Rom, reservasjoner og kalendersynkronisering

Hvis du driver et hotell, gjestehus eller feriebolig, kan assistenten din ta imot romreservasjoner. Den sjekker hvilke romtyper som er ledige for innringerens datoer, oppgir prisen fra prisene dine, samler inn gjestens detaljer og bestiller oppholdet. Kalendersynkronisering med Booking.com, Airbnb og VRBO hindrer at de samme nettene selges to ganger.

Reservasjoner fungerer på alle planer.

Før du starter

Sidene er Reservasjoner og Rom og priser under delen Drift i sidemenyen. De vises som standard når Bransje under Selskap → Profil er satt til Hotell / gjestfrihet, og for ethvert arbeidsområde som allerede har romtyper. Hvis du ikke ser dem, klikker du på Ordne denne menyen ved siden av Drift og slår dem på.

Steg 1: Legg til romtypene dine

Åpne Rom og priser og klikk på Legg til romtype. En romtype er en type rom du leier ut, som «Dobbeltrom med havutsikt». Fyll ut:

• Navn og, eventuelt, Kategori.
• Pris per natt.
• Antall av dette rommet: hvor mange identiske enheter som kan bestilles samtidig.
• Voksne og Barn: hvor mange gjester én enhet har plass til. Barn kommer i tillegg til de voksne.
• Fasiliteter (kommaseparert) og Beskrivelse. Assistenten leser dem opp når den blir spurt, for eksempel «har det badekar?».
• Kan bestilles. Stengte romtyper tilbys ikke til innringere.

For å ta mer betalt i høysesong eller på helligdager klikker du på Legg til pris under Sesongpriser og skriver inn et datointervall og en pris per natt. Hver natt i et opphold prises for seg selv, slik at et opphold som strekker seg inn i høysesongen, prises riktig. Uten sesongpriser gjelder prisen per natt hele året.

Steg 2: Sett husreglene dine

På fanen Hotellinnstillinger:

Klikk på Lagre innstillinger.

Steg 3: Slå på reservasjoner for assistenten

1. Åpne Assistenter, deretter assistenten, deretter fanen Ferdigheter.
2. Slå på Ta imot romreservasjoner og lagre.

Fanen bekrefter deretter hvor mange romtyper assistenten tar imot reservasjoner for.

Slik bestiller assistenten et opphold

1. Den spør om innsjekkings- og utsjekkingsdatoene (eller ankomstdatoen og antall netter) og hvor mange voksne og barn.
2. Den sjekker hvilke romtyper som er ledige og store nok, og tilbyr dem med prisen per natt og totalsummen.
3. Når innringeren velger et rom, leser den opp sammendraget, henter gjestens navn og, hvis de vil ha en bekreftelses-e-post, e-postadressen deres.
4. Den bestiller oppholdet først etter at innringeren sier ja, og oppgir deretter reservasjonsnummeret og innsjekkingstidspunktet.

En romtype er ledig når færre enheter er bestilt for noen av de nettene enn Antall av dette rommet. Forespurte, bekreftede og innsjekkede reservasjoner telles, inkludert netter blokkert av dine andre bestillingskanaler.

Gjesten får en bekreftelse på e-post hvis de oppga en, og på tekstmelding hvis arbeidsområdet ditt kan sende dem tekstmeldinger. Med automatisk bekreftelse av sier teksten at reservasjonen ble mottatt, og at du vil bekrefte den snart. De får en ny melding når du bekrefter den.

Innringere kan også spørre om et opphold de har bestilt. Assistenten finner innringerens egne reservasjoner ut fra nummeret de ringer fra, og kan avbestille én før innsjekking. Den nevner deretter avbestillingspolicyen din.

Reservasjoner-siden

Reservasjoner viser Ankomster i dag og Avreiser i dag øverst, deretter de kommende oppholdene dine. Filtrer etter status eller søk etter reservasjonsnummer, gjest eller telefon. Eksporter CSV laster ned listen.

Åpne en reservasjon for å flytte den gjennom statusene: Bekreft, Sjekk inn, Sjekk ut, Ikke møtt eller Kanseller reservasjon. En årsak du oppgir ved avbestilling, sendes til gjesten.

