Pokoje, rezervace a synchronizace kalendáře

Pokud provozujete hotel, penzion nebo prázdninový pronájem, může váš asistent přijímat rezervace pokojů. Zkontroluje, které typy pokojů jsou pro termín volajícího volné, ocení je podle vašich cen, zjistí údaje hosta a pobyt zarezervuje. Synchronizace kalendáře s Booking.com, Airbnb a VRBO zabraňuje tomu, aby se stejné noci prodaly dvakrát.

Rezervace fungují v každém tarifu.

Než začnete

Stránky jsou Rezervace a Pokoje a ceny v části Provoz postranního panelu. Ve výchozím stavu se zobrazují, když je Odvětví v Společnost → Profil nastaveno na Hotel / pohostinství, a u každého pracovního prostoru, který už má typy pokojů. Pokud je nevidíte, klikněte vedle Provozu na Uspořádat toto menu a zapněte je.

Krok 1: Přidejte typy pokojů

Otevřete Pokoje a ceny a klikněte na Přidat typ pokoje. Typ pokoje je druh pokoje, který pronajímáte, například „Dvoulůžkový s výhledem na moře“. Vyplňte:

• Název a volitelně Kategorii.
• Cenu za noc.
• Kolik takových pokojů máte: kolik identických jednotek lze rezervovat současně.
• Dospělí a Děti: kolik hostů jedna jednotka pojme. Děti se počítají navíc k dospělým.
• Vybavení (oddělené čárkami) a Popis. Asistent je na dotaz přečte, například „má vanu?“.
• Lze rezervovat. Uzavřené typy pokojů se volajícím nenabízejí.

Chcete-li v hlavní sezóně nebo o svátcích účtovat víc, klikněte v sekci Sezónní ceny na Přidat cenu a zadejte rozsah dat a cenu za noc. Každá noc pobytu se oceňuje samostatně, takže pobyt, který zasahuje do hlavní sezóny, je oceněn správně. Bez sezónních cen platí cena za noc po celý rok.

Krok 2: Nastavte domovní řád

Na záložce Nastavení hotelu:

Klikněte na Uložit nastavení.

Krok 3: Zapněte rezervace pro asistenta

1. Otevřete Asistenti, poté asistenta, poté záložku Schopnosti.
2. Zapněte Přijímat rezervace pokojů a uložte.

Záložka poté potvrdí, pro kolik typů pokojů asistent rezervace přijímá.

Jak asistent rezervuje pobyt

1. Zeptá se na datum příjezdu a odjezdu (nebo datum příjezdu a počet nocí) a na počet dospělých a dětí.
2. Zkontroluje, které typy pokojů jsou volné a dostatečně velké, a nabídne je s cenou za noc a celkovou částkou.
3. Když si volající pokoj vybere, přečte shrnutí zpět, zjistí jméno hosta a, pokud chce potvrzovací e-mail, jeho e-mailovou adresu.
4. Pobyt zarezervuje, teprve když volající řekne ano, poté uvede číslo rezervace a čas příjezdu.

Typ pokoje je volný, když je pro kteroukoli z daných nocí zarezervováno méně jednotek, než uvádí Kolik takových pokojů máte. Počítají se žádosti, potvrzené rezervace i rezervace s probíhajícím pobytem, včetně nocí blokovaných vašimi dalšími rezervačními kanály.

Host dostane potvrzení e-mailem, pokud jej uvedl, a textovou zprávou, pokud mu to váš pracovní prostor umožňuje. Při vypnutém automatickém potvrzování zpráva uvádí, že rezervace byla přijata a že ji brzy potvrdíte. Druhou zprávu dostane, jakmile ji potvrdíte.

Volající se mohou zeptat i na pobyt, který zarezervovali. Asistent najde vlastní rezervace volajícího podle čísla, ze kterého volá, a může jednu z nich zrušit před příjezdem. Poté zmíní vaše storno podmínky.

Stránka Rezervace

Rezervace zobrazuje nahoře Dnešní příjezdy a Dnešní odjezdy, poté vaše nadcházející pobyty. Filtrujte podle stavu, nebo hledejte podle čísla rezervace, jména hosta či telefonu. Exportovat CSV stáhne seznam.

Otevřete rezervaci a posouvejte ji stavy: Potvrdit, Přihlásit se, Odhlásit se, Nedostavil se, nebo Zrušit rezervaci. Důvod, který uvedete při zrušení, se odešle hostovi.

