Conferme, promemoria e modifiche

Ogni appuntamento in Ringhum invia messaggi automaticamente. Non importa se l'assistente lo ha prenotato durante una chiamata o in una chat, se un cliente lo ha prenotato sulla tua pagina di prenotazione, o se lo hai aggiunto tu manualmente. Il cliente riceve subito una conferma e un promemoria il giorno prima. Viene avvisato quando l'appuntamento viene spostato o annullato. Anche il tuo team resta informato.

Come i messaggi raggiungono il cliente

Ogni messaggio al cliente può essere inviato in due modi:

• Via email, quando l'appuntamento ha l'indirizzo email del cliente. Le email di conferma, riprogrammazione e promemoria includono un file calendario (appointment.ics) che aggiunge l'appuntamento al calendario del cliente con un tocco.
• Via SMS, quando il tuo spazio di lavoro può inviare SMS al cliente. Se il cliente ti ha scritto al tuo numero WhatsApp nelle ultime 24 ore, il messaggio viene inviato su WhatsApp. Altrimenti viene inviato via SMS da un numero approvato per l'invio di messaggi.

Quando entrambi i canali sono possibili, il cliente riceve entrambi i messaggi. Quando nessuno dei due è possibile, non viene inviato alcun messaggio, e l'appuntamento resta comunque prenotato.

L'invio di SMS è incluso nei piani Solo, Team e Scale e richiede un numero approvato per l'invio di messaggi. Vedi Messaggi di testo (SMS). Nel piano Starter, i clienti ricevono email, più messaggi WhatsApp quando ti hanno scritto di recente su quel canale.

Suggerimento: chiedi un indirizzo email. L'assistente lo richiede quando prenota e lo ripete a voce, e l'email di conferma è l'unico messaggio che include il file calendario.

Cosa riceve il cliente

I messaggi di conferma, riprogrammazione e promemoria dicono al cliente di rispondere o chiamarti per apportare una modifica. Le email mostrano Cosa, Quando (con il fuso orario), Con (il membro dello staff, se presente) e Dove. Dove è l'indirizzo del luogo dell'appuntamento, oppure l'indirizzo della tua attività da Azienda → Profilo. Se hai un numero di telefono pubblico nel tuo profilo, l'email indica di chiamarlo per le modifiche. Se la tua pagina di prenotazione è attiva, l'email include anche un pulsante Prenota un altro orario.

Le email riportano il nome della tua azienda. Nei piani con personalizzazione dell'email, riportano anche il tuo logo, i tuoi colori e il tuo testo. Vedi Personalizzazione dell'email.

Promemoria

I promemoria vengono inviati automaticamente circa 24 ore prima dell'orario di inizio. Non c'è nulla da attivare. Ringhum controlla ogni 30 minuti gli appuntamenti che iniziano tra 23 e 25 ore da quel momento.

• Ogni appuntamento riceve un solo promemoria.
• Spostare un appuntamento reimposta il suo promemoria, così il cliente viene avvisato del nuovo orario.
• Vengono ricordati solo gli appuntamenti programmati e confermati. Quelli annullati no.
• Un appuntamento prenotato con meno di circa 23 ore di anticipo non riceve alcun promemoria, perché il suo orario di invio è già passato. La conferma copre questo caso.

I dettagli dell'appuntamento in Appuntamenti mostrano Avvisato con l'orario della conferma e "promemoria inviato" una volta che il promemoria è stato inviato.

Modificare e annullare

Dalla dashboard. Apri l'appuntamento in Appuntamenti:

1. Per spostarlo, scegli una nuova data e ora in Riprogramma e clicca su Sposta. Puoi anche cliccare su uno degli orari liberi suggeriti. Il cliente riceve un messaggio di "riprogrammato".
2. Per annullarlo, clicca su Annulla e conferma. Il cliente riceve un messaggio di annullamento.
3. Segna come confermato, Completata e Non presentato cambiano solo lo stato. Non inviano nulla al cliente.

Nota: quando annulli dalla dashboard, il motivo inviato al cliente è "Annullato da" seguito dal tuo nome.

Da parte del cliente. I clienti modificano le prenotazioni chiamando o scrivendoti. Quando Prenota appuntamenti è attivo per l'assistente, può trovare gli appuntamenti futuri di chi chiama in base al numero di telefono da cui chiama o scrive, e spostarli o annullarli. Vengono inviati gli stessi messaggi di quando lo fai tu.

Cosa riceve il tuo team

Ogni membro che ha attivato Appuntamenti in Impostazioni → Notifiche riceve un'email e una notifica in-app quando un appuntamento viene prenotato, riprogrammato o annullato. La notifica rimanda all'appuntamento.

Gli stessi eventi vengono anche:

• inviati ai tuoi webhook come appointment.booked, appointment.rescheduled e appointment.cancelled,
• inviati alle app collegate che ricevono eventi sugli appuntamenti,
• scritti nei calendari collegati che accettano prenotazioni, come Google Calendar.

Per vedere tutti gli appuntamenti nella tua app di calendario, usa Appuntamenti → Feed del calendario e iscriviti al link da Google, Apple o Outlook. Ogni appuntamento ha anche un link Scarica .ics.

Domande frequenti

Il cliente non ha ricevuto un SMS. Controlla che l'appuntamento abbia un numero di telefono e che il tuo spazio di lavoro abbia un numero approvato per l'invio di messaggi, oppure che il cliente ti abbia scritto su WhatsApp nelle ultime 24 ore. Un cliente che ha risposto STOP non riceve più SMS.

Il cliente non ha ricevuto un'email. L'appuntamento deve avere un indirizzo email. Puoi vederlo nei dettagli dell'appuntamento. Chiedi al cliente di controllare la cartella spam.

Posso disattivare i promemoria o cambiare quando vengono inviati? No. I promemoria vengono sempre inviati circa 24 ore prima, tramite gli stessi canali della conferma.

Le chiamate di prova inviano conferme? Le prenotazioni effettuate in una chiamata di prova seguono le stesse regole di quelle reali, quindi usa il tuo numero di telefono e la tua email quando fai un test.