Δωμάτια, κρατήσεις και συγχρονισμός ημερολογίου

Αν διαχειρίζεστε ξενοδοχείο, guesthouse ή ενοικιαζόμενο κατάλυμα διακοπών, ο βοηθός σας μπορεί να λαμβάνει κρατήσεις δωματίων. Ελέγχει ποιοι τύποι δωματίων είναι ελεύθεροι για τις ημερομηνίες του καλούντος, δίνει τιμή από τις τιμές σας, συλλέγει τα στοιχεία του επισκέπτη και κλείνει τη διαμονή. Ο συγχρονισμός ημερολογίου με τα Booking.com, Airbnb και VRBO αποτρέπει τις ίδιες διανυκτερεύσεις από το να πωληθούν δύο φορές.

Οι κρατήσεις λειτουργούν σε κάθε πλάνο.

Πριν ξεκινήσετε

Οι σελίδες είναι Κρατήσεις και Δωμάτια & τιμές στο τμήμα Λειτουργίες της πλαϊνής μπάρας. Εμφανίζονται εξ ορισμού όταν ο Κλάδος στο Εταιρεία → Προφίλ είναι ορισμένος σε Ξενοδοχείο / φιλοξενία, και για κάθε χώρο εργασίας που ήδη έχει τύπους δωματίων. Αν δεν τις βλέπετε, κάντε κλικ στο Διάταξη αυτού του μενού δίπλα στο Λειτουργίες και ενεργοποιήστε τις.

Βήμα 1: Προσθέστε τους τύπους δωματίων σας

Ανοίξτε Δωμάτια & τιμές και κάντε κλικ στο Προσθήκη τύπου δωματίου. Ένας τύπος δωματίου είναι ένα είδος δωματίου που ενοικιάζετε, όπως «Δίκλινο με θέα στη θάλασσα». Συμπληρώστε:

• Όνομα και, προαιρετικά, Κατηγορία.
• Τιμή ανά διανυκτέρευση.
• Πόσα δωμάτια αυτού του τύπου: πόσες πανομοιότυπες μονάδες μπορούν να κλειστούν ταυτόχρονα.
• Ενήλικες και Παιδιά: πόσους επισκέπτες κοιμίζει μία μονάδα. Τα παιδιά προστίθενται πάνω από τους ενήλικες.
• Παροχές (χωρισμένες με κόμμα) και Περιγραφή. Ο βοηθός τις διαβάζει όταν ρωτηθεί, για παράδειγμα «έχει μπανιέρα;».
• Δυνατότητα κράτησης. Οι κλειστοί τύποι δωματίων δεν προσφέρονται στους καλούντες.

Για να χρεώνετε περισσότερο σε υψηλή σεζόν ή σε αργίες, κάντε κλικ στο Προσθήκη τιμής στο Εποχιακές τιμές και εισαγάγετε εύρος ημερομηνιών και τιμή ανά διανυκτέρευση. Κάθε διανυκτέρευση μιας διαμονής τιμολογείται ξεχωριστά, οπότε μια διαμονή που εκτείνεται σε υψηλή σεζόν τιμολογείται σωστά. Χωρίς εποχιακές τιμές, η τιμή ανά διανυκτέρευση ισχύει όλο τον χρόνο.

Βήμα 2: Ορίστε τους κανόνες του καταλύματός σας

Στην καρτέλα Ρυθμίσεις ξενοδοχείου:

Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ρυθμίσεων.

Βήμα 3: Ενεργοποιήστε τις κρατήσεις για τον βοηθό

1. Ανοίξτε Βοηθοί, μετά τον βοηθό, μετά την καρτέλα Δυνατότητες.
2. Ενεργοποιήστε το Λήψη κρατήσεων δωματίων και αποθηκεύστε.

Η καρτέλα τότε επιβεβαιώνει για πόσους τύπους δωματίων λαμβάνει κρατήσεις ο βοηθός.

Πώς ο βοηθός κλείνει μια διαμονή

1. Ζητά τις ημερομηνίες check-in και check-out (ή την ημερομηνία άφιξης και τον αριθμό διανυκτερεύσεων) και πόσους ενήλικες και παιδιά.
2. Ελέγχει ποιοι τύποι δωματίων είναι ελεύθεροι και αρκετά μεγάλοι, και τους προσφέρει με την τιμή ανά διανυκτέρευση και το σύνολο.
3. Όταν ο καλών επιλέξει δωμάτιο, διαβάζει τη σύνοψη πίσω, παίρνει το όνομα του επισκέπτη και, αν θέλει email επιβεβαίωσης, τη διεύθυνση email του.
4. Κλείνει τη διαμονή μόνο αφού ο καλών πει ναι, μετά δίνει τον αριθμό κράτησης και την ώρα check-in.

