Bekreftelser, påminnelser og endringer

Hver avtale i Ringhum sender meldinger automatisk. Det spiller ingen rolle om assistenten bestilte den på en samtale eller i en chat, om kunden bestilte den på bestillingssiden din, eller om du la den til manuelt. Kunden får en bekreftelse med en gang og en påminnelse dagen før. De blir varslet når avtalen flyttes eller avbestilles. Teamet ditt holdes også oppdatert.

Slik når meldingene kunden

Hver kundemelding kan sendes på to måter:

• Via e-post, når avtalen har kundens e-postadresse. Bekreftelses-, flytte- og påminnelses-e-poster inneholder en kalenderfil (appointment.ics) som legger avtalen til i kundens kalender med ett trykk.
• Via tekstmelding, når arbeidsområdet ditt kan sende tekstmeldinger til kunden. Hvis kunden har skrevet til WhatsApp-nummeret ditt i løpet av de siste 24 timene, sendes meldingen på WhatsApp. Ellers sendes den som SMS fra et nummer som er godkjent for tekstmeldinger.

Når begge deler er mulig, får kunden begge. Når ingen av delene er mulig, sendes det ingen melding, men avtalen blir likevel bestilt.

Å sende SMS er inkludert i planene Solo, Team og Scale, og krever et nummer godkjent for tekstmeldinger. Se Tekstmeldinger (SMS). På Starter-planen får kunder e-poster, i tillegg til WhatsApp-meldinger når de nylig har skrevet til deg der.

Tips: Be om en e-postadresse. Assistenten spør om den når den bestiller, og staver den tilbake, og bekreftelses-e-posten er den eneste meldingen som inneholder kalenderfilen.

Hva kunden mottar

Bekreftelses-, flytte- og påminnelsesmeldinger ber kunden svare eller ringe deg for å gjøre en endring. E-postene viser Hva, Når (med tidssonen), Med (ansatt, hvis noen) og Hvor. Hvor er adressen til avtalens sted, eller bedriftsadressen din fra Selskap → Profil. Hvis du har et offentlig telefonnummer i profilen din, sier e-posten at kunden kan ringe det for endringer. Hvis bestillingssiden din er slått på, har e-posten også en Book et annet tidspunkt-knapp.

E-postene har bedriftsnavnet ditt. På planer med e-postmerkevarebygging har de også logoen, fargene og formuleringen din. Se E-postmerkevarebygging.

Påminnelser

Påminnelser sendes automatisk ut omtrent 24 timer før starttidspunktet. Det er ingenting du trenger å slå på. Ringhum sjekker hvert 30. minutt etter avtaler som starter mellom 23 og 25 timer fra nå.

• Hver avtale får én påminnelse.
• Å flytte en avtale nullstiller påminnelsen, slik at kunden blir minnet på det nye tidspunktet.
• Bare planlagte og bekreftede avtaler får påminnelse. Avbestilte avtaler får det ikke.
• En avtale som bestilles mindre enn omtrent 23 timer i forveien, får ingen påminnelse, fordi påminnelsestidspunktet allerede er passert. Bekreftelsen dekker den.

Avtaledetaljene under Avtaler viser Varslet med tidspunktet for bekreftelsen, og «påminnelse sendt» når påminnelsen har gått ut.

Endre og avbestille

Fra dashbordet. Åpne avtalen under Avtaler:

1. For å flytte den velger du en ny dato og et nytt klokkeslett under Flytt og klikker på Flytt. Du kan også klikke på et av de foreslåtte ledige tidspunktene. Kunden får en «flyttet»-melding.
2. For å avbestille den klikker du på Avbryt og bekrefter. Kunden får en avbestillingsmelding.
3. Merk som bekreftet, Fullført og Ikke møtt endrer bare statusen. De sender ingenting til kunden.

Merk: Når du avbestiller fra dashbordet, er årsaken som sendes til kunden, «Avbestilt av» etterfulgt av navnet ditt.

Av kunden. Kunder endrer bestillinger ved å ringe eller sende deg en melding. Når Bestille avtaler er slått på for assistenten, kan den finne den som ringer sine kommende avtaler ut fra telefonnummeret de ringer eller skriver fra, og flytte eller avbestille dem. De samme meldingene sendes ut som når du gjør det selv.

Hva teamet ditt mottar

Alle medlemmer som har Avtaler slått på under Innstillinger → Varsler, får en e-post og et varsel i appen når en avtale bestilles, flyttes eller avbestilles. Varselet lenker til avtalen.

De samme hendelsene blir også:

• sendt til webhookene dine som appointment.booked, appointment.rescheduled og appointment.cancelled,
• sendt til tilkoblede apper som mottar avtalehendelser,
• skrevet til tilkoblede kalendere som godtar bestillinger, som Google Calendar.

For å se alle avtaler i din egen kalenderapp bruker du Avtaler → Kalender-feed og abonnerer på lenken fra Google, Apple eller Outlook. Hver avtale har også en Last ned .ics-lenke.

Vanlige spørsmål

Kunden fikk ikke noen tekstmelding. Sjekk at avtalen har et telefonnummer, og at arbeidsområdet ditt har et nummer godkjent for tekstmeldinger, eller at kunden har skrevet til deg på WhatsApp i løpet av de siste 24 timene. En kunde som har svart STOP, får ikke lenger tekstmeldinger.

Kunden fikk ikke noen e-post. Avtalen trenger en e-postadresse. Du finner den i avtaledetaljene. Be kunden sjekke søppelpostmappen sin.

Kan jeg slå av påminnelser eller endre når de sendes? Nei. Påminnelser sendes alltid ut omtrent 24 timer i forveien, via de samme kanalene som bekreftelsen.

Sender testsamtaler bekreftelser? Bestillinger som gjøres på en testsamtale, følger de samme reglene som ekte bestillinger, så bruk ditt eget telefonnummer og din egen e-post når du tester.