Zimmer, Reservierungen und Kalendersynchronisierung

Betreiben Sie ein Hotel, eine Pension oder eine Ferienunterkunft, kann Ihr Assistent Zimmerreservierungen entgegennehmen. Er prüft, welche Zimmertypen an den Wunschdaten des Anrufers frei sind, nennt den Preis aus Ihren Tarifen, erfasst die Gästedaten und bucht den Aufenthalt. Die Kalendersynchronisierung mit Booking.com, Airbnb und VRBO verhindert, dass dieselben Nächte zweimal verkauft werden.

Reservierungen funktionieren in jedem Plan.

Bevor Sie beginnen

Die Seiten heißen Reservierungen und Zimmer & Preise im Bereich Tagesgeschäft der Seitenleiste. Sie werden standardmäßig angezeigt, wenn Branche unter Unternehmen → Profil auf Hotel / Gastgewerbe gesetzt ist, sowie für jeden Workspace, der bereits Zimmertypen hat. Sehen Sie sie nicht, klicken Sie neben Tagesgeschäft auf Dieses Menü anordnen und schalten Sie sie ein.

Schritt 1: Ihre Zimmertypen hinzufügen

Öffnen Sie Zimmer & Preise und klicken Sie auf Zimmertyp hinzufügen. Ein Zimmertyp ist eine Art Zimmer, die Sie vermieten, etwa "Doppelzimmer mit Meerblick". Füllen Sie aus:

• Name und optional Kategorie.
• Preis pro Nacht.
• Anzahl dieser Zimmer: wie viele identische Einheiten gleichzeitig gebucht werden können.
• Erwachsene und Kinder: wie viele Gäste eine Einheit beherbergt. Kinder kommen zu den Erwachsenen hinzu.
• Ausstattung (durch Komma getrennt) und Beschreibung. Der Assistent liest sie auf Nachfrage vor, zum Beispiel "Hat es eine Badewanne?".
• Buchbar. Geschlossene Zimmertypen werden Anrufern nicht angeboten.

Um in der Hochsaison oder an Feiertagen mehr zu berechnen, klicken Sie unter Saisonpreise auf Preis hinzufügen und geben Sie einen Datumsbereich sowie einen Preis pro Nacht ein. Jede Nacht eines Aufenthalts wird einzeln bepreist, sodass ein Aufenthalt, der in die Hochsaison hineinreicht, korrekt berechnet wird. Ohne Saisonpreise gilt der Preis pro Nacht das ganze Jahr über.

Schritt 2: Ihre Hausregeln festlegen

Auf dem Tab Hoteleinstellungen:

Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Schritt 3: Reservierungen für den Assistenten aktivieren

1. Öffnen Sie Assistenten, dann den Assistenten, dann den Tab Fähigkeiten.
2. Schalten Sie Zimmerreservierungen aufnehmen ein und speichern Sie.

Der Tab bestätigt dann, für wie viele Zimmertypen der Assistent Reservierungen entgegennimmt.

Wie der Assistent einen Aufenthalt bucht

1. Er fragt nach An- und Abreisedatum (oder dem Anreisedatum und der Anzahl der Nächte) sowie der Anzahl der Erwachsenen und Kinder.
2. Er prüft, welche Zimmertypen frei und groß genug sind, und bietet sie mit dem Preis pro Nacht und der Gesamtsumme an.
3. Wählt der Anrufer ein Zimmer, liest er die Zusammenfassung vor, erfragt den Namen des Gasts und, falls eine Bestätigungs-E-Mail gewünscht ist, dessen E-Mail-Adresse.
4. Er bucht den Aufenthalt erst, nachdem der Anrufer zugestimmt hat, und nennt dann die Reservierungsnummer und die Check-in-Zeit.

Ein Zimmertyp gilt als frei, wenn für jede dieser Nächte weniger Einheiten gebucht sind als bei Anzahl dieser Zimmer angegeben. Angefragte, bestätigte und eingecheckte Reservierungen zählen, ebenso Nächte, die durch Ihre anderen Buchungskanäle blockiert sind.

Der Gast erhält eine Bestätigung per E-Mail, sofern er eine angegeben hat, sowie per Textnachricht, wenn Ihr Workspace ihn textbenachrichtigen kann. Ist die automatische Bestätigung ausgeschaltet, teilt die Textnachricht mit, dass die Reservierung eingegangen ist und in Kürze bestätigt wird. Er erhält eine zweite Nachricht, sobald Sie sie bestätigen.

Anrufer können sich auch nach einem gebuchten Aufenthalt erkundigen. Der Assistent findet die eigenen Reservierungen des Anrufers anhand der Nummer, von der aus angerufen wird, und kann eine vor dem Check-in stornieren. Dabei nennt er Ihre Stornierungsrichtlinie.

Die Seite Reservierungen

Reservierungen zeigt oben Anreisen heute und Abreisen heute, dann Ihre bevorstehenden Aufenthalte. Filtern Sie nach Status oder suchen Sie nach Reservierungsnummer, Gast oder Telefon. CSV exportieren lädt die Liste herunter.