Chcete-li přidat pobyt ručně, klikněte na Nová rezervace, zvolte data a hosty a klikněte na Zkontrolovat dostupnost. Kontrola počítá i s bloky z Booking.com a Airbnb. Ceny pocházejí z typu pokoje a jeho sezónních cen. Rezervace přidané ručně obcházejí minimální i maximální délku pobytu.

Členové týmu se zapnutým Rezervace v Nastavení → Oznámení jsou informováni o nových a zrušených rezervacích.

Synchronizace kalendáře s Booking.com, Airbnb a VRBO

Synchronizace kalendáře funguje pomocí odkazů iCal v obou směrech. Vyměňují se jen blokovaná data. Ceny, jména hostů a další údaje ne, a nejde o přímé propojení s těmito weby.

Každý typ pokoje má vlastní kalendář na záložce Synchronizace kalendáře v Pokoje a ceny:

• Exportní adresa: odkaz na noci zarezervované v Ringhum. Vložíte jej do Booking.com, Airbnb nebo VRBO, aby tam tyto noci blokovaly. Hosté tam vidí jen „Rezervováno přes Ringhum“, nikdy jména.
• Importované kalendáře: exportní odkazy z těchto webů. Jejich rezervace pak blokují pokoj v Ringhum a zobrazují se na stránce Rezervace jako importované bloky.

Propojení kanálu

1. V Ringhum otevřete Pokoje a ceny → Synchronizace kalendáře a klikněte na Kopírovat vedle Exportní adresy daného typu pokoje.
2. Na daném kanálu otevřete nastavení synchronizace kalendáře odpovídajícího inzerátu nebo pokoje a přidejte nový importovaný kalendář s touto adresou:
   • Booking.com: v Extranetu přejděte na Sazby a dostupnost → Synchronizovat kalendáře.
   • Airbnb: otevřete nastavení Dostupnost daného inzerátu a najděte Propojit kalendáře (nebo Synchronizovat kalendáře).
   • VRBO: otevřete kalendář inzerátu a najděte nastavení importu a exportu kalendáře.
3. Na stejné stránce kanálu zkopírujte vlastní exportní odkaz daného kanálu.
4. Zpět v Ringhum klikněte u typu pokoje na Upravit, poté v sekci Importovat kalendáře na Přidat kalendář, zadejte Popisek, například „Airbnb“, a vložte odkaz.
5. Klikněte na Uložit a poté na Synchronizovat hned, abyste jej ihned načetli.

Poznámka: Názvy nabídek u jednotlivých kanálů se občas mění. Pokud je nemůžete najít, vyhledejte na jejich stránkách nápovědy „synchronizace kalendářů“ nebo „iCal“.

Jak často se aktualizuje

• Ringhum čte importované kalendáře jednou za hodinu. Synchronizovat hned je načte okamžitě. Karta zobrazuje Naposledy synchronizováno a kolik importovaných bloků je dopředu, nebo chybu, pokud odkaz nešlo přečíst.
• Kanály čtou exportní adresu Ringhum podle vlastního harmonogramu, obvykle každých pár hodin. Pobyt zarezervovaný telefonicky se tam může jako blokovaný projevit až po chvíli.
• Většina kanálů uvádí jednu jednotku na kalendář, takže každá importovaná rezervace blokuje jednu jednotku daného typu pokoje. Typ pokoje s více jednotkami může mít více importovaných kalendářů, jeden na inzerát.

Importované bloky se spravují na daném kanálu. Když je tam rezervace odstraněna, blok z Ringhum zmizí při příští synchronizaci. Neodesílají z Ringhum zprávy hostům ani oznámení týmu.

Důležité: Vygenerovat novou adresu vytvoří novou exportní adresu. Stará přestane fungovat všude, kde byla vložená, takže novou musíte znovu vložit do každého kanálu.

Řešení potíží

Asistent tvrdí, že je pokoj plně obsazený, ale vypadá volně. Zkontrolujte v Rezervacích importované bloky pro dané noci a ověřte, zda je správně nastavené Kolik takových pokojů máte.

Importovaný kalendář zobrazuje chybu. Znovu zkopírujte exportní odkaz z kanálu a nahraďte jej u typu pokoje. Odkaz musí být úplná adresa https://.

Host nedostal potvrzení. Rezervace potřebuje e-mailovou adresu, nebo telefonní číslo, na které váš pracovní prostor umí posílat SMS.