Como a disponibilidade é calculada

Quando alguém pede um compromisso em uma chamada, ou um cliente abre sua página de agendamento, a Ringhum calcula os horários livres na hora. Seu assistente e a página de agendamento usam o mesmo cálculo, então nunca discordam. Este artigo explica cada regra, onde você a configura e como elas se combinam.

Todos os horários usam o fuso horário do seu workspace, que você define em Configurações → Espaço de trabalho → Fuso horário do espaço de trabalho.

Onde estão as configurações

A maioria das regras fica em Empresa → Horários e agendamento. Clique em Salvar horários e regras após uma alteração.

As regras, passo a passo

Para cada dia, a Ringhum aplica estas verificações em ordem:

1. Fechamentos. Se a data estiver listada em Feriados e fechamentos, o dia inteiro fica fechado.
2. Horário de funcionamento. Os intervalos de horário do dia são os únicos horários que podem ser agendados. Um dia sem intervalo está fechado. Adicione um segundo intervalo para um horário de almoço, por exemplo 9h às 12h e 13h às 17h.
3. Mesmo dia. Se Permitir agendamento no mesmo dia estiver desativado, hoje não oferece horários.
4. Horizonte de agendamento. Dias além de Agendável até (dias à frente) não oferecem horários.
5. Aviso mínimo. Horários que começam antes do prazo de Aviso mínimo (horas) a partir de agora são excluídos.
6. Horários candidatos. Os horários de início são distribuídos a partir da abertura de cada intervalo, com um espaçamento de Duração do slot. Um horário de início só é mantido se o compromisso inteiro, usando a Duração do serviço, terminar até o fechamento daquele intervalo.
7. Compromissos existentes. Compromissos agendados e confirmados bloqueiam seu horário, ampliado pelo Intervalo entre (min.) dos dois lados. Compromissos cancelados, concluídos e sem comparecimento não bloqueiam nada.
8. Calendários conectados. Horários ocupados de calendários que você conectou em Integrações também bloqueiam horário. Veja Calendários e horários ocupados.

O que sobrar é oferecido. Em uma chamada, o assistente oferece alguns desses horários de uma vez. Na página de agendamento, os clientes veem todos eles para o dia escolhido.

Nota: Duração do slot e duração são coisas diferentes. A duração do slot é o espaço entre possíveis horários de início. A duração é quanto tempo o compromisso dura. Um serviço de 45 minutos com uma duração de slot de 30 minutos pode começar às 9h, 9h30, 10h e assim por diante.

Membros da equipe

Quando um cliente pede uma pessoa específica:

• Apenas os próprios compromissos dessa pessoa bloqueiam seus horários. Compromissos de outras pessoas não.
• Horários ocupados de calendários conectados continuam bloqueando para todos, porque se aplicam ao workspace inteiro.
• Se a pessoa tiver seu próprio horário de trabalho, ele substitui seu horário de funcionamento para os agendamentos dela. Atualmente, o horário de trabalho por pessoa só pode ser definido pela API. Sem ele, vale seu horário de funcionamento.

Quando o cliente não escolhe ninguém (Qualquer pessoa disponível na página de agendamento), todo compromisso ativo no workspace bloqueia o horário, seja com quem for.

Importante: Com Qualquer pessoa disponível, sua empresa pode ter apenas um compromisso por vez. Se várias pessoas atendem compromissos em paralelo, peça aos clientes que escolham uma pessoa, e certifique-se de que cada pessoa esteja listada em Empresa → Diretório da equipe.

Um exemplo prático

Suponha que você tenha estas configurações:

• Horário de funcionamento na terça-feira: 9h às 12h e 13h às 17h
• Duração do slot: 30 min
• Intervalo entre (min.): 15
• Aviso mínimo (horas): 2
• O serviço dura 45 minutos
• Já existe um compromisso agendado das 10h às 10h45

O compromisso existente bloqueia das 9h45 às 11h depois que o intervalo de 15 minutos é somado dos dois lados. Para um compromisso de 45 minutos, a terça-feira oferece:

Se um cliente pedir às 8h30 nessa terça-feira, o aviso mínimo de 2 horas também remove as 9h, porque começa antes das 10h30.

Agendamentos que ignoram as regras

• Compromissos adicionados manualmente. Compromissos → Novo compromisso agenda o horário que você digitar sem verificar disponibilidade, para que você possa sobrepor agendamentos de propósito. O cliente ainda recebe uma confirmação.
• Remarcar um compromisso. Remarcar em um compromisso verifica se o novo horário está livre e dentro do horário de funcionamento. Se não estiver, você vê "Esse horário não está disponível."

Solução de problemas

O assistente diz que não há horários livres, mas o calendário parece vazio. Verifique, nesta ordem: o dia não está em Feriados e fechamentos, o dia tem horário de funcionamento, a data está dentro de Agendável até (dias à frente), e o horário está além do Aviso mínimo (horas). Depois verifique seus calendários conectados em busca de eventos ocupados nesse dia.

Um fechamento que defini no ano passado não está fechando o dia este ano. Um fechamento se aplica a uma data exata. Adicione feriados anuais novamente a cada ano.

Um serviço longo nunca mostra nenhum horário. O serviço inteiro precisa caber dentro de um único intervalo de funcionamento. Um serviço de 120 minutos não pode ser agendado em um intervalo das 9h às 10h30, e ele não atravessa um horário de almoço.

Dois clientes foram agendados no mesmo horário. Isso acontece quando um agendamento tem um membro da equipe e o outro não, ou quando alguém foi adicionado manualmente em Compromissos. Veja a seção sobre a equipe acima.