Bestellungen aufnehmen und Bestellstatus abfragen

Ihr Assistent kann Bestellungen für Abholung, Lieferung oder vor Ort entgegennehmen, bei Anrufen und in Textgesprächen. Er verkauft nur, was auf Ihrer Speisekarte steht, zu Ihren Preisen, und berechnet jede Bestellung mit Ihren Gebühren und Regeln, bevor der Kunde bestätigt. Bestellungen landen auf einem Live-Board für Ihre Küche oder Ihren Laden und können an Ihre Kasse, Ihren Online-Shop oder Bondrucker gesendet werden. Anrufer können sich auch nach dem Status ihrer Bestellung erkundigen.

Bestellungen funktionieren in jedem Plan.

Bevor Sie beginnen

Die Bestellseiten heißen Bestellungen und Speisekarte & Produkte im Bereich Tagesgeschäft der Seitenleiste. Sie werden standardmäßig angezeigt, wenn Branche unter Unternehmen → Profil auf Restaurant oder Einzelhandel / E-Commerce gesetzt ist, sowie für jeden Workspace, der bereits Produkte oder Bestellungen hat. Sehen Sie sie nicht, klicken Sie neben Tagesgeschäft auf Dieses Menü anordnen und schalten Sie sie ein.

Schritt 1: Ihre Speisekarte hinzufügen

Öffnen Sie Speisekarte & Produkte. Klicken Sie auf dem Tab Produkte auf Produkt hinzufügen und füllen Sie aus:

• Name, Preis, Kategorie und Beschreibung. Der Assistent nutzt die Beschreibung, um Fragen wie "Ist es scharf?" zu beantworten.
• Optionen: Gruppen von Auswahlmöglichkeiten wie Größen oder Extras. Wählen Sie für jede Gruppe Pflichtauswahl (der Anrufer muss eine wählen) oder Mehrfachauswahl. Jede Wahlmöglichkeit kann einen Aufpreis haben.
• SKU / Kassencode, falls Ihre Kasse einen benötigt.
• Verfügbar. Ausverkaufte Produkte werden Anrufern nicht angeboten. Sie können auch in der Liste auf das Abzeichen Verfügbar oder Ausverkauft eines Produkts klicken, um es umzuschalten.

Sie können Ihre Speisekarte auch auf dem Tab Importieren importieren:

• Aus Ihrem Shop oder Kassensystem: Verbinden Sie Square, Clover, HubRise, Shopify oder WooCommerce unter Integrationen, klicken Sie dann auf Speisekarte importieren. Produkte, Preise, Größen und Modifikatoren werden übernommen. Führen Sie es jederzeit erneut aus, um Änderungen zu übernehmen. Nichts wird gelöscht.
• Aus einer Tabelle: Laden Sie eine CSV-Datei hoch, deren erste Zeile die Spalten benennt, mit mindestens name und price. Optionale Spalten sind category, description, options und sku. Zeilen mit demselben Namen und derselben Kategorie aktualisieren das bestehende Produkt.

In der Spalte options bedeutet ein * nach einem Gruppennamen, dass der Anrufer eine Wahl treffen muss, ein + steht für eine beliebige Anzahl, und +2 nach einer Wahlmöglichkeit fügt dem Preis 2,00 hinzu. Zum Beispiel: Größe*: Klein, Mittel +2, Groß +4; Extras+: Käse +1.5, Oliven +1.

Schritt 2: Ihre Bestellregeln festlegen

Auf dem Tab Abholung & Lieferung:

Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Schritt 3: Bestellungen für den Assistenten aktivieren

1. Öffnen Sie Assistenten, dann den Assistenten, dann den Tab Fähigkeiten.
2. Schalten Sie Bestellungen aufnehmen ein und speichern Sie.

Der Tab bestätigt dann, für wie viele Produkte der Assistent Bestellungen aufnimmt, oder warnt Sie, dass Ihre Speisekarte leer ist.

