Huoneet, varaukset ja kalenterisynkronointi

Jos pyörität hotellia, majataloa tai lomavuokrausta, assistenttisi voi ottaa vastaan huonevarauksia. Se tarkistaa, mitkä huonetyypit ovat vapaana soittajan päivämäärille, kertoo hinnan hinnastostasi, kerää vieraan tiedot ja varaa oleskelun. Kalenterisynkronointi Booking.comin, Airbnb:n ja VRBO:n kanssa estää samojen öiden myymisen kahdesti.

Varaukset toimivat jokaisessa paketissa.

Ennen kuin aloitat

Sivut ovat Varaukset ja Huoneet ja hinnat sivupalkin Toiminnot-osiossa. Ne näkyvät oletuksena, kun Toimiala kohdassa Yritys → Profiili on asetettu arvoon Hotelli / majoitus, ja jokaiselle työtilalle, jolla on jo huonetyyppejä. Jos et näe niitä, napsauta Järjestä tämä valikko kohdan Toiminnot vieressä ja kytke ne päälle.

Vaihe 1: Lisää huonetyyppisi

Avaa Huoneet ja hinnat ja napsauta Lisää huonetyyppi. Huonetyyppi on eräänlainen huone, jota vuokraat, esimerkiksi "Merinäköinen kahden hengen huone". Täytä:

• Nimi ja halutessasi Kategoria.
• Hinta per yö.
• Montako tätä huonetta: kuinka monta identtistä yksikköä voidaan varata samanaikaisesti.
• Aikuiset ja Lapset: kuinka monta vierasta yksi yksikkö majoittaa. Lapset lasketaan aikuisten lisäksi.
• Varustelu (pilkuin eroteltuna) ja Kuvaus. Assistentti lukee ne ääneen, kun kysytään, esimerkiksi "onko siinä kylpyammetta?".
• Varattavissa. Suljettuja huonetyyppejä ei tarjota soittajille.

Veloittaaksesi enemmän sesonkiaikana tai pyhinä, napsauta Lisää hinta kohdassa Kausihinnat ja syötä päivämääräväli sekä hinta yötä kohden. Jokainen oleskelun yö hinnoitellaan erikseen, joten oleskelu, joka ulottuu sesonkiin, hinnoitellaan oikein. Ilman kausihintoja hinta per yö pätee ympäri vuoden.

Vaihe 2: Aseta talon säännöt

Hotelliasetukset-välilehdellä:

Napsauta Tallenna asetukset.

Vaihe 3: Ota varaukset käyttöön assistentille

1. Avaa Assistentit, sitten assistentti, sitten Kyvyt-välilehti.
2. Kytke Ota vastaan huonevarauksia päälle ja tallenna.

Välilehti vahvistaa sitten, kuinka monelle huonetyypille assistentti ottaa vastaan varauksia.

Miten assistentti varaa oleskelun

1. Se kysyy sisään- ja uloskirjautumispäivämäärät (tai saapumispäivän ja öiden määrän) sekä aikuisten ja lasten lukumäärän.
2. Se tarkistaa, mitkä huonetyypit ovat vapaana ja riittävän suuria, ja tarjoaa niitä hinnan per yö ja kokonaishinnan kanssa.
3. Kun soittaja valitsee huoneen, se lukee yhteenvedon ääneen, kysyy vieraan nimen ja, jos hän haluaa vahvistussähköpostin, hänen sähköpostiosoitteensa.
4. Se varaa oleskelun vasta, kun soittaja sanoo kyllä, ja antaa sitten varausnumeron ja sisäänkirjautumisajan.

Huonetyyppi on vapaana, kun vähemmän yksiköitä on varattu millekään näistä öistä kuin Montako tätä huonetta sallii. Pyydetyt, vahvistetut ja sisäänkirjatut varaukset lasketaan mukaan, mukaan lukien muiden varauskanaviesi estämät yöt.

Vieras saa vahvistuksen sähköpostitse, jos hän antoi sellaisen, ja tekstiviestitse, jos työtilasi voi lähettää hänelle tekstiviestejä. Automaattisen vahvistuksen ollessa pois päältä, tekstiviesti kertoo, että varaus on vastaanotettu ja että vahvistat sen pian. Hän saa toisen viestin, kun vahvistat sen.

Soittajat voivat myös kysyä varaamastaan oleskelusta. Assistentti löytää soittajan omat varaukset numerosta, josta hän soittaa, ja voi perua yhden ennen sisäänkirjautumista. Se mainitsee tällöin peruutuskäytäntösi.

Varaukset-sivu

Varaukset näyttää Tänään saapuvat ja Tänään lähtevät yläreunassa, sitten tulevat oleskelusi. Suodata tilan mukaan tai hae varausnumerolla, vieraalla tai puhelinnumerolla. Vie CSV lataa listan.