For å legge til et opphold manuelt klikker du på Ny reservasjon, velger datoene og gjestene, og klikker på Sjekk tilgjengelighet. Sjekken teller også med blokkeringer fra Booking.com og Airbnb. Priser hentes fra romtypen og dens sesongpriser. Reservasjoner lagt til manuelt hopper over minste og lengste opphold.

Teammedlemmer med Reservasjoner slått på under Innstillinger → Varsler, får beskjed om nye og avbestilte reservasjoner.

Kalendersynkronisering med Booking.com, Airbnb og VRBO

Kalendersynkronisering fungerer via iCal-lenker i begge retninger. Bare blokkerte datoer utveksles. Priser, gjestenavn og andre detaljer gjør det ikke, og det er ikke en direkte tilkobling til disse sidene.

Hver romtype har sin egen kalender på fanen Kalendersynkronisering under Rom og priser:

• Eksportadresse: en lenke til nettene bestilt i Ringhum. Du limer den inn i Booking.com, Airbnb eller VRBO, slik at de blokkerer disse nettene. Gjester der ser bare «Reservert via Ringhum», aldri navn.
• Importerte kalendere: eksportlenkene fra disse sidene. Bestillingene deres blokkerer da rommet i Ringhum og vises på Reservasjoner-siden som importerte blokkeringer.

Koble til en kanal

1. I Ringhum åpner du Rom og priser → Kalendersynkronisering og klikker på Kopier ved siden av romtypens Eksportadresse.
2. På kanalen åpner du kalendersynkroniseringsinnstillingene for den tilhørende annonsen eller rommet, og legger til en ny importert kalender med den adressen:
   • Booking.com: i Extranet går du til Rates & Availability → Sync calendars.
   • Airbnb: åpne annonsens Availability-innstillinger og se etter Connect calendars (eller Sync calendars).
   • VRBO: åpne annonsens kalender og se etter innstillingene for import- og eksportkalender.
3. På den samme kanalsiden kopierer du kanalens egen eksportlenke.
4. Tilbake i Ringhum klikker du på Rediger på romtypen, klikker på Legg til kalender under Importer kalendere, gir den en Merkelapp som «Airbnb», og limer inn lenken.
5. Klikk på Lagre, deretter Synkroniser nå for å lese den med en gang.

Merk: Kanalenes menynavn endres fra tid til annen. Hvis du ikke finner dem, søk på hjelpesidene deres etter «sync calendars» eller «iCal».

Hvor ofte den oppdateres

• Ringhum leser importerte kalendere hver time. Synkroniser nå leser dem umiddelbart. Kortet viser Sist synkronisert og hvor mange importerte blokkeringer som ligger foran, eller feilen hvis en lenke ikke kunne leses.
• Kanalene leser Ringhums eksportadresse etter sin egen tidsplan, vanligvis hver noen timer. Et opphold bestilt på telefonen kan ta litt tid før det vises som blokkert der.
• De fleste kanaler lister én enhet per kalender, så hver importerte bestilling blokkerer én enhet av romtypen. En romtype med flere enheter kan ha flere importerte kalendere, én per annonse.

Importerte blokkeringer administreres på kanalen. Når en bestilling fjernes der, forsvinner blokkeringen fra Ringhum ved neste synkronisering. De sender ikke gjestemeldinger eller teamvarsler fra Ringhum.

Viktig: Generer adresse på nytt lager en ny eksportadresse. Den gamle slutter å fungere overalt der den var limt inn, så lim inn den nye på nytt i hver kanal.

Feilsøking

Assistenten sier et rom er fullt, men det ser ledig ut. Sjekk Reservasjoner for importerte blokkeringer på de nettene, og sjekk at Antall av dette rommet er riktig.

En importert kalender viser en feil. Kopier eksportlenken fra kanalen på nytt og erstatt den i romtypen. Lenken må være en fullstendig https://-adresse.

En gjest fikk ikke noen bekreftelse. Reservasjonen trenger en e-postadresse, eller et telefonnummer arbeidsområdet ditt kan sende tekstmelding til.