Wie der Assistent eine Bestellung aufnimmt

1. Er nimmt die Bestellung Artikel für Artikel auf und fragt nur nach den erforderlichen Auswahlmöglichkeiten, etwa der Größe, sowie der Menge.
2. Er berechnet die Bestellung mit Ihrer Speisekarte, Ihren Gebühren und Mindestbeträgen. Er berechnet Summen nie selbst. Stimmt etwas nicht, etwa ein unbekannter Artikel, eine fehlende Größe oder eine geschlossene Küche, klärt er das mit dem Anrufer.
3. Er fragt nach Abholung oder Lieferung (nur was Sie anbieten) und nimmt bei Lieferung die vollständige Adresse auf.
4. Er erfragt den Namen des Anrufers. Die Nummer, von der aus angerufen wird, wird automatisch gespeichert.
5. Er liest Bestellung und Summe vor und gibt sie erst auf, nachdem der Anrufer zugestimmt hat.

Der Kunde erhält dann eine Bestätigung. Per Text liest sich das zum Beispiel so: "Northside Pizza: Bestellung #1042 eingegangen, Summe 24,50 $." Per E-Mail erhält er die vollständige Bestellung, sofern er eine Adresse angegeben hat. Haben Sie einen Zahlungslink für Bestellungen eingerichtet, ist er enthalten. Siehe Zahlungslinks.

Das Bestell-Board

Bestellungen → Board zeigt offene Bestellungen in Spalten: Neu, Bestätigt, In Zubereitung, Bereit, sowie In Zustellung, falls Sie liefern. Bestellungen für mehr als 12 Stunden im Voraus warten unter Für später geplant. Verlauf listet jede Bestellung auf, mit Suche nach Bestellnummer, Name oder Telefon, und CSV exportieren.

Jede Bestellung bewegt sich mit einem Klick vorwärts: Annehmen, Zubereitung starten, Als fertig markieren, In Zustellung (nur Lieferbestellungen), dann Abschließen. Der Kunde wird informiert, sobald die Bestellung bestätigt, fertig, unterwegs oder storniert ist. Sie können auch Bestellung stornieren, mit einem optionalen, dem Kunden mitgeteilten Grund, sowie Als bezahlt markieren.

Um eine Bestellung von Hand hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Bestellung. Preise stammen aus Ihrer Speisekarte, und Ihre Bestellregeln werden nicht geprüft.

Teammitglieder mit aktiviertem Bestellungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen werden über neue und stornierte Bestellungen informiert.

Bestellungen an Ihre anderen Tools senden

Verbinden Sie diese unter Integrationen, und neue Bestellungen werden dort automatisch gesendet:

Stornieren Sie eine Bestellung in Ringhum, wird sie auch in Square, HubRise, Shopify und WooCommerce storniert und aus Clover entfernt. Andere Statusänderungen werden in diesen Apps verwaltet. Die Zeile Gesendet an der Bestellung zeigt, wohin sie ging. Nutzen Sie Letzte Zustellungen auf der Karte jeder App, um zu prüfen, was gesendet wurde. Siehe Zustellungsprobleme beheben.

Bestellstatus abfragen und stornieren

Anrufer können fragen "Wo ist meine Bestellung?":

• In Ringhum aufgenommene Bestellungen werden anhand der Nummer gefunden, von der aus der Anrufer anruft, oder anhand einer von ihm genannten Bestellnummer. Zum Schutz der Privatsphäre findet der Assistent nur die eigenen Bestellungen des Anrufers.
• Bestellungen aus einem verbundenen Shopify- oder WooCommerce-Shop können auch über die beim Checkout verwendete E-Mail-Adresse oder die Bestellnummer gefunden werden. Der Assistent liest Status, Artikel, Summe und etwaige Sendungsverfolgungsdetails vor.

Anrufer können ihre eigene Bestellung stornieren, solange sie Neu oder Bestätigt ist. Sobald die Zubereitung begonnen hat, bietet der Assistent stattdessen an, eine Nachricht für Ihr Team aufzunehmen.

Problembehandlung

Der Assistent bietet keine Bestellungen an. Prüfen Sie, ob Bestellungen aufnehmen unter den Fähigkeiten des Assistenten aktiviert ist und mindestens ein Produkt als Verfügbar markiert ist.

Der Assistent sagt, Sie hätten geschlossen. Bestellungen außerhalb der Öffnungszeiten annehmen ist ausgeschaltet, und die Bestellung ist für eine Zeit außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Anrufer können weiterhin für einen späteren Zeitpunkt bestellen.

Eine Bestellung ist nicht bei meiner Kasse angekommen. Öffnen Sie die Karte der App unter Integrationen und prüfen Sie Letzte Zustellungen auf den Fehler.