Ημερολόγια και απασχολημένες ώρες

Όταν ο βοηθός προσφέρει ώρες ραντεβού, χρησιμοποιεί τις ώρες λειτουργίας και τους κανόνες κράτησης, τα ραντεβού που υπάρχουν ήδη στο Ringhum, και τις απασχολημένες ώρες από κάθε ημερολόγιο που συνδέετε. Η σύνδεση του ημερολογίου που ήδη χρησιμοποιείτε αποτρέπει τον βοηθό από το να κλείσει πάνω σε επίσκεψη σε οδοντίατρο, μια συνάντηση ή μια κράτηση που έγινε αλλού. Ορισμένα ημερολόγια διαβάζονται μόνο. Το Google Calendar μπορεί επίσης να λαμβάνει τις κρατήσεις που κάνει ο βοηθός.

Ποια ημερολόγια μπορείτε να συνδέσετε

Το Google Calendar συνδέεται με σύνδεση στον λογαριασμό σας Google. Τα Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling και Square Appointments συνδέονται με κλειδί API ή token πρόσβασης από αυτή την υπηρεσία. Ο διάλογος σύνδεσης σάς λέει πού να το βρείτε. Δείτε Σύνδεση εφαρμογής.

Πώς λειτουργούν οι απασχολημένες ώρες

• Οι απασχολημένες ώρες μπλοκάρουν όλο τον χώρο εργασίας. Ένα απασχολημένο διάστημα σε συνδεδεμένο ημερολόγιο αφαιρεί εκείνη την ώρα για κάθε μέλος προσωπικού και υπηρεσία.
• Το Ringhum διαβάζει το ημερολόγιό σας όταν ο βοηθός, ή ένας πελάτης στη σελίδα κράτησής σας, αναζητά ελεύθερες ώρες. Δεν αντιγράφει τα γεγονότα σας στο Ringhum.
• Οι απασχολημένες ώρες διατηρούνται για περίπου δύο λεπτά. Ένα γεγονός που προσθέτετε στο ημερολόγιό σας μπορεί να χρειαστεί έως δύο λεπτά για να μπλοκάρει τον βοηθό.
• Για το Google Calendar, το Ringhum διαβάζει το κύριο ημερολόγιο του λογαριασμού Google με τον οποίο συνδεθήκατε.
• Για τα Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling και Square Appointments, οι κρατήσεις σε εκείνη την υπηρεσία μετρούν ως απασχολημένες. Οι ακυρωμένες κρατήσεις όχι.

Οι δικοί σας κανόνες κράτησης εξακολουθούν να ισχύουν από πάνω: ώρες λειτουργίας, αργίες, περιθώρια, χρόνος προειδοποίησης και πόσο μπροστά μπορούν να κλείσουν ραντεβού οι πελάτες. Δείτε Κανόνες διαθεσιμότητας.

Αμφίδρομος συγχρονισμός Google Calendar

Όταν συνδέετε το Google Calendar, συμβαίνουν δύο πράγματα:

1. Οι απασχολημένες ώρες στο Google ημερολόγιό σας μπλοκάρουν τη διαθεσιμότητα του βοηθού.
2. Κάθε ραντεβού που κλείνεται στο Ringhum, από τον βοηθό, την ομάδα σας, τη σελίδα κράτησης ή το API, προστίθεται στο Google ημερολόγιό σας. Το γεγονός δείχνει την υπηρεσία, το όνομα του πελάτη, και τον αριθμό τηλεφώνου και το email όταν δόθηκαν. Ένα αναπρογραμματισμένο ραντεβού μετακινεί το γεγονός. Ένα ακυρωμένο ραντεβού το αφαιρεί.

Η κάρτα Google Calendar δείχνει τον λογαριασμό που συνδέσατε και αν «οι κρατήσεις καταγράφονται σε αυτό» ή είναι «μόνο για ανάγνωση».

Διακοπή καταγραφής κρατήσεων στο Google Calendar

Αν θέλετε το Google Calendar μόνο να μπλοκάρει ώρες, χωρίς να λαμβάνει κρατήσεις:

1. Ανοίξτε Ενσωματώσεις και βρείτε την κάρτα Google Calendar.
2. Κάντε κλικ στο Διακοπή καταγραφής κρατήσεων.

Η κάρτα τώρα λέει μόνο για ανάγνωση. Οι απασχολημένες ώρες σας εξακολουθούν να μπλοκάρουν τον βοηθό. Για να ξαναρχίσετε την καταγραφή, κάντε κλικ στο Καταγραφή κρατήσεων. Οι κρατήσεις που έγιναν ενώ η καταγραφή ήταν απενεργοποιημένη δεν προστίθενται αργότερα.