Ένας τύπος δωματίου είναι ελεύθερος όταν λιγότερες μονάδες είναι κλεισμένες για οποιαδήποτε από αυτές τις διανυκτερεύσεις απ' όσες ορίζει το Πόσα δωμάτια αυτού του τύπου. Οι κρατήσεις σε αίτημα, επιβεβαιωμένες και σε check-in μετρούν, συμπεριλαμβανομένων διανυκτερεύσεων που μπλοκάρονται από τα άλλα κανάλια κρατήσεών σας.

Ο επισκέπτης λαμβάνει επιβεβαίωση με email αν έδωσε ένα, και με μήνυμα κειμένου αν ο χώρος εργασίας σας μπορεί να του στείλει. Με την αυτόματη επιβεβαίωση απενεργοποιημένη, το μήνυμα κειμένου λέει ότι η κράτηση λήφθηκε και ότι θα την επιβεβαιώσετε σύντομα. Λαμβάνουν δεύτερο μήνυμα όταν την επιβεβαιώσετε.

Οι καλούντες μπορούν επίσης να ρωτήσουν για μια διαμονή που έκλεισαν. Ο βοηθός βρίσκει τις δικές του κρατήσεις του καλούντος με βάση τον αριθμό από τον οποίο καλεί, και μπορεί να ακυρώσει μία πριν από το check-in. Αναφέρει τότε την πολιτική ακύρωσής σας.

Η σελίδα Κρατήσεις

Το Κρατήσεις δείχνει Αφίξεις σήμερα και Αναχωρήσεις σήμερα στην κορυφή, μετά τις επερχόμενες διαμονές σας. Φιλτράρετε κατά κατάσταση ή αναζητήστε κατά αριθμό κράτησης, επισκέπτη ή τηλέφωνο. Το Εξαγωγή CSV κατεβάζει τη λίστα.

Ανοίξτε μια κράτηση για να τη μετακινήσετε μέσα από τις καταστάσεις της: Επιβεβαίωση, Check-in, Check-out, Μη εμφάνιση ή Ακύρωση κράτησης. Ένας λόγος που δίνετε κατά την ακύρωση στέλνεται στον επισκέπτη.

Για να προσθέσετε μια διαμονή με το χέρι, κάντε κλικ στο Νέα κράτηση, επιλέξτε τις ημερομηνίες και τους επισκέπτες, και κάντε κλικ στο Έλεγχος διαθεσιμότητας. Ο έλεγχος μετράει και τα μπλοκαρίσματα από Booking.com και Airbnb. Οι τιμές προέρχονται από τον τύπο δωματίου και τις εποχιακές τιμές του. Οι κρατήσεις που προστίθενται με το χέρι παρακάμπτουν την ελάχιστη και μέγιστη διαμονή.

Τα μέλη της ομάδας που έχουν ενεργοποιημένο το Κρατήσεις στο Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις ενημερώνονται για νέες και ακυρωμένες κρατήσεις.

Συγχρονισμός ημερολογίου με Booking.com, Airbnb και VRBO

Ο συγχρονισμός ημερολογίου λειτουργεί μέσω συνδέσμων iCal και προς τις δύο κατευθύνσεις. Ανταλλάσσονται μόνο οι μπλοκαρισμένες ημερομηνίες. Οι τιμές, τα ονόματα επισκεπτών και άλλα στοιχεία όχι, και δεν πρόκειται για απευθείας σύνδεση με αυτούς τους ιστότοπους.

Κάθε τύπος δωματίου έχει το δικό του ημερολόγιο στην καρτέλα Συγχρονισμός ημερολογίου του Δωμάτια & τιμές:

• Διεύθυνση εξαγωγής: ένας σύνδεσμος προς τις διανυκτερεύσεις που έχουν κλειστεί στο Ringhum. Τον επικολλάτε στο Booking.com, Airbnb ή VRBO ώστε να μπλοκάρουν αυτές τις διανυκτερεύσεις. Οι επισκέπτες εκεί βλέπουν μόνο «Κλεισμένο μέσω Ringhum», ποτέ ονόματα.
• Εισαγόμενα ημερολόγια: οι σύνδεσμοι εξαγωγής από αυτούς τους ιστότοπους. Οι κρατήσεις τους στη συνέχεια μπλοκάρουν το δωμάτιο στο Ringhum και εμφανίζονται στη σελίδα Κρατήσεις ως εισαγόμενα μπλοκαρίσματα.

