Precio por noche.
• Cuántas habitaciones de este tipo: cuántas unidades idénticas se pueden reservar al mismo tiempo.
• Adultos y Niños: cuántos huéspedes duermen en una unidad. Los niños se suman a los adultos.
• Servicios (separados por comas) y Descripción. El asistente los lee cuando se le pregunta, por ejemplo "¿tiene bañera?".
• Reservable. Los tipos de habitación cerrados no se ofrecen a quienes llaman.

Para cobrar más en temporada alta o festivos, haz clic en Añadir tarifa en Tarifas de temporada e introduce un rango de fechas y un precio por noche. Cada noche de una estancia se calcula por separado, así que una estancia que entra en temporada alta se cobra correctamente. Sin tarifas de temporada, el precio por noche se aplica todo el año.

Paso 2: Configura las normas de la casa

En la pestaña Ajustes del hotel:

Haz clic en Guardar ajustes.

Paso 3: Activa las reservas para el asistente

1. Abre Asistentes, luego el asistente, luego la pestaña Capacidades.
2. Activa Tomar reservas de habitaciones y guarda.

La pestaña confirma entonces para cuántos tipos de habitación el asistente está tomando reservas.

Cómo reserva una estancia el asistente

1. Pregunta las fechas de entrada y salida (o la fecha de llegada y el número de noches) y cuántos adultos y niños.
2. Comprueba qué tipos de habitación están libres y son lo bastante grandes, y los ofrece con el precio por noche y el total.
3. Cuando quien llama elige una habitación, repite el resumen en voz alta, obtiene el nombre del huésped y, si quiere un correo de confirmación, su dirección de correo.
4. Reserva la estancia solo después de que quien llama diga que sí, y luego da el número de reserva y la hora de entrada.

Un tipo de habitación está libre cuando hay menos unidades reservadas para cualquiera de esas noches que las indicadas en Cuántas habitaciones de este tipo. Cuentan las reservas solicitadas, confirmadas y registradas, incluidas las noches bloqueadas por tus otros canales de reserva.

El huésped recibe una confirmación por correo si dio uno, y por texto si tu espacio de trabajo puede enviarle textos. Con la confirmación automática desactivada, el texto dice que la reserva se recibió y que la confirmarás en breve. Reciben un segundo mensaje cuando la confirmas.

Quienes llaman también pueden preguntar por una estancia que reservaron. El asistente encuentra las reservas propias de quien llama por el número desde el que llama, y puede cancelar una antes del check-in. Entonces menciona tu política de cancelación.

La página Reservas

Reservas muestra Llegadas hoy y Salidas hoy arriba, y luego tus próximas estancias. Filtra por estado o busca por número de reserva, huésped o teléfono. Exportar CSV descarga la lista.

Abre una reserva para moverla por sus estados: Confirmar, Registrar entrada, Registrar salida, No presentado o Cancelar reserva. Un motivo que indiques al cancelar se envía al huésped.

Para añadir una estancia a mano, haz clic en Nueva reserva, elige las fechas y los huéspedes, y haz clic en Comprobar disponibilidad. La comprobación también cuenta los bloqueos de Booking.com y Airbnb. Los precios vienen del tipo de habitación y sus tarifas de temporada. Las reservas añadidas a mano se saltan la estancia mínima y máxima.

Los miembros del equipo que tengan Reservas activado en Ajustes → Notificaciones reciben aviso de las reservas nuevas y canceladas.

Sincronización de calendario con Booking.com, Airbnb y VRBO

La sincronización de calendario funciona mediante enlaces iCal en ambas direcciones. Solo se intercambian las fechas bloqueadas. Las tarifas, los nombres de los huéspedes y otros datos no, y no es una conexión directa con esos sitios.

Cada tipo de habitación tiene su propio calendario en la pestaña Sincronización de calendarios de Habitaciones y tarifas:

• Dirección de exportación: un enlace a las noches reservadas en Ringhum. Lo pegas en Booking.com, Airbnb o VRBO para que bloqueen esas noches. Los huéspedes ahí solo ven "Reservado a través de Ringhum", nunca nombres.
• Calendarios importados: los enlaces de exportación de esos sitios. Sus reservas bloquean entonces la habitación en Ringhum y aparecen en la página Reservas como bloqueos importados.

Conecta un canal

1. En Ringhum, abre Habitaciones y tarifas → Sincronización de calendarios y haz clic en Copiar junto a la Dirección de exportación del tipo de habitación.
2. En el canal, abre los ajustes de sincronización de calendario del anuncio o habitación correspondiente, y añade un nuevo calendario importado con esa dirección:
   • Booking.com: en la Extranet, ve a Rates & Availability → Sync calendars.
   • Airbnb: abre los ajustes de Disponibilidad del anuncio y busca Connect calendars (o Sync calendars).
   • VRBO: abre el calendario del anuncio y busca los ajustes de importación y exportación de calendario.
3. En la misma página del canal, copia su propio enlace de exportación.
4. De vuelta en Ringhum, haz clic en Editar en el tipo de habitación, haz clic en Añadir calendario en Importar calendarios, ponle una Etiqueta como "Airbnb", y pega el enlace.
5. Haz clic en Guardar y luego en Sincronizar ahora para leerlo de inmediato.

Nota: Los nombres de menú de los canales cambian de vez en cuando. Si no los encuentras, busca en sus páginas de ayuda "sync calendars" o "iCal".

Con qué frecuencia se actualiza

• Ringhum lee los calendarios importados cada hora. Sincronizar ahora los lee de inmediato. La tarjeta muestra Última sincronización y cuántos bloqueos importados hay por delante, o el error si no se pudo leer un enlace.
• Los canales leen la dirección de exportación de Ringhum según su propio calendario, normalmente cada pocas horas. Una estancia reservada por teléfono puede tardar en aparecer como bloqueada ahí.
• La mayoría de los canales listan una unidad por calendario, así que cada reserva importada bloquea una unidad del tipo de habitación. Un tipo de habitación con varias unidades puede tener varios calendarios importados, uno por anuncio.

Los bloqueos importados se gestionan en el canal. Cuando se elimina una reserva ahí, el bloqueo desaparece de Ringhum en la siguiente sincronización. No envían mensajes a los huéspedes ni notificaciones al equipo desde Ringhum.

Importante: Regenerar dirección crea una nueva dirección de exportación. La anterior deja de funcionar en todos los sitios donde se pegó, así que pega la nueva de nuevo en cada canal.

Solución de problemas

El asistente dice que una habitación está completa, pero parece libre. Comprueba en Reservas si hay bloqueos importados en esas noches, y comprueba que Cuántas habitaciones de este tipo sea correcto.

Un calendario importado muestra un error. Copia de nuevo el enlace de exportación del canal y sustitúyelo en el tipo de habitación. El enlace debe ser una dirección https:// completa.

Un huésped no recibió una confirmación. La reserva necesita una dirección de correo, o un número de teléfono al que tu espacio de trabajo pueda enviar textos.