Kamar, reservasi, dan sinkronisasi kalender

Jika Anda menjalankan hotel, guesthouse, atau sewa liburan, asisten Anda dapat mengambil reservasi kamar. Asisten memeriksa tipe kamar mana yang kosong untuk tanggal yang diminta penelepon, memberikan penawaran harga dari tarif Anda, mengumpulkan detail tamu, dan memesan menginap. Sinkronisasi kalender dengan Booking.com, Airbnb, dan VRBO mencegah malam yang sama terjual dua kali.

Reservasi berfungsi di setiap paket.

Sebelum Anda mulai

Halamannya adalah Reservasi dan Kamar & tarif di bagian Operasional pada sidebar. Halaman ini ditampilkan secara default saat Industri di bawah Perusahaan → Profil diatur ke Hotel / perhotelan, dan untuk workspace mana pun yang sudah memiliki tipe kamar. Jika Anda tidak melihatnya, klik Atur menu ini di sebelah Operasional dan aktifkan.

Langkah 1: Tambahkan tipe kamar Anda

Buka Kamar & tarif dan klik Tambahkan tipe kamar. Tipe kamar adalah jenis kamar yang Anda sewakan, seperti "Double pemandangan laut". Isi:

• Nama dan, secara opsional, Kategori.
• Harga per malam.
• Jumlah kamar jenis ini: berapa unit identik yang dapat dipesan pada waktu yang sama.
• Dewasa dan Anak: berapa banyak tamu yang dapat ditampung satu unit. Anak dihitung di atas jumlah dewasa.
• Fasilitas (dipisahkan koma) dan Deskripsi. Asisten akan membacakannya saat ditanya, misalnya "apakah ada bathtub?".
• Dapat dipesan. Tipe kamar yang ditutup tidak ditawarkan kepada penelepon.

Untuk mengenakan harga lebih tinggi di musim ramai atau hari libur, klik Tambahkan tarif di bagian Tarif musiman dan masukkan rentang tanggal serta harga per malam. Setiap malam menginap dihargai secara terpisah, sehingga menginap yang berlanjut ke musim ramai dihargai dengan benar. Tanpa tarif musiman, harga per malam berlaku sepanjang tahun.

Langkah 2: Atur peraturan hotel Anda

Di tab Pengaturan hotel:

Klik Simpan pengaturan.

Langkah 3: Aktifkan reservasi untuk asisten

1. Buka Asisten, lalu asisten yang dimaksud, lalu tab Kemampuan.
2. Aktifkan Ambil reservasi kamar dan simpan.

Tab tersebut kemudian mengonfirmasi berapa banyak tipe kamar yang menerima reservasi dari asisten tersebut.

Cara asisten memesan menginap

1. Asisten menanyakan tanggal check-in dan check-out (atau tanggal kedatangan dan jumlah malam) serta berapa banyak tamu dewasa dan anak.
2. Asisten memeriksa tipe kamar mana yang kosong dan cukup besar, lalu menawarkannya dengan harga per malam dan totalnya.
3. Saat penelepon memilih kamar, asisten membacakan kembali ringkasannya, mendapatkan nama tamu, dan jika mereka ingin email konfirmasi, alamat email mereka.
4. Asisten memesan menginap hanya setelah penelepon mengatakan ya, lalu memberikan nomor reservasi dan waktu check-in.

Sebuah tipe kamar kosong saat lebih sedikit unit yang dipesan untuk malam-malam tersebut dibandingkan Jumlah kamar jenis ini. Reservasi yang diminta, dikonfirmasi, dan sudah check-in dihitung, termasuk malam yang diblokir oleh saluran pemesanan lain Anda.

Tamu mendapat konfirmasi lewat email jika memberikannya, dan lewat pesan teks jika workspace Anda dapat mengirim pesan teks kepada mereka. Dengan konfirmasi otomatis nonaktif, pesan teks menyatakan bahwa reservasi sudah diterima dan Anda akan mengonfirmasinya segera. Mereka mendapat pesan kedua saat Anda mengonfirmasinya.

Penelepon juga dapat menanyakan tentang menginap yang sudah mereka pesan. Asisten menemukan reservasi milik penelepon berdasarkan nomor yang digunakan untuk menelepon, dan dapat membatalkan satu sebelum check-in. Asisten kemudian menyebutkan kebijakan pembatalan Anda.

Halaman Reservasi

Reservasi menampilkan Kedatangan hari ini dan Keberangkatan hari ini di bagian atas, lalu menginap mendatang Anda. Filter berdasarkan status atau cari berdasarkan nomor reservasi, tamu, atau telepon. Ekspor CSV mengunduh daftar tersebut.

Buka sebuah reservasi untuk memindahkannya melalui statusnya: Konfirmasi, Check-in, Check-out, Tidak muncul, atau Batalkan reservasi. Alasan yang Anda berikan saat membatalkan dikirim kepada tamu.