Öffnen Sie eine Reservierung, um sie durch ihre Status zu bewegen: Bestätigen, Einchecken, Auschecken, Nicht erschienen oder Reservierung stornieren. Ein bei der Stornierung angegebener Grund wird dem Gast mitgeteilt.

Um einen Aufenthalt von Hand hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Reservierung, wählen Sie Daten und Gäste, und klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen. Die Prüfung berücksichtigt auch Sperren durch Booking.com und Airbnb. Preise stammen aus dem Zimmertyp und dessen Saisonpreisen. Von Hand hinzugefügte Reservierungen umgehen den Mindest- und Höchstaufenthalt.

Teammitglieder, bei denen Reservierungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert ist, werden über neue und stornierte Reservierungen informiert.

Kalendersynchronisierung mit Booking.com, Airbnb und VRBO

Die Kalendersynchronisierung funktioniert über iCal-Links in beide Richtungen. Nur blockierte Termine werden ausgetauscht. Preise, Gästenamen und andere Details nicht, und es ist keine direkte Verbindung zu diesen Seiten.

Jeder Zimmertyp hat seinen eigenen Kalender auf dem Tab Kalendersynchronisierung von Zimmer & Preise:

• Export-Adresse: ein Link zu den in Ringhum gebuchten Nächten. Sie fügen ihn in Booking.com, Airbnb oder VRBO ein, damit diese die Nächte sperren. Gäste dort sehen nur "Reserviert über Ringhum", nie Namen.
• Importierte Kalender: die Export-Links dieser Seiten. Deren Buchungen sperren dann das Zimmer in Ringhum und erscheinen auf der Seite Reservierungen als importierte Sperren.

Einen Kanal verbinden

1. Öffnen Sie in Ringhum Zimmer & Preise → Kalendersynchronisierung und klicken Sie neben der Export-Adresse des Zimmertyps auf Kopieren.
2. Öffnen Sie im Kanal die Kalendersynchronisierungs-Einstellungen des passenden Eintrags oder Zimmers und fügen Sie mit dieser Adresse einen neuen importierten Kalender hinzu:
   • Booking.com: Gehen Sie im Extranet zu Preise & Verfügbarkeit → Kalender synchronisieren.
   • Airbnb: Öffnen Sie die Verfügbarkeits-Einstellungen des Eintrags und suchen Sie nach Kalender verbinden (oder Kalender synchronisieren).
   • VRBO: Öffnen Sie den Kalender des Eintrags und suchen Sie nach den Import- und Exportkalender-Einstellungen.
3. Kopieren Sie auf derselben Kanalseite den eigenen Export-Link des Kanals.
4. Klicken Sie in Ringhum auf Bearbeiten beim Zimmertyp, klicken Sie unter Kalender importieren auf Kalender hinzufügen, geben Sie eine Bezeichnung wie "Airbnb" an und fügen Sie den Link ein.
5. Klicken Sie auf Speichern, dann auf Jetzt synchronisieren, um ihn sofort zu lesen.

Hinweis: Die Menübezeichnungen der Kanäle ändern sich von Zeit zu Zeit. Finden Sie sie nicht, suchen Sie in deren Hilfeseiten nach "Kalender synchronisieren" oder "iCal".

Wie oft aktualisiert wird

• Ringhum liest importierte Kalender stündlich. Jetzt synchronisieren liest sie sofort. Die Karte zeigt Zuletzt synchronisiert und wie viele importierte Sperren bevorstehen, oder den Fehler, falls ein Link nicht gelesen werden konnte.
• Die Kanäle lesen die Export-Adresse von Ringhum nach ihrem eigenen Zeitplan, meist alle paar Stunden. Ein telefonisch gebuchter Aufenthalt kann eine Weile brauchen, bis er dort als blockiert erscheint.
• Die meisten Kanäle führen eine Einheit pro Kalender, sodass jede importierte Buchung eine Einheit des Zimmertyps blockiert. Ein Zimmertyp mit mehreren Einheiten kann mehrere importierte Kalender haben, einen pro Eintrag.

Importierte Sperren werden im Kanal verwaltet. Wird dort eine Buchung entfernt, verschwindet die Sperre bei der nächsten Synchronisierung auch aus Ringhum. Sie lösen keine Gästenachrichten oder Team-Benachrichtigungen von Ringhum aus.

Wichtig: Adresse neu erzeugen erstellt eine neue Export-Adresse. Die alte funktioniert überall nicht mehr, wo sie eingefügt wurde, fügen Sie also die neue erneut in jeden Kanal ein.

Problembehandlung

Der Assistent sagt, ein Zimmer sei voll, es sieht aber frei aus. Prüfen Sie Reservierungen auf importierte Sperren an diesen Nächten, und prüfen Sie, ob Anzahl dieser Zimmer korrekt ist.

Ein importierter Kalender zeigt einen Fehler. Kopieren Sie den Export-Link erneut aus dem Kanal und ersetzen Sie ihn beim Zimmertyp. Der Link muss eine vollständige https://-Adresse sein.

Ein Gast hat keine Bestätigung erhalten. Die Reservierung benötigt eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer, die Ihr Workspace textbenachrichtigen kann.