Quartos, reservas e sincronização de calendário

Se você administra um hotel, pousada ou aluguel de temporada, seu assistente pode fazer reservas de quarto. Ele verifica quais tipos de quarto estão livres para as datas de quem ligou, informa o preço a partir das suas tarifas, coleta os dados do hóspede e registra a estadia. A sincronização de calendário com o Booking.com, Airbnb e VRBO evita que as mesmas noites sejam vendidas duas vezes.

As reservas funcionam em todos os planos.

Antes de começar

As páginas são Reservas e Quartos e tarifas, na parte Operações da barra lateral. Elas aparecem por padrão quando Setor, em Empresa → Perfil, está definido como Hotel / hospitalidade, e para qualquer workspace que já tenha tipos de quarto. Se você não as vê, clique em Organizar este menu ao lado de Operações e ative-as.

Passo 1: Adicione seus tipos de quarto

Abra Quartos e tarifas e clique em Adicionar tipo de quarto. Um tipo de quarto é uma espécie de quarto que você aluga, como "Duplo com vista para o mar". Preencha:

• Nome e, opcionalmente, Categoria.
• Preço por noite.
• Quantidade deste quarto: quantas unidades idênticas podem ser reservadas ao mesmo tempo.
• Adultos e Crianças: quantos hóspedes uma unidade acomoda. As crianças se somam aos adultos.
• Comodidades (separadas por vírgula) e Descrição. O assistente as lê em voz alta quando perguntado, por exemplo "tem banheira?".
• Agendável. Tipos de quarto fechados não são oferecidos a quem liga.

Para cobrar mais na alta temporada ou em feriados, clique em Adicionar preço em Preços sazonais e digite um intervalo de datas e um preço por noite. Cada noite de uma estadia é precificada individualmente, então uma estadia que avança até a alta temporada é precificada corretamente. Sem preços sazonais, o preço por noite se aplica o ano todo.

Passo 2: Defina as regras da sua casa

Na aba Configurações do hotel:

Clique em Salvar configurações.

Passo 3: Ative as reservas para o assistente

1. Abra Assistentes, depois o assistente, depois a aba Capacidades.
2. Ative Fazer reservas de quarto e salve.

A aba então confirma para quantos tipos de quarto o assistente está fazendo reservas.

Como o assistente reserva uma estadia

1. Ele pergunta as datas de check-in e check-out (ou a data de chegada e o número de noites) e quantos adultos e crianças.
2. Ele verifica quais tipos de quarto estão livres e são grandes o suficiente, e os oferece com o preço por noite e o total.
3. Quando quem ligou escolhe um quarto, ele repete o resumo em voz alta, obtém o nome do hóspede e, se quiser um e-mail de confirmação, o endereço de e-mail.
4. Ele registra a estadia somente depois que quem ligou disser sim, e então informa o número da reserva e o horário de check-in.

Um tipo de quarto está livre quando menos unidades estão reservadas para qualquer uma dessas noites do que a Quantidade deste quarto. Reservas solicitadas, confirmadas e com check-in feito contam, incluindo noites bloqueadas pelos seus outros canais de reserva.

O hóspede recebe uma confirmação por e-mail se informou um, e por texto se seu workspace puder enviar mensagens a ele. Com a confirmação automática desativada, o texto diz que a reserva foi recebida e que você a confirmará em breve. Eles recebem uma segunda mensagem quando você confirma.

Quem liga também pode perguntar sobre uma estadia que reservou. O assistente encontra as próprias reservas de quem ligou pelo número de onde está ligando, e pode cancelar uma antes do check-in. Ele então menciona sua política de cancelamento.

A página Reservas

Reservas mostra Chegadas hoje e Saídas hoje no topo, depois suas próximas estadias. Filtre por status ou busque por número de reserva, hóspede ou telefone. Exportar CSV baixa a lista.

Abra uma reserva para movê-la entre seus status: Confirmar, Fazer check-in, Fazer check-out, Não compareceu ou Cancelar reserva. Um motivo que você informar ao cancelar é enviado ao hóspede.