Avaa varaus siirtääksesi sitä tilasta toiseen: Vahvista, Kirjaa sisään, Kirjaa ulos, Saapumatta jättänyt tai Peruuta varaus. Peruutuksen yhteydessä antamasi syy lähetetään vieraalle.

Lisätäksesi oleskelun käsin, napsauta Uusi varaus, valitse päivämäärät ja vieraat, ja napsauta Tarkista saatavuus. Tarkistus laskee mukaan myös Booking.comin ja Airbnb:n estot. Hinnat tulevat huonetyypistä ja sen kausihinnoista. Käsin lisätyt varaukset ohittavat vähimmäis- ja enimmäisoleskeluajat.

Tiimin jäsenille, joilla on Varaukset käytössä kohdassa Asetukset → Ilmoitukset, kerrotaan uusista ja perutuista varauksista.

Kalenterisynkronointi Booking.comin, Airbnb:n ja VRBO:n kanssa

Kalenterisynkronointi toimii iCal-linkkien kautta molempiin suuntiin. Vain estetyt päivämäärät vaihdetaan. Hintoja, vieraiden nimiä tai muita tietoja ei vaihdeta, eikä kyseessä ole suora yhteys näihin sivustoihin.

Jokaisella huonetyypillä on oma kalenterinsa Huoneet ja hinnat -sivun Kalenterisynkronointi-välilehdellä:

• Vientiosoite: linkki Ringhumissa varattuihin öihin. Liität sen Booking.comiin, Airbnb:hen tai VRBO:hun, jotta ne estävät kyseiset yöt. Vieraat näissä palveluissa näkevät vain "Varattu Ringhumin kautta", ei koskaan nimiä.
• Tuodut kalenterit: näiden sivustojen vientilinkit. Niiden varaukset estävät sitten huoneen Ringhumissa ja näkyvät Varaukset-sivulla tuotuina estoina.

Yhdistä kanava

1. Avaa Ringhumissa Huoneet ja hinnat → Kalenterisynkronointi ja napsauta Kopioi huonetyypin Vientiosoitteen vieressä.
2. Avaa kanavalla vastaavan listauksen tai huoneen kalenterisynkronoinnin asetukset, ja lisää uusi tuotu kalenteri kyseisellä osoitteella:
   • Booking.com: siirry Extranetissä kohtaan Hinnat ja saatavuus → Synkronoi kalentereita.
   • Airbnb: avaa listauksen Saatavuus-asetukset ja etsi Yhdistä kalentereita (tai Synkronoi kalentereita).
   • VRBO: avaa listauksen kalenteri ja etsi tuonti- ja vientikalenteriasetukset.
3. Kopioi samalla kanavasivulla kanavan oma vientilinkki.
4. Palaa Ringhumiin, napsauta Muokkaa huonetyypillä, napsauta Lisää kalenteri kohdassa Tuo kalentereita, anna sille Nimike, kuten "Airbnb", ja liitä linkki.
5. Napsauta Tallenna, sitten Synkronoi nyt lukeaksesi sen heti.

Huom: Kanavien valikkonimet muuttuvat aika ajoin. Jos et löydä niitä, etsi niiden ohjesivuilta hakusanoilla "synkronoi kalentereita" tai "iCal".

Kuinka usein se päivittyy

• Ringhum lukee tuodut kalenterit kerran tunnissa. Synkronoi nyt lukee ne heti. Kortti näyttää Viimeksi synkronoitu -ajan ja kuinka monta tuotua estoa on edessä, tai virheen, jos linkkiä ei voitu lukea.
• Kanavat lukevat Ringhumin vientiosoitteen omalla aikataulullaan, yleensä muutaman tunnin välein. Puhelimessa varatun oleskelun näkyminen estettynä siellä voi kestää hetken.
• Useimmat kanavat listaavat yhden yksikön kalenteria kohden, joten jokainen tuotu varaus estää yhden huonetyypin yksikön. Huonetyypillä, jolla on useita yksiköitä, voi olla useita tuotuja kalentereita, yksi jokaista listausta kohden.

Tuodut estot hallitaan kanavalla. Kun varaus poistetaan siellä, esto katoaa Ringhumista seuraavassa synkronoinnissa. Ne eivät lähetä vierasviestejä tai tiimi-ilmoituksia Ringhumista.

Tärkeää: Luo osoite uudelleen luo uuden vientiosoitteen. Vanha lakkaa toimimasta kaikkialla, minne se liitettiin, joten liitä uusi jokaiseen kanavaan uudelleen.

Vianetsintä

Assistentti sanoo huoneen olevan täynnä, mutta se näyttää vapaalta. Tarkista Varaukset-sivulta tuodut estot näille öille, ja tarkista, että Montako tätä huonetta on oikein.

Tuotu kalenteri näyttää virheen. Kopioi vientilinkki kanavalta uudelleen ja korvaa se huonetyypissä. Linkin täytyy olla täydellinen https://-osoite.

Vieras ei saanut vahvistusta. Varaus tarvitsee sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron, johon työtilasi voi lähettää tekstiviestin.