Συνδέστε ένα κανάλι

1. Στο Ringhum, ανοίξτε Δωμάτια & τιμές → Συγχρονισμός ημερολογίου και κάντε κλικ στο Αντιγραφή δίπλα στη Διεύθυνση εξαγωγής του τύπου δωματίου.
2. Στο κανάλι, ανοίξτε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού ημερολογίου της αντίστοιχης καταχώρισης ή δωματίου, και προσθέστε νέο εισαγόμενο ημερολόγιο με αυτή τη διεύθυνση:
   • Booking.com: στο Extranet, πηγαίνετε στο Rates & Availability → Sync calendars.
   • Airbnb: ανοίξτε τις ρυθμίσεις Availability της καταχώρισης και αναζητήστε το Connect calendars (ή Sync calendars).
   • VRBO: ανοίξτε το ημερολόγιο της καταχώρισης και αναζητήστε τις ρυθμίσεις εισαγωγής και εξαγωγής ημερολογίου.
3. Στην ίδια σελίδα του καναλιού, αντιγράψτε τον δικό του σύνδεσμο εξαγωγής.
4. Πίσω στο Ringhum, κάντε κλικ στο Επεξεργασία στον τύπο δωματίου, κάντε κλικ στο Προσθήκη ημερολογίου στο Εισαγωγή ημερολογίων, δώστε του μια Ετικέτα όπως «Airbnb», και επικολλήστε τον σύνδεσμο.
5. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση, μετά στο Συγχρονισμός τώρα για να το διαβάσετε αμέσως.

Σημείωση: Τα ονόματα μενού των καναλιών αλλάζουν κατά καιρούς. Αν δεν τα βρίσκετε, αναζητήστε στις σελίδες βοήθειάς τους «sync calendars» ή «iCal».

Πόσο συχνά ενημερώνεται

• Το Ringhum διαβάζει τα εισαγόμενα ημερολόγια κάθε ώρα. Το Συγχρονισμός τώρα τα διαβάζει αμέσως. Η κάρτα δείχνει Τελευταίος συγχρονισμός και πόσα εισαγόμενα μπλοκαρίσματα υπάρχουν μπροστά, ή το σφάλμα αν ένας σύνδεσμος δεν μπόρεσε να διαβαστεί.
• Τα κανάλια διαβάζουν τη διεύθυνση εξαγωγής του Ringhum με το δικό τους πρόγραμμα, συνήθως κάθε λίγες ώρες. Μια διαμονή που κλείστηκε στο τηλέφωνο μπορεί να χρειαστεί χρόνο για να εμφανιστεί μπλοκαρισμένη εκεί.
• Τα περισσότερα κανάλια παραθέτουν μία μονάδα ανά ημερολόγιο, οπότε κάθε εισαγόμενη κράτηση μπλοκάρει μία μονάδα του τύπου δωματίου. Ένας τύπος δωματίου με πολλές μονάδες μπορεί να έχει πολλά εισαγόμενα ημερολόγια, ένα ανά καταχώριση.

Τα εισαγόμενα μπλοκαρίσματα διαχειρίζονται στο κανάλι. Όταν μια κράτηση αφαιρείται εκεί, το μπλοκάρισμα εξαφανίζεται από το Ringhum στον επόμενο συγχρονισμό. Δεν στέλνουν μηνύματα επισκεπτών ή ειδοποιήσεις ομάδας από το Ringhum.

Σημαντικό: Το Επαναδημιουργία διεύθυνσης δημιουργεί νέα διεύθυνση εξαγωγής. Η παλιά σταματά να λειτουργεί παντού όπου είχε επικολληθεί, οπότε επικολλήστε τη νέα σε κάθε κανάλι ξανά.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Ο βοηθός λέει ότι ένα δωμάτιο είναι γεμάτο, αλλά φαίνεται ελεύθερο. Ελέγξτε το Κρατήσεις για εισαγόμενα μπλοκαρίσματα εκείνες τις διανυκτερεύσεις, και ελέγξτε ότι το Πόσα δωμάτια αυτού του τύπου είναι σωστό.

Ένα εισαγόμενο ημερολόγιο δείχνει σφάλμα. Αντιγράψτε ξανά τον σύνδεσμο εξαγωγής από το κανάλι και αντικαταστήστε τον στον τύπο δωματίου. Ο σύνδεσμος πρέπει να είναι πλήρης διεύθυνση https://.

Ένας επισκέπτης δεν έλαβε επιβεβαίωση. Η κράτηση χρειάζεται διεύθυνση email, ή τηλεφωνικό αριθμό στον οποίο μπορεί να στείλει μήνυμα ο χώρος εργασίας σας.