Calendários e horários ocupados

Quando o assistente oferece horários de compromisso, ele usa seu horário de funcionamento e as regras de agendamento, os compromissos já existentes na Ringhum, e os horários ocupados de qualquer calendário que você conectar. Conectar o calendário que você já usa evita que o assistente agende por cima de uma consulta no dentista, uma reunião ou um agendamento feito em outro lugar. Alguns calendários são apenas de leitura. O Google Calendar também pode receber os agendamentos que o assistente faz.

Quais calendários você pode conectar

O Google Calendar se conecta fazendo login na sua conta Google. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling e Square Appointments se conectam com uma chave de API ou token de acesso desse serviço. A caixa de diálogo de conexão informa onde encontrá-lo. Veja Conectando um app.

Como funcionam os horários ocupados

• Os horários ocupados bloqueiam o workspace inteiro. Um bloco ocupado em um calendário conectado remove esse horário para todo membro da equipe e serviço.
• A Ringhum lê seu calendário quando o assistente, ou um cliente na sua página de agendamento, procura horários livres. Ela não copia seus eventos para dentro da Ringhum.
• Os horários ocupados são mantidos por cerca de dois minutos. Um evento que você adiciona ao seu calendário pode levar até dois minutos para bloquear o assistente.
• Para o Google Calendar, a Ringhum lê o calendário principal da conta Google com a qual você fez login.
• Para Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling e Square Appointments, os agendamentos nesse serviço contam como ocupados. Agendamentos cancelados não.

Suas próprias regras de agendamento continuam se aplicando por cima: horário de funcionamento, feriados, intervalos, antecedência e até quando os clientes podem agendar com antecedência. Veja Regras de disponibilidade.

Sincronização bidirecional com o Google Calendar

Quando você conecta o Google Calendar, duas coisas acontecem:

1. Os horários ocupados no seu calendário do Google bloqueiam a disponibilidade do assistente.
2. Todo compromisso agendado na Ringhum, pelo assistente, pela sua equipe, pela página de agendamento ou pela API, é adicionado ao seu calendário do Google. O evento mostra o serviço, o nome do cliente, e o telefone e e-mail quando foram informados. Um compromisso remarcado move o evento. Um compromisso cancelado o remove.

O card do Google Calendar mostra a conta que você conectou e se "os agendamentos são gravados nele" ou se ele é "somente leitura".

Parar de gravar agendamentos no Google Calendar

Se você quiser que o Google Calendar apenas bloqueie horários, sem receber agendamentos:

1. Abra Integrações e encontre o card Google Calendar.
2. Clique em Parar de registrar agendamentos.

O card agora diz somente leitura. Seus horários ocupados continuam bloqueando o assistente. Para voltar a gravar, clique em Registrar agendamentos. Agendamentos feitos enquanto a gravação estava desativada não são adicionados depois.

Nota: Pausar o Google Calendar interrompe as duas direções. Enquanto estiver pausado, seus horários ocupados também não bloqueiam o assistente.

O feed de calendário (ICS)

O card Feed de calendário (ICS) fornece um link privado para seus compromissos na Ringhum. Assine-o pelo Apple Calendar, Outlook, Google Calendar ou qualquer app de calendário que aceite uma URL de calendário. Você então vê seus agendamentos ao lado dos seus outros eventos.

1. No card Feed de calendário (ICS), clique em Copiar link.
2. No seu app de calendário, adicione um calendário por URL (geralmente chamado de "assinar" ou "a partir de URL") e cole o link.

O feed inclui compromissos dos últimos 60 dias e todos os futuros. Seu app de calendário decide com que frequência atualiza, então as alterações podem levar um tempo para aparecer lá. O feed é de mão única: eventos no seu calendário não bloqueiam o assistente.

Importante: Qualquer pessoa com o link pode ver seus compromissos. Se ele foi compartilhado por engano, clique em Gerar novamente. O link antigo para de funcionar, e todo calendário que o usa precisa ser assinado novamente com o novo link.

Hotéis: Booking.com, Airbnb e Vrbo

Os calendários de quartos não são conectados aqui. Eles são configurados para cada quarto em Quartos e tarifas, usando links de calendário nas duas direções. Calendários importados são lidos cerca de uma vez por hora, e você pode clicar em Sincronizar agora em um quarto para lê-los imediatamente. Veja Quartos, reservas e sincronização de calendário.

Solução de problemas

O assistente ofereceu um horário que está ocupado no meu calendário. Verifique se o card do calendário mostra Conectado e não Erro ou Pausado. Se você adicionou o evento nos últimos minutos, espere e tente novamente. Para o Google Calendar, certifique-se de que o evento esteja no calendário principal da conta conectada e não esteja marcado como livre.

Recebi um e-mail dizendo que o Google Calendar está desconectado. A conexão com o Google expirou ou foi removida. Até você reconectar, os horários ocupados não são lidos, e os agendamentos podem se sobrepor aos seus eventos do Google. Clique em Reconectar no card do Google Calendar e faça login novamente. Este e-mail é enviado ao proprietário do workspace no máximo uma vez por dia.

Os agendamentos não estão aparecendo no Google Calendar. Verifique se o card diz que os agendamentos são gravados nele, e não somente leitura. Se o card mostrar Erro, clique em Reconectar.

Não consigo conectar o Google Calendar ou o Calendly. Ambos fazem parte dos planos Team e Scale. Em outros planos, use o feed de calendário, o Cal.com, o Acuity Scheduling ou o Square Appointments. Veja Mudando de plano.