Σημείωση: Η παύση του Google Calendar σταματά και τις δύο κατευθύνσεις. Όσο είναι σε παύση, οι απασχολημένες ώρες του επίσης δεν μπλοκάρουν τον βοηθό.

Η ροή ημερολογίου (ICS)

Η κάρτα Ροή ημερολογίου (ICS) σάς δίνει έναν ιδιωτικό σύνδεσμο προς τα ραντεβού σας στο Ringhum. Εγγραφείτε σε αυτόν από το Apple Calendar, το Outlook, το Google Calendar ή οποιαδήποτε εφαρμογή ημερολογίου δέχεται URL ημερολογίου. Στη συνέχεια βλέπετε τις κρατήσεις σας δίπλα στα άλλα γεγονότα σας.

1. Στην κάρτα Ροή ημερολογίου (ICS), κάντε κλικ στο Αντιγραφή συνδέσμου.
2. Στην εφαρμογή ημερολογίου σας, προσθέστε ένα ημερολόγιο μέσω URL (συχνά ονομάζεται «εγγραφή» ή «από URL») και επικολλήστε τον σύνδεσμο.

Η ροή περιλαμβάνει ραντεβού από τις τελευταίες 60 ημέρες και όλα τα μελλοντικά. Η εφαρμογή ημερολογίου σας αποφασίζει πόσο συχνά ανανεώνεται, οπότε οι αλλαγές μπορεί να χρειαστούν λίγο χρόνο για να εμφανιστούν εκεί. Η ροή είναι μονής κατεύθυνσης: τα γεγονότα στο ημερολόγιό σας δεν μπλοκάρουν τον βοηθό.

Σημαντικό: Οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο μπορεί να δει τα ραντεβού σας. Αν μοιράστηκε κατά λάθος, κάντε κλικ στο Επαναδημιουργία. Ο παλιός σύνδεσμος σταματά να λειτουργεί, και κάθε ημερολόγιο που τον χρησιμοποιεί πρέπει να εγγραφεί ξανά με τον νέο σύνδεσμο.

Ξενοδοχεία: Booking.com, Airbnb και Vrbo

Τα ημερολόγια δωματίων δεν συνδέονται εδώ. Ρυθμίζονται για κάθε δωμάτιο στο Δωμάτια & τιμές, χρησιμοποιώντας συνδέσμους ημερολογίου και προς τις δύο κατευθύνσεις. Τα εισαγόμενα ημερολόγια διαβάζονται περίπου κάθε ώρα, και μπορείτε να κάνετε κλικ στο Συγχρονισμός τώρα σε ένα δωμάτιο για να τα διαβάσετε αμέσως. Δείτε Δωμάτια, κρατήσεις και συγχρονισμός ημερολογίου.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Ο βοηθός πρότεινε ώρα που είναι απασχολημένη στο ημερολόγιό μου. Ελέγξτε ότι η κάρτα ημερολογίου δείχνει Συνδεδεμένο και όχι Σφάλμα ή Σε παύση. Αν προσθέσατε το γεγονός τα τελευταία λίγα λεπτά, περιμένετε και δοκιμάστε ξανά. Για το Google Calendar, βεβαιωθείτε ότι το γεγονός είναι στο κύριο ημερολόγιο του συνδεδεμένου λογαριασμού και δεν είναι σημειωμένο ως ελεύθερο.

Έλαβα email που λέει ότι το Google Calendar είναι αποσυνδεδεμένο. Η σύνδεση με το Google έχει λήξει ή αφαιρέθηκε. Μέχρι να επανασυνδεθείτε, οι απασχολημένες ώρες του δεν διαβάζονται, και οι κρατήσεις θα μπορούσαν να επικαλυφθούν με τα γεγονότα σας στο Google. Κάντε κλικ στο Επανασύνδεση στην κάρτα Google Calendar και συνδεθείτε ξανά. Αυτό το email αποστέλλεται στον ιδιοκτήτη του χώρου εργασίας το πολύ μία φορά την ημέρα.

Οι κρατήσεις δεν εμφανίζονται στο Google Calendar. Ελέγξτε ότι η κάρτα λέει ότι οι κρατήσεις καταγράφονται σε αυτό, όχι μόνο για ανάγνωση. Αν η κάρτα δείχνει Σφάλμα, κάντε κλικ στο Επανασύνδεση.

Δεν μπορώ να συνδέσω το Google Calendar ή το Calendly. Και τα δύο ανήκουν στα πλάνα Team και Scale. Σε άλλα πλάνα, χρησιμοποιήστε τη ροή ημερολογίου, το Cal.com, το Acuity Scheduling ή το Square Appointments. Δείτε Αλλαγή πλάνων.