Slik beregnes tilgjengelighet

Når en innringer ber om en avtale, eller en kunde åpner bestillingssiden din, regner Ringhum ut de ledige tidene på stedet. Assistenten din og bestillingssiden bruker samme beregning, så de er aldri uenige. Denne artikkelen forklarer hver regel, hvor du stiller den inn, og hvordan de kombineres.

Alle tider bruker tidssonen til arbeidsområdet ditt, som du stiller inn under Innstillinger → Arbeidsområde → Arbeidsområdets tidssone.

Hvor innstillingene er

De fleste reglene finner du under Selskap → Åpningstider og bestilling. Klikk på Lagre tider og regler etter en endring.

Reglene, steg for steg

For hver dag utfører Ringhum disse sjekkene i rekkefølge:

1. Stengte dager. Hvis datoen står oppført under Helligdager og stengte dager, er hele dagen stengt.
2. Åpningstider. Dagens tidsintervaller er de eneste tidene som kan bestilles. En dag uten intervall er stengt. Legg til et andre intervall for en lunsjpause, for eksempel 09:00 til 12:00 og 13:00 til 17:00.
3. Samme dag. Hvis Tillat bestillinger samme dag er av, tilbyr ikke dagen i dag noen tider.
4. Bestillingshorisont. Dager lenger frem enn Kan bestilles inntil (dager frem) tilbyr ingen tider.
5. Minimum varsel. Tider som starter tidligere enn Minimum varsel (timer) fra nå, utelates.
6. Mulige tider. Starttider legges ut fra åpningen av hvert intervall, med Tidsluke-lengde mellom hver. En starttid beholdes bare hvis hele avtalen, med tjenestens Varighet, avsluttes innen intervallet stenger.
7. Eksisterende avtaler. Planlagte og bekreftede avtaler blokkerer tiden sin, utvidet med Buffer mellom (min.) på begge sider. Avbestilte, fullførte og ikke-møtt-avtaler blokkerer ingenting.
8. Tilkoblede kalendere. Opptatte tider fra kalendere du har koblet til under Integrasjoner, blokkerer også tid. Se Kalendere og opptatte tider.

Det som er igjen, tilbys. På en samtale tilbyr assistenten noen få av disse tidene om gangen. På bestillingssiden ser kundene alle sammen for dagen de velger.

Merk: Tidsluke-lengde og varighet er to forskjellige ting. Tidsluke-lengde er avstanden mellom mulige starttider. Varighet er hvor lenge avtalen varer. En tjeneste på 45 minutter med en tidsluke-lengde på 30 minutter kan starte kl. 09:00, 09:30, 10:00 og så videre.

Ansatte

Når en kunde ber om en bestemt person:

• Bare den personens egne avtaler blokkerer tidene deres. Avtaler for andre personer gjør ikke det.
• Opptatte tider fra tilkoblede kalendere blokkerer likevel alle, fordi de gjelder for hele arbeidsområdet.
• Hvis personen har sine egne arbeidstider, erstatter disse åpningstidene dine for deres bestillinger. Arbeidstider per person kan for øyeblikket bare stilles inn via API-et. Uten dem gjelder åpningstidene dine.

Når kunden ikke velger noen (Hvem som helst tilgjengelig på bestillingssiden), blokkerer alle aktive avtaler i arbeidsområdet tiden, uansett hvem de er med.

Viktig: Med Hvem som helst tilgjengelig kan bedriften din bare ha én avtale om gangen. Hvis flere personer tar imot avtaler parallelt, ber du kundene velge en person, og sørger for at hver person står oppført i Selskap → Teamoversikt.

Et gjennomregnet eksempel

Anta at du har disse innstillingene:

• Åpningstider på tirsdag: 09:00 til 12:00 og 13:00 til 17:00
• Tidsluke-lengde: 30 min
• Buffer mellom (min.): 15
• Minimum varsel (timer): 2
• Tjenesten varer 45 minutter
• Én avtale er allerede bestilt fra 10:00 til 10:45

Den eksisterende avtalen blokkerer 09:45 til 11:00 når 15-minutters bufferen er lagt til på begge sider. For en avtale på 45 minutter tilbyr tirsdag:

Hvis en kunde spør kl. 08:30 den tirsdagen, fjerner det 2-timers minimumsvarselet også 09:00, fordi den starter før 10:30.

Bestillinger som hopper over reglene

• Avtaler du legger til manuelt. Avtaler → Ny avtale bestiller tiden du skriver inn, uten å sjekke tilgjengelighet, slik at du kan overbooke med vilje. Kunden får likevel en bekreftelse.
• Å flytte en avtale. Flytt på en avtale sjekker at den nye tiden er ledig og innenfor åpningstidene. Hvis ikke, ser du «Den tiden er ikke tilgjengelig.»

Feilsøking

Assistenten sier det ikke finnes noen ledige tider, men kalenderen ser tom ut. Sjekk i denne rekkefølgen: at dagen ikke står under Helligdager og stengte dager, at dagen har åpningstider, at datoen er innenfor Kan bestilles inntil (dager frem), og at tiden er forbi Minimum varsel (timer). Sjekk deretter de tilkoblede kalenderne dine for opptatte hendelser den dagen.

En stengt dag jeg satte opp i fjor, stenger ikke dagen i år. En stengt dag gjelder for én eksakt dato. Legg til årlige helligdager på nytt for hvert år.

En lang tjeneste viser aldri noen tider. Hele tjenesten må passe innenfor ett åpningsintervall. En tjeneste på 120 minutter kan ikke bestilles i et intervall fra 09:00 til 10:30, og den løper ikke over en lunsjpause.

To kunder ble bestilt på samme tidspunkt. Dette skjer når én bestilling har en ansatt og den andre ikke har det, eller når noen ble lagt til manuelt under Avtaler. Se avsnittet om ansatte over.