Confirmações, lembretes e alterações

Todo compromisso na Ringhum envia mensagens automaticamente. Não importa se o assistente o agendou em uma chamada ou em um chat, se um cliente o agendou na sua página de agendamento, ou se você o adicionou manualmente. O cliente recebe uma confirmação imediatamente e um lembrete no dia anterior. Ele é avisado quando o compromisso é remarcado ou cancelado. Sua equipe também é mantida informada.

Como as mensagens chegam ao cliente

Cada mensagem para o cliente pode ser enviada de duas formas:

• Por e-mail, quando o compromisso tem o endereço de e-mail do cliente. Os e-mails de confirmação, remarcação e lembrete incluem um arquivo de calendário (appointment.ics) que adiciona o compromisso ao calendário do cliente em um toque.
• Por texto, quando seu workspace pode enviar mensagens de texto ao cliente. Se o cliente escreveu para o seu número do WhatsApp nas últimas 24 horas, o texto é enviado pelo WhatsApp. Caso contrário, é enviado por SMS a partir de um número aprovado para envio de textos.

Quando ambos são possíveis, o cliente recebe os dois. Quando nenhum é possível, nenhuma mensagem é enviada, e o compromisso continua agendado.

O envio de SMS está incluído nos planos Solo, Team e Scale e precisa de um número aprovado para envio de textos. Veja Mensagens de texto (SMS). No plano Starter, os clientes recebem e-mails, além de mensagens do WhatsApp quando escreveram recentemente para você por lá.

Dica: Peça um endereço de e-mail. O assistente pede o endereço ao agendar e o repete em voz alta para confirmar, e o e-mail de confirmação é a única mensagem que carrega o arquivo de calendário.

O que o cliente recebe

As mensagens de confirmação, remarcação e lembrete dizem ao cliente para responder ou ligar para você caso queira fazer uma alteração. Os e-mails mostram O quê, Quando (com o fuso horário), Com (o membro da equipe, se houver) e Onde. Onde é o endereço do local do compromisso, ou o endereço da sua empresa em Empresa → Perfil. Se você tiver um telefone público no seu perfil, o e-mail informa que é possível ligar para ele para fazer alterações. Se sua página de agendamento estiver ativa, o e-mail também tem um botão Agendar outro horário.

Os e-mails carregam o nome da sua empresa. Nos planos com identidade visual de e-mail, eles também carregam seu logotipo, cores e texto. Veja Identidade visual de e-mail.

Lembretes

Os lembretes são enviados automaticamente cerca de 24 horas antes do horário de início. Não há nada para ativar. A Ringhum verifica a cada 30 minutos os compromissos que começam entre 23 e 25 horas a partir de agora.

• Cada compromisso recebe um lembrete.
• Remarcar um compromisso reinicia seu lembrete, para que o cliente seja lembrado do novo horário.
• Apenas compromissos agendados e confirmados recebem lembrete. Os cancelados não.
• Um compromisso agendado com menos de cerca de 23 horas de antecedência não recebe lembrete, porque o horário do lembrete já passou. A confirmação cobre esse caso.

Os detalhes do compromisso em Compromissos mostram Notificado com o horário da confirmação e "lembrete enviado" assim que o lembrete for enviado.

Alterando e cancelando

Pelo painel. Abra o compromisso em Compromissos:

1. Para remarcá-lo, escolha uma nova data e horário em Remarcar e clique em Mover. Você também pode clicar em um dos horários livres sugeridos. O cliente recebe uma mensagem de "remarcado".
2. Para cancelá-lo, clique em Cancelar e confirme. O cliente recebe uma mensagem de cancelamento.
3. Marcar como confirmado, Concluída e Não compareceu apenas alteram o status. Não enviam nada ao cliente.

Nota: Quando você cancela pelo painel, o motivo enviado ao cliente é "Cancelado por" seguido do seu nome.

Pelo cliente. Os clientes alteram os agendamentos ligando ou enviando mensagem para você. Quando Agendar compromissos está ativado para o assistente, ele consegue encontrar os próximos compromissos de quem está ligando pelo número de telefone de origem da chamada ou mensagem, e remarcá-los ou cancelá-los. As mesmas mensagens são enviadas como quando você mesmo faz isso.

O que sua equipe recebe

Todo membro que tem Compromissos ativado em Configurações → Notificações recebe um e-mail e uma notificação no app quando um compromisso é agendado, remarcado ou cancelado. A notificação tem um link para o compromisso.

Os mesmos eventos também são:

• enviados aos seus webhooks como appointment.booked, appointment.rescheduled e appointment.cancelled,
• enviados a apps conectados que recebem eventos de compromissos,
• gravados em calendários conectados que aceitam agendamentos, como o Google Calendar.

Para ver todos os compromissos no seu próprio aplicativo de calendário, use Compromissos → Feed de calendário e assine o link no Google, Apple ou Outlook. Cada compromisso também tem um link Baixar .ics.

Perguntas comuns

O cliente não recebeu um texto. Verifique se o compromisso tem um número de telefone e se seu workspace tem um número aprovado para envio de textos, ou se o cliente escreveu para você pelo WhatsApp nas últimas 24 horas. Um cliente que respondeu STOP não recebe mais textos.

O cliente não recebeu um e-mail. O compromisso precisa de um endereço de e-mail. Você pode vê-lo nos detalhes do compromisso. Peça ao cliente para verificar a pasta de spam.

Posso desativar os lembretes ou mudar quando são enviados? Não. Os lembretes sempre são enviados cerca de 24 horas antes, pelos mesmos canais da confirmação.

As chamadas de teste enviam confirmações? Agendamentos feitos em uma chamada de teste seguem as mesmas regras que os reais, então use seu próprio número de telefone e e-mail ao testar.