Cara ketersediaan dihitung

Saat penelepon meminta janji temu, atau pelanggan membuka halaman pemesanan Anda, Ringhum menghitung waktu kosong saat itu juga. Asisten Anda dan halaman pemesanan menggunakan perhitungan yang sama, sehingga keduanya tidak pernah berbeda. Artikel ini menjelaskan setiap aturan, di mana Anda mengaturnya, dan bagaimana aturan-aturan tersebut digabungkan.

Semua waktu menggunakan zona waktu workspace Anda, yang Anda atur di Pengaturan → Workspace → Zona waktu workspace.

Di mana pengaturannya berada

Sebagian besar aturan berada di Perusahaan → Jam & pemesanan. Klik Simpan jam & aturan setelah melakukan perubahan.

Aturan, langkah demi langkah

Untuk setiap hari, Ringhum menerapkan pemeriksaan berikut secara berurutan:

1. Hari tutup. Jika tanggal tersebut tercantum di Hari libur & tutup, seluruh hari itu tutup.
2. Jam operasional. Rentang waktu hari itu adalah satu-satunya waktu yang dapat dipesan. Hari tanpa rentang waktu berarti tutup. Tambahkan rentang kedua untuk jam istirahat makan siang, misalnya 09:00 sampai 12:00 dan 13:00 sampai 17:00.
3. Hari yang sama. Jika Izinkan pemesanan hari yang sama dinonaktifkan, hari ini tidak menawarkan waktu apa pun.
4. Batas pemesanan. Hari yang lebih jauh dari Dapat dipesan hingga (hari ke depan) tidak menawarkan waktu apa pun.
5. Jarak minimum. Waktu yang dimulai lebih cepat dari Jarak minimum (jam) dari sekarang tidak disertakan.
6. Waktu kandidat. Waktu mulai disusun dari awal setiap rentang, dengan jarak sebesar Durasi slot. Waktu mulai hanya dipertahankan jika seluruh janji temu, menggunakan Durasi layanan, berakhir sebelum rentang tersebut tutup.
7. Janji temu yang sudah ada. Janji temu yang terjadwal dan dikonfirmasi memblokir waktunya, diperlebar oleh Jeda antar slot (mnt) di kedua sisi. Janji temu yang dibatalkan, selesai, dan tidak muncul tidak memblokir apa pun.
8. Kalender terhubung. Waktu sibuk dari kalender yang Anda hubungkan di Integrasi juga memblokir waktu. Lihat Kalender dan waktu sibuk.

Apa pun yang tersisa akan ditawarkan. Pada panggilan, asisten menawarkan beberapa dari waktu-waktu ini sekaligus. Pada halaman pemesanan, pelanggan melihat semuanya untuk hari yang mereka pilih.

Catatan: Durasi slot dan durasi layanan adalah dua hal yang berbeda. Durasi slot adalah jarak antara kemungkinan waktu mulai. Durasi adalah berapa lama janji temu berlangsung. Layanan 45 menit dengan durasi slot 30 menit dapat dimulai pada pukul 9:00, 9:30, 10:00, dan seterusnya.

Anggota staf

Saat pelanggan meminta orang tertentu:

• Hanya janji temu milik orang tersebut yang memblokir waktunya. Janji temu untuk orang lain tidak memblokir.
• Waktu sibuk dari kalender terhubung tetap memblokir semua orang, karena berlaku untuk seluruh workspace.
• Jika orang tersebut memiliki jam kerja sendiri, jam kerja itu menggantikan jam operasional Anda untuk pemesanan mereka. Jam kerja per orang saat ini hanya dapat diatur melalui API. Tanpa itu, jam operasional Anda yang berlaku.

Saat pelanggan tidak memilih siapa pun (Siapa pun yang tersedia pada halaman pemesanan), setiap janji temu aktif di workspace memblokir waktu tersebut, siapa pun orangnya.

Penting: Dengan Siapa pun yang tersedia, bisnis Anda hanya dapat menampung satu janji temu pada satu waktu. Jika beberapa orang menerima janji temu secara paralel, minta pelanggan memilih orang tertentu, dan pastikan setiap orang tercantum di Perusahaan → Direktori tim.

Contoh penerapan

Misalkan Anda memiliki pengaturan berikut:

• Jam operasional pada hari Selasa: 09:00 sampai 12:00 dan 13:00 sampai 17:00
• Durasi slot: 30 mnt
• Jeda antar slot (mnt): 15
• Jarak minimum (jam): 2
• Layanan berdurasi 45 menit
• Satu janji temu sudah dipesan dari pukul 10:00 sampai 10:45

Janji temu yang sudah ada memblokir pukul 09:45 sampai 11:00 setelah jeda 15 menit ditambahkan di kedua sisi. Untuk janji temu 45 menit, hari Selasa menawarkan:

Jika pelanggan bertanya pada pukul 08:30 di hari Selasa itu, jarak minimum 2 jam juga menghilangkan pukul 9:00, karena dimulai sebelum pukul 10:30.

Pemesanan yang melewati aturan

• Janji temu yang Anda tambahkan secara manual. Janji temu → Janji temu baru memesan waktu yang Anda masukkan tanpa memeriksa ketersediaan, sehingga Anda dapat sengaja melakukan overbooking. Pelanggan tetap mendapat konfirmasi.
• Memindahkan janji temu. Jadwalkan ulang pada sebuah janji temu memeriksa apakah waktu baru kosong dan berada dalam jam operasional. Jika tidak, Anda akan melihat "Waktu tersebut tidak tersedia."

Pemecahan masalah

Asisten mengatakan tidak ada waktu kosong, tetapi kalender terlihat kosong. Periksa, dengan urutan ini: hari tersebut tidak ada di Hari libur & tutup, hari tersebut memiliki jam operasional, tanggalnya berada dalam Dapat dipesan hingga (hari ke depan), dan waktunya sudah melewati Jarak minimum (jam). Kemudian periksa kalender terhubung Anda untuk acara sibuk pada hari tersebut.

Hari tutup yang saya atur tahun lalu tidak menutup hari ini pada tahun ini. Hari tutup berlaku untuk satu tanggal pasti. Tambahkan hari libur tahunan lagi untuk setiap tahun.

Layanan yang panjang tidak pernah menampilkan waktu apa pun. Seluruh layanan harus muat dalam satu rentang jam operasional. Layanan 120 menit tidak dapat dipesan dalam rentang 09:00 sampai 10:30, dan tidak berjalan melewati jam istirahat makan siang.

Dua pelanggan dipesan pada waktu yang sama. Ini terjadi ketika satu pemesanan memiliki anggota staf dan yang lain tidak, atau ketika seseorang ditambahkan secara manual di Janji temu. Lihat bagian staf di atas.