Konfirmasi, pengingat, dan perubahan

Setiap janji temu di Ringhum mengirimkan pesan secara otomatis. Tidak masalah apakah asisten membuatnya lewat panggilan atau chat, pelanggan membuatnya di halaman pemesanan Anda, atau Anda menambahkannya secara manual. Pelanggan langsung mendapat konfirmasi dan pengingat sehari sebelumnya. Mereka diberi tahu saat janji temu dipindahkan atau dibatalkan. Tim Anda juga selalu mendapat informasi terbaru.

Bagaimana pesan sampai ke pelanggan

Setiap pesan pelanggan dapat terkirim dengan dua cara:

• Lewat email, jika janji temu memiliki alamat email pelanggan. Email konfirmasi, penjadwalan ulang, dan pengingat menyertakan file kalender (appointment.ics) yang menambahkan janji temu ke kalender pelanggan hanya dengan satu ketukan.
• Lewat pesan teks, jika workspace Anda dapat mengirim pesan teks ke pelanggan. Jika pelanggan menulis ke nomor WhatsApp Anda dalam 24 jam terakhir, pesan teks dikirim lewat WhatsApp. Jika tidak, pesan dikirim lewat SMS dari nomor yang sudah disetujui untuk mengirim pesan teks.

Jika keduanya memungkinkan, pelanggan mendapat kedua-duanya. Jika tidak ada yang memungkinkan, tidak ada pesan yang dikirim, dan janji temu tetap dibuat.

Pengiriman SMS termasuk dalam paket Solo, Team, dan Scale, dan memerlukan nomor yang disetujui untuk mengirim pesan teks. Lihat Pesan teks (SMS). Pada paket Starter, pelanggan mendapat email, ditambah pesan WhatsApp jika mereka baru-baru ini menulis kepada Anda di sana.

Tip: Mintalah alamat email. Asisten akan meminta alamat email saat membuat janji temu dan mengejanya kembali untuk konfirmasi, dan email konfirmasi adalah satu-satunya pesan yang membawa file kalender.

Apa yang diterima pelanggan

Pesan konfirmasi, penjadwalan ulang, dan pengingat memberi tahu pelanggan untuk membalas atau menelepon Anda jika ingin melakukan perubahan. Email menampilkan Apa, Kapan (dengan zona waktu), Dengan (staf yang bersangkutan, jika ada), dan Di mana. Di mana adalah alamat lokasi janji temu, atau alamat bisnis Anda dari Perusahaan → Profil. Jika Anda memiliki nomor telepon publik di profil Anda, email akan mencantumkan nomor tersebut untuk dihubungi jika ada perubahan. Jika halaman pemesanan Anda aktif, email juga memiliki tombol Pilih waktu lain.

Email membawa nama perusahaan Anda. Pada paket dengan branding email, email juga membawa logo, warna, dan gaya bahasa Anda. Lihat Branding email.

Pengingat

Pengingat dikirim secara otomatis sekitar 24 jam sebelum waktu mulai. Tidak ada yang perlu diaktifkan. Ringhum memeriksa setiap 30 menit untuk janji temu yang dimulai antara 23 dan 25 jam dari sekarang.

• Setiap janji temu mendapat satu pengingat.
• Memindahkan janji temu akan mengatur ulang pengingatnya, sehingga pelanggan diingatkan tentang waktu yang baru.
• Hanya janji temu yang terjadwal dan dikonfirmasi yang diingatkan. Yang dibatalkan tidak.
• Janji temu yang dibuat kurang dari sekitar 23 jam sebelumnya tidak mendapat pengingat, karena waktu pengingatnya sudah lewat. Konfirmasi sudah mencakup hal ini.

Detail janji temu di bawah Janji temu menampilkan Diberi tahu dengan waktu konfirmasi dan "pengingat terkirim" setelah pengingat dikirim.

Mengubah dan membatalkan

Dari dasbor. Buka janji temu di bawah Janji temu:

1. Untuk memindahkannya, pilih tanggal dan waktu baru di bawah Jadwalkan ulang lalu klik Pindahkan. Anda juga dapat mengklik salah satu waktu kosong yang disarankan. Pelanggan akan menerima pesan "dijadwalkan ulang".
2. Untuk membatalkannya, klik Batal dan konfirmasi. Pelanggan akan menerima pesan pembatalan.
3. Tandai dikonfirmasi, Selesai, dan Tidak muncul hanya mengubah status. Tidak ada pesan yang dikirim ke pelanggan.

Catatan: Saat Anda membatalkan dari dasbor, alasan yang dikirim ke pelanggan adalah "Dibatalkan oleh" diikuti nama Anda.

Oleh pelanggan. Pelanggan dapat mengubah pemesanan dengan menelepon atau mengirim pesan kepada Anda. Jika Buat janji temu diaktifkan untuk asisten, asisten dapat menemukan janji temu mendatang milik penelepon berdasarkan nomor telepon yang digunakan untuk menelepon atau menulis, lalu memindahkan atau membatalkannya. Pesan yang sama dikirim seperti saat Anda melakukannya sendiri.

Apa yang diterima tim Anda

Setiap anggota yang mengaktifkan Janji temu di bawah Pengaturan → Notifikasi mendapat email dan notifikasi dalam aplikasi saat janji temu dibuat, dijadwalkan ulang, atau dibatalkan. Notifikasi tersebut ditautkan ke janji temu yang bersangkutan.

Peristiwa yang sama juga:

• dikirim ke webhook Anda sebagai appointment.booked, appointment.rescheduled, dan appointment.cancelled,
• dikirim ke aplikasi terhubung yang menerima peristiwa janji temu,
• ditulis ke kalender terhubung yang menerima pemesanan, seperti Google Calendar.

Untuk melihat semua janji temu di aplikasi kalender Anda sendiri, gunakan Janji temu → Feed kalender dan berlangganan tautan dari Google, Apple, atau Outlook. Setiap janji temu juga memiliki tautan Unduh .ics.

Pertanyaan umum

Pelanggan tidak menerima pesan teks. Periksa apakah janji temu memiliki nomor telepon dan apakah workspace Anda memiliki nomor yang disetujui untuk mengirim pesan teks, atau apakah pelanggan menulis ke Anda di WhatsApp dalam 24 jam terakhir. Pelanggan yang membalas STOP tidak lagi menerima pesan teks.

Pelanggan tidak menerima email. Janji temu memerlukan alamat email. Anda dapat melihatnya di detail janji temu. Minta pelanggan memeriksa folder spam mereka.

Bisakah saya menonaktifkan pengingat atau mengubah waktu pengirimannya? Tidak. Pengingat selalu dikirim sekitar 24 jam sebelumnya, melalui saluran yang sama dengan konfirmasi.

Apakah panggilan uji coba mengirim konfirmasi? Pemesanan yang dibuat pada panggilan uji coba mengikuti aturan yang sama seperti pemesanan sungguhan, jadi gunakan nomor telepon dan email Anda sendiri saat menguji.