Orari di apertura e comportamento fuori orario

Il tuo assistente può rispondere 24 ore su 24. Gli orari di apertura ti permettono di decidere cosa succede quando sei chiuso: l'assistente continua a rispondere, oppure chi chiama sente un breve saluto e lascia un messaggio in segreteria. Questo articolo spiega entrambe le opzioni e le altre impostazioni che indicano all'assistente quando sei aperto.

Due luoghi che descrivono i tuoi orari

Ringhum ha due impostazioni correlate. È utile sapere cosa fa ciascuna.

Entrambe usano il fuso orario del tuo spazio di lavoro. Controllalo in Impostazioni → Spazio di lavoro → Fuso orario dello spazio di lavoro.

Importante: mantieni le due impostazioni allineate. Se i tuoi orari di apertura nella pagina Azienda indicano che chiudi alle 18, imposta anche gli orari di apertura dell'assistente in modo che chiuda alle 18.

Imposta i tuoi orari di apertura

1. Vai su Azienda e apri la scheda Orari e prenotazioni.
2. In Orari di apertura, imposta gli orari per ogni giorno. Usa + Aggiungi orario per un secondo intervallo, ad esempio per la pausa pranzo. Contrassegna un giorno come Chiuso se non apri.
3. Copia lunedì su mar–ven ti fa risparmiare tempo quando i giorni feriali sono uguali.
4. In Festività e chiusure, clicca su + Aggiungi una chiusura per ogni giorno in cui sei chiuso. L'assistente dice a chi chiama che sei chiuso e non prenota in questi giorni.
5. Clicca su Salva orari e regole.

Questi orari fanno parte delle informazioni aziendali che l'assistente riceve quando Usa il profilo aziendale è attivo. L'assistente conosce anche la data odierna e l'ora attuale nel luogo in cui si trova la tua attività, così può dire a chi chiama se sei aperto in questo momento.

Attiva gli orari di apertura per un assistente

1. Apri Assistenti, clicca sull'assistente e vai alla scheda Comportamento.
2. Nella scheda Orari di apertura, attiva Usa gli orari di apertura. Se disattivata, l'assistente si comporta allo stesso modo 24 ore su 24.
3. Imposta Apertura e Chiusura.
4. In Giorni, seleziona i giorni in cui sei aperto. Lunedì-venerdì sono selezionati per impostazione predefinita.
5. Scegli cosa succede in Fuori dagli orari di apertura.
6. Clicca su Salva modifiche.

L'assistente usa un solo orario di apertura e uno di chiusura per tutti i giorni selezionati. Un giorno non selezionato conta come chiuso per l'intera giornata.

Fuori dagli orari di apertura: due opzioni

L'assistente continua a rispondere (con il messaggio fuori orario)

Le chiamate vengono gestite dall'assistente come al solito. Può comunque rispondere alle domande, prendere messaggi e prenotare appuntamenti per quando sei aperto, usando i tuoi orari di apertura dalla pagina Azienda.

Riproduci un saluto e registra una segreteria

L'assistente non risponde. Chi chiama sente il tuo Saluto della segreteria e può lasciare un messaggio dopo il segnale acustico. Se lasci il saluto vuoto, chi chiama sente: "Grazie per aver chiamato [la tua azienda]. Al momento siamo chiusi. Lascia il tuo nome, numero e un breve messaggio dopo il segnale e ti richiameremo."

Una segreteria può durare fino a 3 minuti. Può essere più breve quando il tuo spazio di lavoro ha pochi minuti e credito residui. Ogni messaggio in segreteria arriva nella Posta in arrivo con la registrazione e una trascrizione, così il tuo team può ascoltarlo e richiamare. I membri del team che hanno attivato Nuovi messaggi vocali in Impostazioni → Notifiche vengono avvisati.

Il messaggio fuori orario

Quando usi gli orari di apertura, puoi scrivere un Messaggio fuori orario, fino a 500 caratteri, ad esempio: "Grazie per averci chiamato. Al momento siamo chiusi, ma posso prendere un messaggio o prenotarti per domani."

Il messaggio viene usato dal widget del tuo sito web. Quando le chiamate vocali nel widget sono chiuse, i visitatori vedono questo messaggio sotto un pulsante Al momento chiuso. Se lo lasci vuoto, vedono "Al momento siamo chiusi. Riprova durante gli orari di apertura."

Nota: nelle chiamate telefoniche, l'assistente ricava i suoi orari di apertura da Azienda → Orari e prenotazioni. Per definire cosa dice sulla chiusura durante le chiamate, aggiungi una riga alle tue istruzioni, ad esempio: "Quando siamo chiusi, dillo, poi offri di prendere un messaggio o di prenotare un orario per quando siamo aperti."

Il widget del sito web fuori orario

Le chiamate vocali nel widget seguono gli orari di apertura dell'assistente:

Le chiamate vocali nel widget sono chiuse anche ogni volta che lo stato dell'assistente non è Attivo. La chat del widget non è influenzata dagli orari di apertura. Vedi Widget del sito web.

Domande frequenti

L'assistente dice che siamo chiusi quando siamo aperti. Controlla il fuso orario dello spazio di lavoro in Impostazioni → Spazio di lavoro, poi gli orari di apertura e le chiusure in Azienda → Orari e prenotazioni, e gli orari di apertura dell'assistente stesso nella scheda Comportamento.

Posso chiudere per pranzo? Nella pagina Azienda, sì: aggiungi un secondo intervallo con + Aggiungi orario. Gli orari di apertura dell'assistente hanno un solo orario di apertura e uno di chiusura al giorno.