Come viene calcolata la disponibilità

Quando chi chiama chiede un appuntamento, o un cliente apre la tua pagina di prenotazione, Ringhum calcola sul momento gli orari liberi. Il tuo assistente e la pagina di prenotazione usano lo stesso calcolo, così non sono mai in disaccordo. Questo articolo spiega ogni regola, dove la imposti, e come si combinano.

Tutti gli orari usano il fuso orario del tuo spazio di lavoro, che imposti in Impostazioni → Spazio di lavoro → Fuso orario dello spazio di lavoro.

Dove si trovano le impostazioni

La maggior parte delle regole si trova in Azienda → Orari e prenotazioni. Clicca su Salva orari e regole dopo una modifica.

Le regole, passo dopo passo

Per ogni giorno, Ringhum applica questi controlli in ordine:

1. Chiusure. Se la data è elencata in Festività e chiusure, l'intera giornata è chiusa.
2. Orari di apertura. Gli intervalli orari del giorno sono gli unici orari prenotabili. Un giorno senza intervallo è chiuso. Aggiungi un secondo intervallo per una pausa pranzo, ad esempio 9:00-12:00 e 13:00-17:00.
3. Stesso giorno. Se Consenti prenotazioni per il giorno stesso è disattivata, oggi non offre orari.
4. Orizzonte di prenotazione. I giorni più lontani di Prenotabile fino a (giorni in anticipo) non offrono orari.
5. Preavviso minimo. Gli orari che iniziano prima di Preavviso minimo (ore) da adesso vengono esclusi.
6. Orari candidati. Gli orari di inizio vengono disposti dall'apertura di ogni intervallo, a distanza di una Durata dello slot. Un orario di inizio viene mantenuto solo se l'intero appuntamento, usando la Durata del servizio, termina entro la chiusura di quell'intervallo.
7. Appuntamenti esistenti. Gli appuntamenti programmati e confermati bloccano il loro orario, ampliato dalla Pausa tra due (min) su entrambi i lati. Gli appuntamenti annullati, completati e non presentati non bloccano nulla.
8. Calendari collegati. Gli orari occupati dai calendari che hai collegato in Integrazioni bloccano anch'essi il tempo. Vedi Calendari e orari occupati.

Ciò che resta viene offerto. In una chiamata, l'assistente offre alcuni di questi orari alla volta. Sulla pagina di prenotazione, i clienti li vedono tutti per il giorno che scelgono.

Nota: durata dello slot e durata sono cose diverse. La durata dello slot è l'intervallo tra i possibili orari di inizio. La durata è quanto dura l'appuntamento. Un servizio di 45 minuti con una durata dello slot di 30 minuti può iniziare alle 9:00, 9:30, 10:00 e così via.

Membri dello staff

Quando un cliente chiede una persona specifica:

• Solo gli appuntamenti di quella persona bloccano i suoi orari. Gli appuntamenti di altre persone no.
• Gli orari occupati dai calendari collegati bloccano comunque tutti, perché si applicano all'intero spazio di lavoro.
• Se la persona ha i propri orari di lavoro, questi sostituiscono i tuoi orari di apertura per le sue prenotazioni. Gli orari di lavoro per singola persona possono attualmente essere impostati solo tramite la API. Senza di essi, si applicano i tuoi orari di apertura.

Quando il cliente non sceglie nessuno (Chiunque sia disponibile sulla pagina di prenotazione), ogni appuntamento attivo nello spazio di lavoro blocca l'orario, indipendentemente da chi sia.

Importante: con Chiunque sia disponibile, la tua attività può avere un solo appuntamento alla volta. Se più persone prendono appuntamenti in parallelo, chiedi ai clienti di scegliere una persona, e assicurati che ogni persona sia elencata in Azienda → Rubrica del team.

Un esempio pratico

Supponi di avere queste impostazioni:

• Orari di apertura di martedì: 9:00-12:00 e 13:00-17:00
• Durata dello slot: 30 min
• Pausa tra due (min): 15
• Preavviso minimo (ore): 2
• Il servizio dura 45 minuti
• Un appuntamento è già prenotato dalle 10:00 alle 10:45

L'appuntamento esistente blocca dalle 9:45 alle 11:00 una volta aggiunta la pausa di 15 minuti su entrambi i lati. Per un appuntamento di 45 minuti, il martedì offre:

Se un cliente chiede alle 8:30 di quel martedì, il preavviso minimo di 2 ore rimuove anche le 9:00, perché inizia prima delle 10:30.

Prenotazioni che saltano le regole

• Appuntamenti aggiunti manualmente. Appuntamenti → Nuovo appuntamento prenota l'orario che inserisci senza controllare la disponibilità, così puoi sovrapprenotare di proposito. Il cliente riceve comunque una conferma.
• Spostare un appuntamento. Riprogramma su un appuntamento controlla che il nuovo orario sia libero e all'interno degli orari di apertura. In caso contrario, vedi "Quell'orario non è disponibile."

Risoluzione dei problemi

L'assistente dice che non ci sono orari liberi, ma il calendario sembra vuoto. Controlla, in quest'ordine: il giorno non è in Festività e chiusure, il giorno ha orari di apertura, la data è entro Prenotabile fino a (giorni in anticipo), e l'orario è oltre il Preavviso minimo (ore). Poi controlla i tuoi calendari collegati per eventi occupati in quel giorno.

Una chiusura che ho impostato l'anno scorso non chiude il giorno quest'anno. Una chiusura si applica a una data esatta. Aggiungi di nuovo le festività annuali per ogni anno.

Un servizio lungo non mostra mai orari. L'intero servizio deve rientrare in un unico intervallo di apertura. Un servizio di 120 minuti non può essere prenotato in un intervallo dalle 9:00 alle 10:30, e non si estende oltre una pausa pranzo.

Due clienti sono stati prenotati nello stesso orario. Questo accade quando una prenotazione ha un membro dello staff e l'altra no, oppure quando qualcuno è stato aggiunto manualmente in Appuntamenti. Vedi la sezione sullo staff sopra.