Miten saatavuus lasketaan

Kun soittaja pyytää ajanvarausta tai asiakas avaa varaussivusi, Ringhum laskee vapaat ajat sillä hetkellä. Assistenttisi ja varaussivusi käyttävät samaa laskentaa, joten ne eivät koskaan ole eri mieltä. Tässä artikkelissa selitetään jokainen sääntö, missä asetat sen ja miten ne yhdistyvät.

Kaikki ajat käyttävät työtilasi aikavyöhykettä, jonka asetat kohdassa Asetukset → Työtila → Työtilan aikavyöhyke.

Mistä asetukset löytyvät

Useimmat säännöt löytyvät kohdasta Yritys → Ajat ja varaus. Napsauta Tallenna ajat ja säännöt muutoksen jälkeen.

Säännöt vaihe vaiheelta

Jokaiselle päivälle Ringhum soveltaa nämä tarkistukset tässä järjestyksessä:

1. Sulkeutumiset. Jos päivämäärä on listattu kohdassa Pyhät ja sulkeutumiset, koko päivä on suljettu.
2. Aukioloajat. Päivän aikavälit ovat ainoat ajat, jotka voidaan varata. Päivä ilman aikaväliä on suljettu. Lisää toinen aikaväli lounastaukoa varten, esimerkiksi 9:00–12:00 ja 13:00–17:00.
3. Sama päivä. Jos Salli samana päivänä tehtävät varaukset on pois päältä, tänään ei tarjota aikoja.
4. Varausaikaikkuna. Päivät, jotka ovat kauempana kuin Varattavissa (päivää etukäteen), eivät tarjoa aikoja.
5. Vähimmäisvaroitusaika. Ajat, jotka alkavat lähempänä kuin Vähimmäisvaroitusaika (tuntia) nyt-hetkestä, jätetään pois.
6. Ehdokasajat. Alkamisajat asetetaan kunkin aikavälin alusta lähtien, Aikaikkunan pituuden verran erillään. Alkamisaika säilytetään vain, jos koko ajanvaraus palvelun Keston mukaisesti päättyy ennen aikavälin loppua.
7. Olemassa olevat ajanvaraukset. Suunnitellut ja vahvistetut ajanvaraukset estävät oman aikansa, jota levennetään Puskuri välissä (min) -asetuksella molemmilta puolilta. Perutut, suoritetut ja saapumatta jättäneet ajanvaraukset eivät estä mitään.
8. Yhdistetyt kalenterit. Varatut ajat kalentereista, jotka olet yhdistänyt Integraatiot-sivulla, estävät myös aikaa. Katso Kalenterit ja varatut ajat.

Kaikki mitä jää jäljelle, tarjotaan. Puhelussa assistentti tarjoaa kerrallaan muutaman näistä ajoista. Varaussivulla asiakkaat näkevät kaikki valitsemansa päivän ajat.

Huom: Aikaikkunan pituus ja kesto ovat eri asioita. Aikaikkunan pituus on mahdollisten alkamisaikojen välinen etäisyys. Kesto on se, kuinka kauan ajanvaraus kestää. 45 minuutin palvelu, jonka aikaikkunan pituus on 30 minuuttia, voi alkaa kello 9:00, 9:30, 10:00 ja niin edelleen.

Henkilökunnan jäsenet

Kun asiakas pyytää tiettyä henkilöä:

• Vain kyseisen henkilön omat ajanvaraukset estävät hänen aikojaan. Muiden henkilöiden ajanvaraukset eivät estä mitään.
• Yhdistettyjen kalenterien varatut ajat estävät silti kaikkia, koska ne koskevat koko työtilaa.
• Jos henkilöllä on omat työaikansa, ne korvaavat aukioloaikasi hänen varauksissaan. Henkilökohtaiset työajat voi tällä hetkellä asettaa vain rajapinnan kautta. Ilman niitä sovelletaan aukioloaikojasi.

Kun asiakas ei valitse ketään tiettyä (Kuka tahansa vapaa varaussivulla), jokainen aktiivinen ajanvaraus työtilassa estää aikaa, kenen tahansa kanssa se onkin.

Tärkeää: Kuka tahansa vapaa -asetuksella yrityksesi voi pitää vain yhden ajanvarauksen kerrallaan. Jos useampi henkilö ottaa ajanvarauksia rinnakkain, pyydä asiakkaita valitsemaan henkilö, ja varmista, että jokainen henkilö on listattu kohdassa Yritys → Tiimihakemisto.

Käytännön esimerkki

Oletetaan, että sinulla on nämä asetukset:

• Aukioloajat tiistaina: 9:00–12:00 ja 13:00–17:00
• Aikaikkunan pituus: 30 min
• Puskuri välissä (min): 15
• Vähimmäisvaroitusaika (tuntia): 2
• Palvelu kestää 45 minuuttia
• Yksi ajanvaraus on jo varattu kello 10:00–10:45

Olemassa oleva ajanvaraus estää ajan 9:45–11:00, kun 15 minuutin puskuri lisätään molemmille puolille. 45 minuutin ajanvaraukselle tiistai tarjoaa:

Jos asiakas kysyy kello 8:30 samana tiistaina, 2 tunnin vähimmäisvaroitusaika poistaa myös klo 9:00:n, koska se alkaa ennen kello 10:30:a.

Varaukset, jotka ohittavat säännöt

• Käsin lisätyt ajanvaraukset. Ajanvaraukset → Uusi ajanvaraus varaa syöttämäsi ajan tarkistamatta saatavuutta, joten voit ylivarata tarkoituksella. Asiakas saa silti vahvistuksen.
• Ajanvarauksen siirtäminen. Siirrä-toiminto ajanvarauksessa tarkistaa, että uusi aika on vapaa ja aukioloaikojen sisällä. Jos ei, näet ilmoituksen "Se aika ei ole saatavilla."

Vianetsintä

Assistentti sanoo, ettei vapaita aikoja ole, vaikka kalenteri näyttää tyhjältä. Tarkista tässä järjestyksessä: päivä ei ole kohdassa Pyhät ja sulkeutumiset, päivällä on aukioloajat, päivämäärä on Varattavissa (päivää etukäteen) -rajan sisällä, ja aika on Vähimmäisvaroitusajan (tuntia) jälkeen. Tarkista sitten yhdistetyt kalenterisi tälle päivälle merkittyjen varattujen tapahtumien varalta.

Viime vuonna asettamani sulkeutuminen ei sulje päivää tänä vuonna. Sulkeutuminen koskee yhtä tarkkaa päivämäärää. Lisää vuosittaiset pyhäpäivät uudelleen joka vuosi.

Pitkä palvelu ei koskaan näytä aikoja. Koko palvelun on mahduttava yhteen aukiolovälin sisään. 120 minuutin palvelua ei voi varata 9:00–10:30-välille, eikä se ulotu lounastauon yli.

Kaksi asiakasta varasi saman ajan. Tämä tapahtuu, kun toisella varauksella on henkilökunnan jäsen ja toisella ei, tai kun joku lisättiin käsin kohdassa Ajanvaraukset. Katso henkilökuntaa koskeva osio yllä.