Para adicionar uma estadia manualmente, clique em Nova reserva, escolha as datas e os hóspedes, e clique em Verificar disponibilidade. A verificação também conta os bloqueios do Booking.com e Airbnb. Os preços vêm do tipo de quarto e de suas tarifas sazonais. Reservas adicionadas manualmente ignoram a estadia mínima e máxima.

Membros da equipe com Reservas ativado em Configurações → Notificações são avisados sobre reservas novas e canceladas.

Sincronização de calendário com Booking.com, Airbnb e VRBO

A sincronização de calendário funciona por links iCal nas duas direções. Apenas as datas bloqueadas são trocadas. Tarifas, nomes de hóspedes e outros detalhes não são, e não é uma conexão direta com esses sites.

Cada tipo de quarto tem seu próprio calendário na aba Sincronização de calendário de Quartos e tarifas:

• Endereço de exportação: um link para as noites reservadas na Ringhum. Você o cola no Booking.com, Airbnb ou VRBO para que eles bloqueiem essas noites. Os hóspedes lá só veem "Reservado via Ringhum", nunca os nomes.
• Calendários importados: os links de exportação desses sites. As reservas deles então bloqueiam o quarto na Ringhum e aparecem na página Reservas como bloqueios importados.

Conecte um canal

1. Na Ringhum, abra Quartos e tarifas → Sincronização de calendário e clique em Copiar ao lado do Endereço de exportação do tipo de quarto.
2. No canal, abra as configurações de sincronização de calendário do anúncio ou quarto correspondente, e adicione um novo calendário importado com esse endereço:
   • Booking.com: no Extranet, vá em Rates & Availability → Sync calendars.
   • Airbnb: abra as configurações de Availability do anúncio e procure por Connect calendars (ou Sync calendars).
   • VRBO: abra o calendário do anúncio e procure as configurações de importação e exportação de calendário.
3. Na mesma página do canal, copie o link de exportação próprio do canal.
4. De volta na Ringhum, clique em Editar no tipo de quarto, clique em Adicionar calendário em Importar calendários, dê a ele um Rótulo como "Airbnb", e cole o link.
5. Clique em Salvar, depois em Sincronizar agora para lê-lo imediatamente.

Nota: Os nomes de menu dos canais mudam de tempos em tempos. Se você não os encontrar, pesquise nas páginas de ajuda deles por "sync calendars" ou "iCal".

Com que frequência atualiza

• A Ringhum lê os calendários importados a cada hora. Sincronizar agora os lê imediatamente. O card mostra Última sincronização e quantos bloqueios importados existem pela frente, ou o erro se um link não pôde ser lido.
• Os canais leem o endereço de exportação da Ringhum na própria programação deles, geralmente a cada poucas horas. Uma estadia reservada por telefone pode levar um tempo para aparecer como bloqueada lá.
• A maioria dos canais lista uma unidade por calendário, então cada reserva importada bloqueia uma unidade do tipo de quarto. Um tipo de quarto com várias unidades pode ter vários calendários importados, um por anúncio.

Os bloqueios importados são gerenciados no canal. Quando uma reserva é removida lá, o bloqueio desaparece da Ringhum na próxima sincronização. Eles não enviam mensagens a hóspedes nem notificações à equipe pela Ringhum.

Importante: Gerar novo endereço cria um novo endereço de exportação. O antigo para de funcionar em todos os lugares onde foi colado, então cole o novo em cada canal novamente.

Solução de problemas

O assistente diz que um quarto está lotado, mas parece livre. Verifique em Reservas se há bloqueios importados nessas noites, e verifique se a Quantidade deste quarto está correta.

Um calendário importado mostra um erro. Copie o link de exportação do canal novamente e substitua-o no tipo de quarto. O link precisa ser um endereço https:// completo.

Um hóspede não recebeu uma confirmação. A reserva precisa de um endereço de e-mail, ou de um número de telefone que seu workspace possa mensagear.