Untuk menambahkan menginap secara manual, klik Reservasi baru, pilih tanggal dan tamu, lalu klik Periksa ketersediaan. Pemeriksaan ini juga memperhitungkan blokir dari Booking.com dan Airbnb. Harga berasal dari tipe kamar dan tarif musimannya. Reservasi yang ditambahkan secara manual melewati batas minimum dan maksimum menginap.

Anggota tim yang mengaktifkan Reservasi di bawah Pengaturan → Notifikasi diberi tahu tentang reservasi baru dan yang dibatalkan.

Sinkronisasi kalender dengan Booking.com, Airbnb, dan VRBO

Sinkronisasi kalender bekerja melalui tautan iCal di kedua arah. Hanya tanggal yang diblokir yang dipertukarkan. Tarif, nama tamu, dan detail lainnya tidak, dan ini bukan koneksi langsung ke situs-situs tersebut.

Setiap tipe kamar memiliki kalendernya sendiri di tab Sinkronisasi kalender pada Kamar & tarif:

• Alamat ekspor: tautan ke malam yang dipesan di Ringhum. Anda menempelkannya ke Booking.com, Airbnb, atau VRBO sehingga mereka memblokir malam-malam tersebut. Tamu di sana hanya melihat "Reserved via Ringhum", tidak pernah nama.
• Kalender yang diimpor: tautan ekspor dari situs-situs tersebut. Pemesanan mereka kemudian memblokir kamar di Ringhum dan muncul di halaman Reservasi sebagai blokir yang diimpor.

Menghubungkan sebuah saluran

1. Di Ringhum, buka Kamar & tarif → Sinkronisasi kalender dan klik Salin di sebelah Alamat ekspor tipe kamar tersebut.
2. Di saluran tersebut, buka pengaturan sinkronisasi kalender listing atau kamar yang sesuai, dan tambahkan kalender impor baru dengan alamat tersebut:
   • Booking.com: di Extranet, buka Rates & Availability → Sync calendars.
   • Airbnb: buka pengaturan Availability listing dan cari Connect calendars (atau Sync calendars).
   • VRBO: buka kalender listing dan cari pengaturan kalender impor dan ekspor.
3. Di halaman saluran yang sama, salin tautan ekspor milik saluran tersebut.
4. Kembali di Ringhum, klik Ubah pada tipe kamar tersebut, klik Tambahkan kalender di bagian Impor kalender, beri Label seperti "Airbnb", dan tempelkan tautannya.
5. Klik Simpan, lalu Sinkronkan sekarang untuk membacanya segera.

Catatan: Nama menu saluran-saluran tersebut berubah dari waktu ke waktu. Jika Anda tidak dapat menemukannya, cari di halaman bantuan mereka untuk "sync calendars" atau "iCal".

Seberapa sering diperbarui

• Ringhum membaca kalender yang diimpor setiap jam. Sinkronkan sekarang membacanya segera. Kartu menampilkan Terakhir disinkronkan dan berapa banyak blokir impor yang akan datang, atau errornya jika sebuah tautan tidak dapat dibaca.
• Saluran-saluran tersebut membaca alamat ekspor Ringhum sesuai jadwal mereka sendiri, biasanya setiap beberapa jam. Menginap yang dipesan lewat telepon dapat memerlukan waktu untuk muncul sebagai diblokir di sana.
• Sebagian besar saluran mencantumkan satu unit per kalender, sehingga setiap pemesanan yang diimpor memblokir satu unit dari tipe kamar tersebut. Tipe kamar dengan beberapa unit dapat memiliki beberapa kalender impor, satu per listing.

Blokir yang diimpor dikelola di saluran tersebut. Saat sebuah pemesanan dihapus di sana, blokirnya hilang dari Ringhum pada sinkronisasi berikutnya. Mereka tidak mengirim pesan tamu atau notifikasi tim dari Ringhum.

Penting: Buat ulang alamat membuat alamat ekspor baru. Alamat lama berhenti berfungsi di mana pun ia ditempelkan, jadi tempelkan alamat baru ke setiap saluran lagi.

Pemecahan masalah

Asisten mengatakan sebuah kamar penuh, tetapi terlihat kosong. Periksa Reservasi untuk blokir impor pada malam-malam tersebut, dan periksa apakah Jumlah kamar jenis ini sudah benar.

Sebuah kalender yang diimpor menampilkan error. Salin lagi tautan ekspor dari saluran tersebut dan gantikan di tipe kamar tersebut. Tautan harus berupa alamat https:// lengkap.

Seorang tamu tidak menerima konfirmasi. Reservasi tersebut memerlukan alamat email, atau nomor telepon yang dapat dikirimi pesan teks oleh workspace Anda.