Camere, prenotazioni e sincronizzazione del calendario

Se gestisci un hotel, un guesthouse o un affitto per vacanze, il tuo assistente può prendere prenotazioni di camere. Verifica quali tipi di camera sono liberi per le date di chi chiama, quota il prezzo in base alle tue tariffe, raccoglie i dati dell'ospite e prenota il soggiorno. La sincronizzazione del calendario con Booking.com, Airbnb e VRBO evita che le stesse notti vengano vendute due volte.

Le prenotazioni funzionano su ogni piano.

Prima di iniziare

Le pagine sono Prenotazioni e Camere e tariffe nella sezione Operatività della barra laterale. Vengono mostrate per impostazione predefinita quando Settore in Azienda → Profilo è impostato su Hotel / ospitalità, e per qualsiasi spazio di lavoro che ha già tipi di camera. Se non le vedi, clicca su Organizza questo menu accanto a Operatività e attivale.

Passaggio 1: aggiungi i tuoi tipi di camera

Apri Camere e tariffe e clicca su Aggiungi tipo di camera. Un tipo di camera è un genere di camera che affitti, come "Doppia vista mare". Compila:

• Nome e, facoltativamente, Categoria.
• Prezzo a notte.
• Quante camere di questo tipo: quante unità identiche possono essere prenotate contemporaneamente.
• Adulti e Bambini: quanti ospiti dorme un'unità. I bambini si aggiungono agli adulti.
• Servizi (separati da virgola) e Descrizione. L'assistente li legge quando richiesto, ad esempio "c'è la vasca?".
• Prenotabile. I tipi di camera chiusi non vengono proposti a chi chiama.

Per applicare tariffe più alte in alta stagione o nei giorni festivi, clicca su Aggiungi tariffa in Tariffe stagionali e inserisci un intervallo di date e un prezzo a notte. Ogni notte di un soggiorno viene quotata singolarmente, così un soggiorno che entra in alta stagione viene quotato correttamente. Senza tariffe stagionali, il prezzo a notte si applica tutto l'anno.

Passaggio 2: imposta il tuo regolamento interno

Nella scheda Impostazioni dell'hotel:

Clicca su Salva impostazioni.

Passaggio 3: attiva le prenotazioni per l'assistente

1. Apri Assistenti, poi l'assistente, poi la scheda Capacità.
2. Attiva Prendi prenotazioni di camere e salva.

La scheda conferma quindi per quanti tipi di camera l'assistente sta prendendo prenotazioni.

Come l'assistente prenota un soggiorno

1. Chiede le date di check-in e check-out (oppure la data di arrivo e il numero di notti) e quanti adulti e bambini.
2. Verifica quali tipi di camera sono liberi e abbastanza grandi, e li propone con il prezzo a notte e il totale.
3. Quando chi chiama sceglie una camera, rilegge il riepilogo, ottiene il nome dell'ospite e, se vuole un'email di conferma, il suo indirizzo email.
4. Prenota il soggiorno solo dopo che chi chiama dice di sì, poi fornisce il numero di prenotazione e l'orario di check-in.

Un tipo di camera è libero quando meno unità sono prenotate per una di quelle notti rispetto a Quante camere di questo tipo. Contano le prenotazioni richieste, confermate e con check-in effettuato, incluse le notti bloccate dai tuoi altri canali di prenotazione.

L'ospite riceve una conferma via email se ne ha fornita una, e via SMS se il tuo spazio di lavoro può inviargli messaggi. Con la conferma automatica disattivata, l'SMS dice che la prenotazione è stata ricevuta e che la confermerai a breve. Riceve un secondo messaggio quando la confermi.

Chi chiama può anche chiedere informazioni su un soggiorno che ha prenotato. L'assistente trova le prenotazioni di chi chiama in base al numero da cui sta chiamando, e può annullarne una prima del check-in. In quel caso menziona la tua politica di cancellazione.

La pagina Prenotazioni

Prenotazioni mostra Arrivi oggi e Partenze oggi in alto, poi i tuoi soggiorni futuri. Filtra per stato o cerca per numero di prenotazione, ospite o telefono. Esporta CSV scarica l'elenco.

Apri una prenotazione per farla avanzare attraverso i suoi stati: Conferma, Fai il check-in, Fai il check-out, Non presentato o Annulla prenotazione. Un motivo che fornisci quando annulli viene inviato all'ospite.

