Cómo se calcula la disponibilidad

Cuando quien llama pide una cita, o un cliente abre tu página de reservas, Ringhum calcula las horas libres al instante. Tu asistente y la página de reservas usan el mismo cálculo, así que nunca se contradicen. Este artículo explica cada regla, dónde se configura y cómo se combinan.

Todas las horas usan la zona horaria de tu espacio de trabajo, que configuras en Ajustes → Espacio de trabajo → Zona horaria del espacio de trabajo.

Dónde están los ajustes

La mayoría de las reglas están en Empresa → Horarios y reservas. Haz clic en Guardar horarios y reglas después de un cambio.

Las reglas, paso a paso

Para cada día, Ringhum aplica estas comprobaciones en orden:

1. Cierres. Si la fecha está en Festivos y cierres, el día entero está cerrado.
2. Horario de apertura. Los tramos horarios del día son las únicas horas que se pueden reservar. Un día sin ningún tramo está cerrado. Añade un segundo tramo para una pausa de comida, por ejemplo de 9:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00.
3. Mismo día. Si Permitir reservas para el mismo día está desactivado, hoy no ofrece ninguna hora.
4. Horizonte de reserva. Los días más allá de Reservar hasta (días de antelación) no ofrecen ninguna hora.
5. Antelación mínima. Se descartan las horas que empiezan antes de Antelación mínima (horas) desde ahora.
6. Horas candidatas. Las horas de inicio se distribuyen desde el comienzo de cada tramo, separadas por la Duración del tramo. Una hora de inicio solo se conserva si toda la cita, usando la Duración del servicio, termina antes del cierre de ese tramo.
7. Citas existentes. Las citas programadas y confirmadas bloquean su hora, ampliada por el Margen entre citas (min) a ambos lados. Las citas canceladas, completadas y no presentadas no bloquean nada.
8. Calendarios conectados. Los horarios ocupados de los calendarios que conectaste en Integraciones también bloquean horas. Consulta Calendarios y horarios ocupados.

Lo que queda libre es lo que se ofrece. En una llamada, el asistente ofrece varias de estas horas a la vez. En la página de reservas, los clientes ven todas las del día que elijan.

Nota: La duración del tramo y la duración del servicio son cosas distintas. La duración del tramo es el intervalo entre posibles horas de inicio. La duración es cuánto dura la cita. Un servicio de 45 minutos con una duración de tramo de 30 minutos puede empezar a las 9:00, 9:30, 10:00 y así sucesivamente.

Miembros del personal

Cuando un cliente pide una persona concreta:

• Solo las citas propias de esa persona bloquean sus horas. Las citas de otras personas no.
• Los horarios ocupados de los calendarios conectados siguen bloqueando a todos, porque se aplican a todo el espacio de trabajo.
• Si la persona tiene su propio horario de trabajo, este sustituye a tu horario de apertura para sus reservas. Por ahora, el horario de trabajo por persona solo se puede configurar mediante la API. Sin él, se aplica tu horario de apertura.

Cuando el cliente no elige a nadie (Cualquiera disponible en la página de reservas), toda cita activa del espacio de trabajo bloquea la hora, sea con quien sea.

Importante: Con Cualquiera disponible, tu negocio solo puede tener una cita a la vez. Si varias personas atienden citas en paralelo, pide a los clientes que elijan una persona, y asegúrate de que cada una figure en Empresa → Directorio del equipo.

Un ejemplo resuelto

Supongamos que tienes estos ajustes:

• Horario de apertura el martes: de 9:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00
• Duración del tramo: 30 min
• Margen entre citas (min): 15
• Antelación mínima (horas): 2
• El servicio dura 45 minutos
• Ya hay una cita reservada de 10:00 a 10:45

La cita existente bloquea de 9:45 a 11:00 una vez añadido el margen de 15 minutos a ambos lados. Para una cita de 45 minutos, el martes ofrece:

Si un cliente pregunta a las 8:30 ese martes, la antelación mínima de 2 horas también elimina las 9:00, porque empieza antes de las 10:30.

Reservas que se saltan las reglas

• Citas que añades a mano. Citas → Nueva cita reserva la hora que introduzcas sin comprobar disponibilidad, para que puedas hacer overbooking a propósito. El cliente sigue recibiendo una confirmación.
• Mover una cita. Reprogramar en una cita comprueba que la nueva hora esté libre y dentro del horario de apertura. Si no lo está, verás "Esa hora no está disponible."

Solución de problemas

El asistente dice que no hay horas libres, pero el calendario parece vacío. Comprueba, en este orden: que el día no esté en Festivos y cierres, que el día tenga horario de apertura, que la fecha esté dentro de Reservar hasta (días de antelación), y que la hora supere la Antelación mínima (horas). Luego revisa tus calendarios conectados por si hay eventos que ocupan ese día.

Un cierre que configuré el año pasado no cierra el día este año. Un cierre se aplica a una fecha exacta. Añade los festivos anuales de nuevo cada año.

Un servicio largo nunca muestra ninguna hora. Todo el servicio debe caber dentro de un único tramo de apertura. Un servicio de 120 minutos no se puede reservar en un tramo de 9:00 a 10:30, y no se extiende a través de una pausa de comida.

Se reservaron dos clientes a la misma hora. Esto ocurre cuando una reserva tiene un miembro del personal asignado y la otra no, o cuando alguien se añadió a mano en Citas. Consulta la sección de personal más arriba.