Kalendere og opptatte tider

Når assistenten tilbyr avtaletider, bruker den åpningstidene og bestillingsreglene dine, avtalene som allerede finnes i Ringhum, og de opptatte tidene fra enhver kalender du kobler til. Å koble til kalenderen du allerede bruker, hindrer assistenten i å bestille over et tannlegebesøk, et møte eller en bestilling gjort et annet sted. Noen kalendere kan bare leses. Google Calendar kan også motta bestillingene assistenten gjør.

Hvilke kalendere du kan koble til

Google Calendar kobles til ved å logge inn på Google-kontoen din. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling og Square Appointments kobles til med en API-nøkkel eller et tilgangstoken fra den tjenesten. Tilkoblingsdialogen viser deg hvor du finner den. Se Koble til en app.

Slik fungerer opptatte tider

• Opptatte tider blokkerer hele arbeidsområdet. En opptatt blokk i en tilkoblet kalender fjerner den tiden for alle ansatte og tjenester.
• Ringhum leser kalenderen din når assistenten, eller en kunde på bestillingssiden din, ser etter ledige tider. Den kopierer ikke hendelsene dine inn i Ringhum.
• Opptatte tider mellomlagres i omtrent to minutter. En hendelse du legger til i kalenderen din, kan ta opptil to minutter før den blokkerer assistenten.
• For Google Calendar leser Ringhum hovedkalenderen til Google-kontoen du logget inn med.
• For Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling og Square Appointments telles bestillingene i den tjenesten som opptatt. Avbestilte bestillinger gjør ikke det.

Dine egne bestillingsregler gjelder fortsatt i tillegg: åpningstider, helligdager, buffere, ledetid og hvor langt frem kunder kan bestille. Se Regler for tilgjengelighet.

Toveis synkronisering med Google Calendar

Når du kobler til Google Calendar, skjer to ting:

1. Opptatte tider i Google-kalenderen din blokkerer assistentens tilgjengelighet.
2. Hver avtale som bestilles i Ringhum, av assistenten, teamet ditt, bestillingssiden eller API-et, legges til i Google-kalenderen din. Hendelsen viser tjenesten, kundens navn, samt telefonnummer og e-post når de er oppgitt. En flyttet avtale flytter hendelsen. En avbestilt avtale fjerner den.

Google Calendar-kortet viser kontoen du koblet til, og om «bestillinger skrives til den» eller om den er «skrivebeskyttet».

Slutt å skrive bestillinger til Google Calendar

Hvis du bare vil at Google Calendar skal blokkere tider, og ikke motta bestillinger:

1. Åpne Integrasjoner og finn Google Calendar-kortet.
2. Klikk på Slutt å skrive bestillinger.

Kortet viser nå skrivebeskyttet. De opptatte tidene dine blokkerer fortsatt assistenten. For å begynne å skrive igjen klikker du på Skriv bestillinger. Bestillinger gjort mens skriving var av, blir ikke lagt til i ettertid.

Merk: Å pause Google Calendar stopper begge retninger. Mens den er pauset, blokkerer heller ikke de opptatte tidene assistenten.

Kalender-feeden (ICS)

Kortet Kalender-feed (ICS) gir deg en privat lenke til Ringhum-avtalene dine. Abonner på den fra Apple Calendar, Outlook, Google Calendar eller en hvilken som helst kalenderapp som godtar en kalender-URL. Da ser du bestillingene dine sammen med de andre hendelsene dine.

1. På kortet Kalender-feed (ICS) klikker du på Kopier lenke.
2. I kalenderappen din legger du til en kalender via URL (ofte kalt «abonner» eller «fra URL») og limer inn lenken.

Feeden inkluderer avtaler fra de siste 60 dagene og alle fremtidige. Kalenderappen din bestemmer hvor ofte den oppdateres, så endringer kan ta litt tid før de vises der. Feeden går bare én vei: hendelser i kalenderen din blokkerer ikke assistenten.

Viktig: Alle med lenken kan se avtalene dine. Hvis den er delt ved en feil, klikker du på Generer på nytt. Den gamle lenken slutter å fungere, og alle kalendere som bruker den, må abonnere på nytt med den nye lenken.

Hoteller: Booking.com, Airbnb og Vrbo

Romkalendere kobles ikke til her. De settes opp for hvert rom under Rom og priser, med kalenderlenker i begge retninger. Importerte kalendere leses omtrent en gang i timen, og du kan klikke på Synkroniser nå på et rom for å lese dem umiddelbart. Se Rom, reservasjoner og kalendersynkronisering.

Feilsøking

Assistenten tilbød en tid som er opptatt i kalenderen min. Sjekk at kalenderkortet viser Tilkoblet og ikke Feil eller Pauset. Hvis du la til hendelsen i løpet av de siste par minuttene, venter du og prøver igjen. For Google Calendar må du kontrollere at hendelsen er i hovedkalenderen til den tilkoblede kontoen, og at den ikke er merket som ledig.

Jeg fikk en e-post om at Google Calendar er frakoblet. Tilkoblingen til Google har utløpt eller blitt fjernet. Frem til du kobler til på nytt, leses ikke de opptatte tidene, og bestillinger kan overlappe med Google-hendelsene dine. Klikk på Koble til på nytt på Google Calendar-kortet og logg inn igjen. Denne e-posten sendes til arbeidsområdets eier maks én gang per dag.

Bestillinger vises ikke i Google Calendar. Sjekk at kortet sier at bestillinger skrives til den, og ikke skrivebeskyttet. Hvis kortet viser Feil, klikker du på Koble til på nytt.

Jeg kan ikke koble til Google Calendar eller Calendly. Begge er en del av planene Team og Scale. På andre planer bruker du kalender-feeden, Cal.com, Acuity Scheduling eller Square Appointments. Se Endre plan.