Calendari e orari occupati

Quando l'assistente propone orari per gli appuntamenti, usa i tuoi orari di apertura e le regole di prenotazione, gli appuntamenti già presenti in Ringhum e gli orari occupati di qualsiasi calendario tu colleghi. Collegare il calendario che già usi impedisce all'assistente di prenotare sopra una visita dal dentista, una riunione o una prenotazione presa altrove. Alcuni calendari sono di sola lettura. Google Calendar può anche ricevere le prenotazioni effettuate dall'assistente.

Quali calendari puoi collegare

Google Calendar si collega accedendo con il tuo account Google. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling e Square Appointments si collegano con una chiave API o un token di accesso di quel servizio. La finestra di collegamento indica dove trovarlo. Vedi Collegare un'app.

Come funzionano gli orari occupati

• Gli orari occupati bloccano l'intero spazio di lavoro. Un blocco occupato in un calendario collegato elimina quell'orario per ogni membro dello staff e servizio.
• Ringhum legge il tuo calendario quando l'assistente, o un cliente sulla tua pagina di prenotazione, cerca orari liberi. Non copia i tuoi eventi in Ringhum.
• Gli orari occupati vengono mantenuti per circa due minuti. Un evento che aggiungi al tuo calendario può impiegare fino a due minuti per bloccare l'assistente.
• Per Google Calendar, Ringhum legge il calendario principale dell'account Google con cui hai eseguito l'accesso.
• Per Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling e Square Appointments, le prenotazioni in quel servizio contano come occupate. Le prenotazioni annullate no.

Le tue regole di prenotazione continuano comunque ad applicarsi in aggiunta: orari di apertura, festività, pause, tempo di preavviso e fino a quanto in anticipo i clienti possono prenotare. Vedi Regole di disponibilità.

Sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar

Quando colleghi Google Calendar, succedono due cose:

1. Gli orari occupati nel tuo calendario Google bloccano la disponibilità dell'assistente.
2. Ogni appuntamento prenotato in Ringhum, dall'assistente, dal tuo team, dalla pagina di prenotazione o dalla API, viene aggiunto al tuo calendario Google. L'evento mostra il servizio, il nome del cliente, e il numero di telefono e l'email quando sono stati forniti. Un appuntamento riprogrammato sposta l'evento. Un appuntamento annullato lo rimuove.

La scheda Google Calendar mostra l'account che hai collegato e se "le prenotazioni vengono scritte su di esso" oppure se è "di sola lettura".

Impedire che le prenotazioni vengano scritte su Google Calendar

Se vuoi che Google Calendar blocchi solo gli orari, senza ricevere le prenotazioni:

1. Apri Integrazioni e trova la scheda Google Calendar.
2. Clicca su Non scrivere più le prenotazioni.

La scheda ora indica sola lettura. I tuoi orari occupati continuano a bloccare l'assistente. Per riprendere a scrivere, clicca su Scrivi le prenotazioni. Le prenotazioni effettuate mentre la scrittura era disattivata non vengono aggiunte in seguito.

Nota: mettere in pausa Google Calendar blocca entrambe le direzioni. Mentre è in pausa, anche i suoi orari occupati non bloccano l'assistente.

Il feed del calendario (ICS)

La scheda Feed del calendario (ICS) ti fornisce un link privato ai tuoi appuntamenti Ringhum. Iscriviti da Apple Calendar, Outlook, Google Calendar o qualsiasi app di calendario che accetta un URL di calendario. Vedrai così le tue prenotazioni insieme ai tuoi altri eventi.

1. Nella scheda Feed del calendario (ICS), clicca su Copia link.
2. Nella tua app di calendario, aggiungi un calendario tramite URL (spesso chiamato "iscriviti" o "da URL") e incolla il link.

Il feed include gli appuntamenti degli ultimi 60 giorni e tutti quelli futuri. La tua app di calendario decide con quale frequenza si aggiorna, quindi le modifiche possono richiedere un po' di tempo per comparire. Il feed è a senso unico: gli eventi nel tuo calendario non bloccano l'assistente.

Importante: chiunque abbia il link può vedere i tuoi appuntamenti. Se è stato condiviso per errore, clicca su Rigenera. Il vecchio link smette di funzionare, e ogni calendario che lo usa deve essere iscritto di nuovo con il nuovo link.

Hotel: Booking.com, Airbnb e Vrbo

I calendari delle camere non si collegano qui. Vengono configurati per ogni camera in Camere e tariffe, usando link di calendario in entrambe le direzioni. I calendari importati vengono letti circa una volta all'ora, e puoi cliccare su Sincronizza ora su una camera per leggerli subito. Vedi Camere, prenotazioni e sincronizzazione del calendario.

Risoluzione dei problemi

L'assistente ha proposto un orario che è occupato nel mio calendario. Controlla che la scheda del calendario mostri Collegato e non Errore o In pausa. Se hai aggiunto l'evento negli ultimi due minuti, attendi e riprova. Per Google Calendar, assicurati che l'evento sia nel calendario principale dell'account collegato e non sia contrassegnato come libero.

Ho ricevuto un'email che dice che Google Calendar è scollegato. Il collegamento con Google è scaduto o è stato rimosso. Finché non ti ricolleghi, i suoi orari occupati non vengono letti, e le prenotazioni potrebbero sovrapporsi ai tuoi eventi Google. Clicca su Ricollega nella scheda Google Calendar ed esegui di nuovo l'accesso. Questa email viene inviata al proprietario dello spazio di lavoro al massimo una volta al giorno.

Le prenotazioni non compaiono in Google Calendar. Controlla che la scheda indichi che le prenotazioni vengono scritte su di esso, non sola lettura. Se la scheda mostra Errore, clicca su Ricollega.

Non riesco a collegare Google Calendar o Calendly. Entrambi fanno parte dei piani Team e Scale. Negli altri piani, usa il feed del calendario, Cal.com, Acuity Scheduling o Square Appointments. Vedi Cambiare piano.