Prendere ordini e verificare gli ordini

Il tuo assistente può prendere ordini per ritiro, consegna o al tavolo, durante chiamate e conversazioni testuali. Vende solo ciò che è nel tuo menu, ai tuoi prezzi, e quota ogni ordine con le tue tariffe e regole prima che il cliente confermi. Gli ordini arrivano su una bacheca live per la tua cucina o negozio, e possono essere inviati alla tua cassa, al tuo negozio online o alla stampante degli scontrini. Chi chiama può anche chiedere a che punto è il proprio ordine.

Le ordinazioni funzionano su ogni piano.

Prima di iniziare

Le pagine di ordinazione sono Ordini e Menu e prodotti nella sezione Operatività della barra laterale. Vengono mostrate per impostazione predefinita quando Settore in Azienda → Profilo è Ristorante o Retail / e-commerce, e per qualsiasi spazio di lavoro che ha già prodotti o ordini. Se non le vedi, clicca su Organizza questo menu accanto a Operatività e attivale.

Passaggio 1: aggiungi il tuo menu

Apri Menu e prodotti. Nella scheda Prodotti, clicca su Aggiungi prodotto e compila:

• Nome, Prezzo, Categoria e Descrizione. L'assistente usa la descrizione per rispondere a domande come "è piccante?".
• Opzioni: gruppi di scelte come taglie o aggiunte. Per ogni gruppo, scegli Scelta obbligatoria (chi chiama deve sceglierne una) o Più scelte consentite. Ogni scelta può avere un Sovrapprezzo.
• SKU / codice cassa, se la tua cassa ne richiede uno.
• Disponibile. I prodotti esauriti non vengono proposti a chi chiama. Puoi anche cliccare sul badge Disponibile o Esaurito di un prodotto nell'elenco per cambiarlo.

Puoi anche importare il tuo menu nella scheda Importa:

• Dal tuo negozio o cassa: collega Square, Clover, HubRise, Shopify o WooCommerce in Integrazioni, poi clicca su Importa menu. Prodotti, prezzi, taglie e varianti vengono trasferiti. Eseguilo di nuovo in qualsiasi momento per recepire le modifiche. Non viene eliminato nulla.
• Da un foglio di calcolo: carica un file CSV la cui prima riga nomina le colonne, con almeno name e price. Colonne facoltative sono category, description, options e sku. Le righe con lo stesso nome e categoria aggiornano il prodotto esistente.

Nella colonna options, un * dopo il nome di un gruppo significa che chi chiama deve sceglierne una, un + significa un numero qualsiasi, e +2 dopo una scelta aggiunge 2,00 al prezzo. Ad esempio: Size*: Small, Medium +2, Large +4; Extras+: Cheese +1.5, Olives +1.

Passaggio 2: imposta le tue regole di ordinazione

Nella scheda Ritiro e consegna:

Clicca su Salva impostazioni.

Passaggio 3: attiva le ordinazioni per l'assistente

1. Apri Assistenti, poi l'assistente, poi la scheda Capacità.
2. Attiva Prendi ordini e salva.

La scheda conferma quindi da quanti prodotti l'assistente sta prendendo ordini, oppure ti avvisa che il tuo menu è vuoto.

Come l'assistente prende un ordine

1. Prende l'ordine articolo per articolo e chiede solo le scelte obbligatorie, come la taglia, e la quantità.
2. Quota l'ordine con il tuo menu, le tue tariffe e i tuoi minimi. Non calcola mai i totali da solo. Se qualcosa non va, come un articolo sconosciuto, una taglia mancante o una cucina chiusa, lo risolve con chi chiama.
3. Chiede se è per ritiro o consegna (solo ciò che offri) e prende l'indirizzo completo per la consegna.
4. Ottiene il nome di chi chiama. Il numero da cui sta chiamando viene salvato automaticamente.
5. Rilegge l'ordine e il totale e lo effettua solo dopo che chi chiama dice di sì.

Il cliente riceve quindi una conferma. Via SMS, legge ad esempio "Northside Pizza: ordine #1042 ricevuto, totale 24,50 $." Via email, riceve l'ordine completo se ha fornito un indirizzo. Se hai configurato un link di pagamento per gli ordini, viene incluso. Vedi Link di pagamento.

La bacheca Ordini

Ordini → Bacheca mostra gli ordini aperti in colonne: Nuovo, Confermato, In preparazione, Pronto, e In consegna se effettui consegne. Gli ordini previsti per oltre 12 ore da adesso attendono in Programmati per dopo. Cronologia elenca ogni ordine, con ricerca per numero d'ordine, nome o telefono, e Esporta CSV.

Ogni ordine avanza con un clic: Accetta, Inizia a preparare, Segna come pronto, In consegna (solo ordini con consegna), poi Completa. Il cliente viene informato quando l'ordine è confermato, pronto, in consegna o annullato. Puoi anche Annullare l'ordine, con un motivo facoltativo inviato al cliente, e Segnarlo come pagato.

Per aggiungere un ordine manualmente, clicca su Nuovo ordine. I prezzi provengono dal tuo menu, e le tue regole di ordinazione non vengono verificate.

I membri del team che hanno attivato Ordini in Impostazioni → Notifiche vengono informati sui nuovi ordini e su quelli annullati.

Inviare gli ordini ai tuoi altri strumenti

Collega questi in Integrazioni, e i nuovi ordini vengono inviati lì automaticamente:

Quando annulli un ordine in Ringhum, viene annullato anche in Square, HubRise, Shopify e WooCommerce, e rimosso da Clover. Le altre modifiche di stato vengono gestite in quelle app. La riga Inviato a dell'ordine mostra dove è andato. Usa Recapiti recenti sulla scheda di ogni app per controllare cosa è stato inviato. Vedi Risoluzione dei problemi di recapito.

Verifiche e annullamenti degli ordini

Chi chiama può chiedere "dov'è il mio ordine?":

• Gli ordini presi in Ringhum vengono trovati in base al numero da cui sta chiamando chi chiama, oppure a un numero d'ordine fornito. Per privacy, l'assistente trova solo gli ordini di chi sta chiamando.
• Gli ordini da un negozio Shopify o WooCommerce collegato possono essere trovati anche tramite l'email usata al checkout o il numero d'ordine. L'assistente legge lo stato, gli articoli, il totale ed eventuali dettagli di tracciamento.

Chi chiama può annullare il proprio ordine finché è Nuovo o Confermato. Una volta iniziata la preparazione, l'assistente offre di prendere un messaggio per il tuo team.

Risoluzione dei problemi

L'assistente non offre di prendere ordini. Controlla che Prendi ordini sia attiva in Capacità dell'assistente, e che almeno un prodotto sia contrassegnato Disponibile.

L'assistente dice che siete chiusi. Prendi ordini fuori dall'orario di apertura è disattivata, e l'ordine è per un orario fuori dai tuoi orari di apertura. Chi chiama può comunque ordinare per un orario successivo.

Un ordine non ha raggiunto la mia cassa. Apri la scheda dell'app in Integrazioni e controlla Recapiti recenti per l'errore.