Confirmaciones, recordatorios y cambios

Toda cita en Ringhum envía mensajes automáticamente. No importa si la reservó el asistente en una llamada o en un chat, si un cliente la reservó en tu página de reservas, o si la añadiste tú a mano. El cliente recibe una confirmación al instante y un recordatorio el día antes. Se le avisa cuando la cita se mueve o se cancela. A tu equipo también se le mantiene informado.

Cómo llegan los mensajes al cliente

Cada mensaje al cliente puede enviarse de dos formas:

• Por correo, cuando la cita tiene la dirección de correo del cliente. Los correos de confirmación, reprogramación y recordatorio incluyen un archivo de calendario (appointment.ics) que añade la cita al calendario del cliente con un toque.
• Por texto, cuando tu espacio de trabajo puede enviar textos al cliente. Si el cliente te escribió a tu número de WhatsApp en las últimas 24 horas, el texto se envía por WhatsApp. Si no, se envía por SMS desde un número aprobado para enviar textos.

Cuando ambas opciones son posibles, el cliente recibe las dos. Cuando ninguna lo es, no se envía ningún mensaje, y la cita se sigue reservando igualmente.

El envío de SMS está incluido en los planes Solo, Team y Scale y necesita un número aprobado para enviar textos. Consulta Mensajes de texto (SMS). En el plan Starter, los clientes reciben correos, además de mensajes de WhatsApp cuando te han escrito allí recientemente.

Consejo: Pide una dirección de correo. El asistente la solicita al reservar y la repite en voz alta, y el correo de confirmación es el único mensaje que lleva el archivo de calendario.

Qué recibe el cliente

Los mensajes de confirmación, reprogramación y recordatorio indican al cliente que responda o te llame para hacer un cambio. Los correos muestran Qué, Cuándo (con la zona horaria), Con (el miembro del equipo, si lo hay) y Dónde. Dónde es la dirección del lugar de la cita, o la dirección de tu empresa en Empresa → Perfil. Si tienes un número de teléfono público en tu perfil, el correo indica que se llame a ese número para hacer cambios. Si tu página de reservas está activa, el correo también incluye un botón Reservar otra hora.

Los correos llevan el nombre de tu empresa. En los planes con marca en los correos, también llevan tu logo, colores y texto propios. Consulta Marca en los correos.

Recordatorios

Los recordatorios se envían automáticamente unas 24 horas antes de la hora de inicio. No hay nada que activar. Ringhum comprueba cada 30 minutos las citas que empiezan entre 23 y 25 horas a partir de ahora.

• Cada cita recibe un recordatorio.
• Mover una cita reinicia su recordatorio, para que el cliente sea avisado de la nueva hora.
• Solo se recuerdan las citas programadas y confirmadas. Las canceladas no.
• Una cita reservada con menos de unas 23 horas de antelación no recibe recordatorio, porque su momento de aviso ya ha pasado. La confirmación cubre ese caso.

Los detalles de la cita en Citas muestran Notificado con la hora de la confirmación y "recordatorio enviado" en cuanto se ha enviado el recordatorio.

Cambiar y cancelar

Desde el panel. Abre la cita en Citas:

1. Para moverla, elige una nueva fecha y hora en Reprogramar y haz clic en Mover. También puedes hacer clic en una de las horas libres sugeridas. El cliente recibe un mensaje de "reprogramada".
2. Para cancelarla, haz clic en Cancelar y confirma. El cliente recibe un mensaje de cancelación.
3. Marcar confirmada, Completada y No presentado solo cambian el estado. No envían nada al cliente.

Nota: Cuando cancelas desde el panel, el motivo enviado al cliente es "Cancelada por" seguido de tu nombre.

Por el cliente. Los clientes cambian sus reservas llamándote o escribiéndote. Cuando Reservar citas está activado para el asistente, este puede encontrar las próximas citas de quien llama por el número de teléfono desde el que llama o escribe, y moverlas o cancelarlas. Se envían los mismos mensajes que cuando lo haces tú mismo.

Qué recibe tu equipo

Todo miembro que tenga Citas activado en Ajustes → Notificaciones recibe un correo y una notificación en la aplicación cuando se reserva, reprograma o cancela una cita. La notificación enlaza con la cita.

Los mismos eventos también se:

• envían a tus webhooks como appointment.booked, appointment.rescheduled y appointment.cancelled,
• envían a las aplicaciones conectadas que reciben eventos de citas,
• escriben en los calendarios conectados que aceptan reservas, como Google Calendar.

Para ver todas las citas en tu propia aplicación de calendario, usa Citas → Feed de calendario y suscríbete al enlace desde Google, Apple u Outlook. Cada cita también tiene un enlace Descargar .ics.

Preguntas frecuentes

El cliente no recibió un texto. Comprueba que la cita tenga un número de teléfono y que tu espacio de trabajo tenga un número aprobado para enviar textos, o que el cliente te haya escrito por WhatsApp en las últimas 24 horas. Un cliente que respondió STOP ya no recibe textos.

El cliente no recibió un correo. La cita necesita una dirección de correo. Puedes verla en los detalles de la cita. Pide al cliente que revise su carpeta de spam.

¿Puedo desactivar los recordatorios o cambiar cuándo se envían? No. Los recordatorios siempre se envían unas 24 horas antes, por los mismos canales que la confirmación.

¿Las llamadas de prueba envían confirmaciones? Las reservas hechas en una llamada de prueba siguen las mismas reglas que las reales, así que usa tu propio número de teléfono y correo cuando pruebes.