Vahvistukset, muistutukset ja muutokset

Jokainen Ringhumin ajanvaraus lähettää viestejä automaattisesti. Sillä ei ole väliä, varasiko assistentti ajan puhelussa vai keskustelussa, varasiko asiakas sen varaussivultasi vai lisäsitkö sen itse käsin. Asiakas saa vahvistuksen heti ja muistutuksen edellisenä päivänä. Hänelle kerrotaan, jos aika siirtyy tai perutaan. Myös tiimisi pidetään ajan tasalla.

Miten viestit tavoittavat asiakkaan

Jokainen asiakasviesti voi lähteä kahdella tavalla:

• Sähköpostitse, kun ajanvarauksella on asiakkaan sähköpostiosoite. Vahvistus-, siirto- ja muistutussähköpostit sisältävät kalenteritiedoston (appointment.ics), joka lisää ajan asiakkaan kalenteriin yhdellä napautuksella.
• Tekstiviestitse, kun työtilasi voi lähettää tekstiviestejä asiakkaalle. Jos asiakas on kirjoittanut WhatsApp-numeroosi viimeisen 24 tunnin aikana, viesti lähtee WhatsAppissa. Muutoin se lähtee tekstiviestinä numerosta, joka on hyväksytty tekstiviestien lähettämiseen.

Kun molemmat ovat mahdollisia, asiakas saa molemmat. Kun kumpikaan ei ole mahdollinen, viestiä ei lähetetä, mutta aika varataan silti.

Tekstiviestien lähettäminen sisältyy Solo-, Team- ja Scale-paketteihin ja vaatii tekstiviestien lähettämiseen hyväksytyn numeron. Katso Tekstiviestit (SMS). Starter-paketissa asiakkaat saavat sähköposteja sekä WhatsApp-viestejä, jos he ovat äskettäin kirjoittaneet sinne.

Vinkki: Pyydä sähköpostiosoitetta. Assistentti kysyy sitä varatessaan ja tavaa sen ääneen, ja vahvistussähköposti on ainoa viesti, joka sisältää kalenteritiedoston.

Mitä asiakas saa

Vahvistus-, siirto- ja muistutusviestit kehottavat asiakasta vastaamaan tai soittamaan sinulle, jos hän haluaa tehdä muutoksen. Sähköpostit näyttävät kohdat Mitä, Milloin (aikavyöhykkeen kanssa), Kenen kanssa (henkilökunnan jäsen, jos sellainen on) ja Missä. Missä on ajanvarauksen sijainnin osoite tai yrityksesi osoite kohdasta Yritys → Profiili. Jos profiilissasi on julkinen puhelinnumero, sähköposti kehottaa soittamaan sinne muutosten vuoksi. Jos varaussivusi on käytössä, sähköpostissa on myös Varaa toinen aika -painike.

Sähköpostit sisältävät yrityksesi nimen. Paketeissa, joihin kuuluu sähköpostibrändäys, niissä näkyy myös logosi, värisi ja sanamuotosi. Katso Sähköpostibrändäys.

Muistutukset

Muistutukset lähtevät automaattisesti noin 24 tuntia ennen alkamisaikaa. Mitään ei tarvitse ottaa käyttöön. Ringhum tarkistaa 30 minuutin välein ajanvaraukset, jotka alkavat 23–25 tunnin kuluttua.

• Jokainen ajanvaraus saa yhden muistutuksen.
• Ajan siirtäminen nollaa sen muistutuksen, joten asiakkaalle muistutetaan uudesta ajasta.
• Vain suunnitellusta ja vahvistetusta ajanvarauksesta muistutetaan. Perutuista ei.
• Ajanvaraus, joka tehdään alle noin 23 tuntia etukäteen, ei saa muistutusta, koska sen muistutusaika on jo mennyt. Vahvistus kattaa tämän tapauksen.

Ajanvarauksen tiedot kohdassa Ajanvaraukset näyttävät Ilmoitettu-tiedon vahvistuksen ajankohdan kanssa ja tekstin "muistutus lähetetty" heti, kun muistutus on lähtenyt.

Muuttaminen ja peruminen

Hallintapaneelista. Avaa ajanvaraus kohdassa Ajanvaraukset:

1. Siirtääksesi sitä, valitse uusi päivä ja aika kohdassa Siirrä ja napsauta Siirrä. Voit myös napsauttaa jotain ehdotetuista vapaista ajoista. Asiakas saa "siirretty"-viestin.
2. Perua sen voit napsauttamalla Peruuta ja vahvistamalla. Asiakas saa peruutusviestin.
3. Merkitse vahvistetuksi, Suoritettu ja Saapumatta jättänyt vain muuttavat tilaa. Ne eivät lähetä mitään asiakkaalle.

Huom: Kun peruutat hallintapaneelista, asiakkaalle lähetettävä syy on "Peruttu, tekijä" ja perässä nimesi.

Asiakkaan toimesta. Asiakkaat muuttavat varauksiaan soittamalla tai lähettämällä viestin sinulle. Kun Varaa aikoja on käytössä assistentille, se voi löytää soittajan tulevat ajanvaraukset numerosta, josta hän soittaa tai kirjoittaa, ja siirtää tai perua ne. Samat viestit lähtevät kuin silloin, kun teet sen itse.

Mitä tiimisi saa

Jokainen jäsen, jolla on Ajanvaraukset käytössä kohdassa Asetukset → Ilmoitukset, saa sähköpostin ja sovelluksen sisäisen ilmoituksen, kun ajanvaraus tehdään, siirretään tai perutaan. Ilmoitus linkittää ajanvaraukseen.

Samat tapahtumat myös:

• lähetetään webhookeihisi nimillä appointment.booked, appointment.rescheduled ja appointment.cancelled,
• lähetetään yhdistettyihin sovelluksiin, jotka vastaanottavat ajanvaraustapahtumia,
• kirjoitetaan yhdistettyihin kalentereihin, jotka hyväksyvät varauksia, kuten Google Calendariin.

Nähdäksesi kaikki ajanvaraukset omassa kalenterisovelluksessasi, käytä kohtaa Ajanvaraukset → Kalenterisyöte ja tilaa linkki Googlesta, Applesta tai Outlookista. Jokaisella ajanvarauksella on myös Lataa .ics -linkki.

Yleisiä kysymyksiä

Asiakas ei saanut tekstiviestiä. Tarkista, että ajanvarauksella on puhelinnumero ja että työtilallasi on tekstiviestien lähettämiseen hyväksytty numero, tai että asiakas on kirjoittanut sinulle WhatsAppissa viimeisen 24 tunnin aikana. Asiakas, joka vastasi STOP, ei enää saa tekstiviestejä.

Asiakas ei saanut sähköpostia. Ajanvaraus tarvitsee sähköpostiosoitteen. Näet sen ajanvarauksen tiedoista. Pyydä asiakasta tarkistamaan roskapostikansio.

Voinko sammuttaa muistutukset tai muuttaa niiden lähetysaikaa? Et. Muistutukset lähtevät aina noin 24 tuntia etukäteen, samoja kanavia pitkin kuin vahvistus.

Lähettävätkö testipuhelut vahvistuksia? Testipuhelussa tehdyt varaukset noudattavat samoja sääntöjä kuin oikeat, joten käytä omaa puhelinnumeroasi ja sähköpostiosoitettasi testatessasi.