Kalender dan waktu sibuk

Saat asisten menawarkan waktu janji temu, asisten menggunakan jam operasional dan aturan pemesanan Anda, janji temu yang sudah ada di Ringhum, dan waktu sibuk dari kalender mana pun yang Anda hubungkan. Menghubungkan kalender yang sudah Anda gunakan mencegah asisten membuat janji temu yang bertabrakan dengan kunjungan ke dokter gigi, rapat, atau pemesanan yang dibuat di tempat lain. Beberapa kalender hanya dapat dibaca. Google Calendar juga dapat menerima pemesanan yang dibuat asisten.

Kalender mana yang dapat Anda hubungkan

Google Calendar terhubung dengan masuk ke akun Google Anda. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling, dan Square Appointments terhubung dengan kunci API atau access token dari layanan tersebut. Dialog penghubung akan memberi tahu Anda di mana menemukannya. Lihat Menghubungkan aplikasi.

Cara kerja waktu sibuk

• Waktu sibuk memblokir seluruh workspace. Blok waktu sibuk di kalender yang terhubung menghilangkan waktu tersebut untuk setiap anggota staf dan layanan.
• Ringhum membaca kalender Anda saat asisten, atau pelanggan di halaman pemesanan Anda, mencari waktu kosong. Ringhum tidak menyalin acara Anda ke dalam Ringhum.
• Waktu sibuk disimpan selama sekitar dua menit. Acara yang Anda tambahkan ke kalender Anda dapat memerlukan waktu hingga dua menit untuk memblokir asisten.
• Untuk Google Calendar, Ringhum membaca kalender utama dari akun Google yang Anda gunakan untuk masuk.
• Untuk Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling, dan Square Appointments, pemesanan di layanan tersebut dihitung sebagai sibuk. Pemesanan yang dibatalkan tidak.

Aturan pemesanan Anda sendiri tetap berlaku di atasnya: jam operasional, hari libur, jeda, waktu tenggang, dan seberapa jauh ke depan pelanggan dapat memesan. Lihat Aturan ketersediaan.

Sinkronisasi dua arah Google Calendar

Saat Anda menghubungkan Google Calendar, dua hal terjadi:

1. Waktu sibuk di kalender Google Anda memblokir ketersediaan asisten.
2. Setiap janji temu yang dipesan di Ringhum, baik oleh asisten, tim Anda, halaman pemesanan, atau API, ditambahkan ke kalender Google Anda. Acara tersebut menampilkan layanan, nama pelanggan, serta nomor telepon dan email jika diberikan. Janji temu yang dijadwalkan ulang memindahkan acara tersebut. Janji temu yang dibatalkan menghapusnya.

Kartu Google Calendar menampilkan akun yang Anda hubungkan dan apakah "pemesanan ditulis ke sana" atau statusnya "hanya baca".

Menghentikan penulisan pemesanan ke Google Calendar

Jika Anda hanya ingin Google Calendar memblokir waktu, tanpa menerima pemesanan:

1. Buka Integrasi dan temukan kartu Google Calendar.
2. Klik Berhenti menulis pemesanan.

Kartu tersebut sekarang menampilkan hanya baca. Waktu sibuk Anda tetap memblokir asisten. Untuk mulai menulis kembali, klik Tulis pemesanan. Pemesanan yang dibuat saat penulisan nonaktif tidak akan ditambahkan kemudian.

Catatan: Menjeda Google Calendar menghentikan kedua arah. Selama dijeda, waktu sibuknya juga tidak memblokir asisten.

Feed kalender (ICS)

Kartu Feed kalender (ICS) memberi Anda tautan pribadi ke janji temu Ringhum Anda. Berlangganan dari Apple Calendar, Outlook, Google Calendar, atau aplikasi kalender apa pun yang menerima URL kalender. Anda kemudian dapat melihat pemesanan Anda di samping acara lainnya.

1. Pada kartu Feed kalender (ICS), klik Salin tautan.
2. Di aplikasi kalender Anda, tambahkan kalender lewat URL (sering disebut "subscribe" atau "from URL") dan tempelkan tautan tersebut.

Feed mencakup janji temu dari 60 hari terakhir dan semua janji temu mendatang. Aplikasi kalender Anda menentukan seberapa sering aplikasi tersebut menyegarkan data, sehingga perubahan dapat memerlukan waktu untuk muncul di sana. Feed ini bersifat satu arah: acara di kalender Anda tidak memblokir asisten.

Penting: Siapa pun yang memiliki tautan tersebut dapat melihat janji temu Anda. Jika tautan itu terbagikan secara tidak sengaja, klik Buat ulang. Tautan lama berhenti berfungsi, dan setiap kalender yang menggunakannya harus berlangganan ulang dengan tautan baru.

Hotel: Booking.com, Airbnb, dan Vrbo

Kalender kamar tidak dihubungkan di sini. Kalender diatur untuk setiap kamar di Kamar & tarif, menggunakan tautan kalender di kedua arah. Kalender yang diimpor dibaca sekitar sekali per jam, dan Anda dapat mengklik Sinkronkan sekarang pada sebuah kamar untuk membacanya langsung. Lihat Kamar, reservasi, dan sinkronisasi kalender.

Pemecahan masalah

Asisten menawarkan waktu yang sebenarnya sibuk di kalender saya. Periksa apakah kartu kalender menampilkan Terhubung dan bukan Kesalahan atau Dijeda. Jika Anda menambahkan acara tersebut dalam beberapa menit terakhir, tunggu dan coba lagi. Untuk Google Calendar, pastikan acara tersebut berada di kalender utama akun yang terhubung dan tidak ditandai sebagai bebas.

Saya menerima email yang mengatakan Google Calendar terputus. Koneksi ke Google telah kedaluwarsa atau dihapus. Hingga Anda menghubungkannya kembali, waktu sibuknya tidak dibaca, dan pemesanan bisa saja bertabrakan dengan acara Google Anda. Klik Hubungkan kembali pada kartu Google Calendar dan masuk lagi. Email ini dikirim ke pemilik workspace paling banyak sekali sehari.

Pemesanan tidak muncul di Google Calendar. Periksa apakah kartu tersebut menyatakan pemesanan ditulis ke sana, bukan hanya baca. Jika kartu menampilkan Kesalahan, klik Hubungkan kembali.

Saya tidak bisa menghubungkan Google Calendar atau Calendly. Keduanya merupakan bagian dari paket Team dan Scale. Pada paket lain, gunakan feed kalender, Cal.com, Acuity Scheduling, atau Square Appointments. Lihat Mengubah paket.