Per aggiungere un soggiorno manualmente, clicca su Nuova prenotazione, scegli le date e gli ospiti, e clicca su Verifica disponibilità. La verifica conta anche i blocchi di Booking.com e Airbnb. I prezzi provengono dal tipo di camera e dalle sue tariffe stagionali. Le prenotazioni aggiunte manualmente ignorano il soggiorno minimo e massimo.

I membri del team che hanno attivato Prenotazioni in Impostazioni → Notifiche vengono informati sulle nuove prenotazioni e su quelle annullate.

Sincronizzazione del calendario con Booking.com, Airbnb e VRBO

La sincronizzazione del calendario funziona tramite link iCal in entrambe le direzioni. Vengono scambiate solo le date bloccate. Tariffe, nomi degli ospiti e altri dettagli no, e non è un collegamento diretto a quei siti.

Ogni tipo di camera ha il proprio calendario nella scheda Sincronizzazione calendari di Camere e tariffe:

• Indirizzo di esportazione: un link alle notti prenotate in Ringhum. Lo incolli in Booking.com, Airbnb o VRBO così bloccano quelle notti. Gli ospiti lì vedono solo "Prenotato tramite Ringhum", mai i nomi.
• Calendari importati: i link di esportazione di quei siti. Le loro prenotazioni bloccano quindi la camera in Ringhum e compaiono nella pagina Prenotazioni come blocchi importati.

Collega un canale

1. In Ringhum, apri Camere e tariffe → Sincronizzazione calendari e clicca su Copia accanto all'Indirizzo di esportazione del tipo di camera.
2. Sul canale, apri le impostazioni di sincronizzazione calendario dell'annuncio o della camera corrispondente, e aggiungi un nuovo calendario importato con quell'indirizzo:
   • Booking.com: nell'Extranet, vai su Tariffe e disponibilità → Sincronizza calendari.
   • Airbnb: apri le impostazioni Disponibilità dell'annuncio e cerca Collega calendari (o Sincronizza calendari).
   • VRBO: apri il calendario dell'annuncio e cerca le impostazioni di importazione ed esportazione del calendario.
3. Sulla stessa pagina del canale, copia il link di esportazione proprio del canale.
4. Tornato in Ringhum, clicca su Modifica sul tipo di camera, clicca su Aggiungi calendario in Importa calendari, assegnagli un'Etichetta come "Airbnb", e incolla il link.
5. Clicca su Salva, poi su Sincronizza ora per leggerlo subito.

Nota: i nomi dei menu dei canali cambiano di tanto in tanto. Se non riesci a trovarli, cerca nelle loro pagine di assistenza "sincronizza calendari" o "iCal".

Con quale frequenza si aggiorna

• Ringhum legge i calendari importati ogni ora. Sincronizza ora li legge immediatamente. La scheda mostra Ultima sincronizzazione e quanti blocchi importati ci sono in futuro, oppure l'errore se un link non è stato leggibile.
• I canali leggono l'indirizzo di esportazione di Ringhum secondo i propri tempi, di solito ogni poche ore. Un soggiorno prenotato per telefono può richiedere un po' di tempo prima di comparire come bloccato lì.
• La maggior parte dei canali elenca un'unità per calendario, quindi ogni prenotazione importata blocca un'unità del tipo di camera. Un tipo di camera con più unità può avere più calendari importati, uno per annuncio.

I blocchi importati vengono gestiti sul canale. Quando una prenotazione viene rimossa lì, il blocco scompare da Ringhum alla sincronizzazione successiva. Non inviano messaggi agli ospiti né notifiche al team da Ringhum.

Importante: Rigenera indirizzo crea un nuovo indirizzo di esportazione. Quello vecchio smette di funzionare ovunque sia stato incollato, quindi incolla di nuovo quello nuovo in ogni canale.

Risoluzione dei problemi

L'assistente dice che una camera è al completo, ma sembra libera. Controlla Prenotazioni per i blocchi importati in quelle notti, e controlla che Quante camere di questo tipo sia corretto.

Un calendario importato mostra un errore. Copia di nuovo il link di esportazione dal canale e sostituiscilo nel tipo di camera. Il link deve essere un indirizzo completo https://.

Un ospite non ha ricevuto una conferma. La prenotazione deve avere un indirizzo email, oppure un numero di telefono a cui il tuo spazio di lavoro può inviare messaggi.