Aukioloajat ja toiminta niiden ulkopuolella

Assistenttisi voi vastata ympäri vuorokauden. Aukioloajat antavat sinun päättää, mitä tapahtuu silloin, kun olet suljettu: assistentti jatkaa vastaamista, tai soittajat kuulevat lyhyen tervehdyksen ja jättävät puheluvastaajaviestin. Tässä artikkelissa käydään läpi molemmat vaihtoehdot ja muut asetukset, jotka kertovat assistentille, milloin olet auki.

Kaksi paikkaa, jotka kuvaavat aukioloaikojasi

Ringhumissa on kaksi toisiinsa liittyvää asetusta. On hyvä tietää, mitä kumpikin tekee.

Molemmat käyttävät työtilasi aikavyöhykettä. Tarkista se kohdasta Asetukset → Työtila → Työtilan aikavyöhyke.

Tärkeää: Pidä nämä kaksi samassa tahdissa. Jos Yritys-sivun aukioloaikasi kertovat, että suljet kello 18, aseta myös assistentin aukioloajat sulkeutumaan kello 18.

Aseta aukioloaikasi

1. Siirry Yritys-sivulle ja avaa Ajat ja varaus -välilehti.
2. Aseta Aukioloajat-kohdassa ajat jokaiselle päivälle. Käytä + Lisää aika toisen aikavälin lisäämiseen, esimerkiksi lounastaukoa varten. Merkitse päivä Suljettu, jos et ole auki.
3. Kopioi maanantai päiville ti–pe säästää kirjoittamista, kun arkipäivät ovat samat.
4. Napsauta Pyhät ja sulkeutumiset -kohdassa + Lisää sulkeutuminen jokaiselle päivälle, jolloin olet suljettu. Assistentti kertoo soittajille, että olet suljettu, eikä varaa aikoja näille päiville.
5. Napsauta Tallenna ajat ja säännöt.

Nämä ajat ovat osa yritystietoja, jotka assistentti vastaanottaa, kun Käytä yritysprofiilia on päällä. Assistentti tietää myös tämän päivän päivämäärän ja tämänhetkisen ajan yrityksesi sijainnissa, joten se voi kertoa soittajalle, oletko juuri nyt auki.

Ota aukioloajat käyttöön assistentille

1. Avaa Assistentit, napsauta assistenttia ja siirry Käytös-välilehdelle.
2. Kytke Aukioloajat-kortissa Käytä aukioloaikoja päälle. Sen ollessa pois päältä assistentti käyttäytyy samalla tavalla ympäri vuorokauden.
3. Aseta Avautuu ja Sulkeutuu.
4. Valitse Päivät-kohdassa päivät, jolloin olet auki. Maanantai–perjantai on valittu oletuksena.
5. Valitse, mitä tapahtuu kohdassa Aukioloaikojen ulkopuolella.
6. Napsauta Tallenna muutokset.

Assistentti käyttää yhtä avautumis- ja yhtä sulkeutumisaikaa kaikille valituille päiville. Päivä, jota ei ole valittu, lasketaan koko päivän suljetuksi.

Aukioloaikojen ulkopuolella: kaksi vaihtoehtoa

Assistentti vastaa edelleen (aukiolon ulkopuolisen viestin kanssa)

Assistentti vastaa puheluihin tavalliseen tapaan. Se voi silti vastata kysymyksiin, ottaa vastaan viestejä ja varata aikoja aukioloaikoina, käyttäen Yritys-sivun aukioloaikojasi.

Toista tervehdys ja tallenna puheluvastaajaviesti

Assistentti ei vastaa. Soittaja kuulee Puhelinvastaajan tervehdyksesi ja voi jättää viestin äänimerkin jälkeen. Jos jätät tervehdyksen tyhjäksi, soittajat kuulevat: "Kiitos, kun soitit yritykselle [yrityksesi nimi]. Olemme juuri nyt suljettuna. Jätä nimesi, numerosi ja lyhyt viesti äänimerkin jälkeen, niin soitamme sinulle takaisin."

Puheluvastaajaviesti voi olla enintään 3 minuuttia pitkä. Se voi olla lyhyempi, kun työtilassasi on vähän minuutteja ja krediittiä. Jokainen puheluvastaajaviesti päätyy Saapuneet-kansioon tallenteen ja litteroinnin kanssa, joten tiimisi voi kuunnella sen ja soittaa takaisin. Tiimin jäsenille, joilla on Uudet puheluvastaajaviestit käytössä kohdassa Asetukset → Ilmoitukset, ilmoitetaan asiasta.

Aukiolon ulkopuolinen viesti

Kun käytät aukioloaikoja, voit kirjoittaa Aukiolon ulkopuolisen viestin, enintään 500 merkkiä, esimerkiksi: "Kiitos soitostasi. Olemme juuri nyt suljettuna, mutta voin ottaa vastaan viestin tai varata sinulle ajan huomiselle."

Viestiä käytetään sivustosi widgetissä. Kun äänipuhelut widgetissä ovat suljettuina, vierailijat näkevät tämän viestin Tällä hetkellä suljettu -painikkeen alla. Jos jätät sen tyhjäksi, he näkevät: "Olemme juuri nyt suljettuna. Yritä uudelleen aukioloaikoina."

Huom: Puhelimessa assistentti ottaa aukioloaikansa kohdasta Yritys → Ajat ja varaus. Muokataksesi sitä, mitä se sanoo suljettuna olemisesta puheluissa, lisää ohjeisiisi rivi, esimerkiksi: "Kun olemme suljettu, kerro se, ja tarjoudu sitten ottamaan vastaan viesti tai varaamaan ajan aukioloajallemme."

Sivuston widget aukiolon ulkopuolella

Äänipuhelut widgetissä noudattavat assistentin aukioloaikoja:

Äänipuhelut widgetissä ovat myös suljettuina aina, kun assistentin tila ei ole Aktiivinen. Widgetin keskustelu ei riipu aukioloajoista. Katso Sivuston widget.

Yleisiä kysymyksiä

Assistentti sanoo meidän olevan suljettu, vaikka olemme auki. Tarkista työtilan aikavyöhyke kohdasta Asetukset → Työtila, sitten aukioloajat ja sulkeutumiset kohdasta Yritys → Ajat ja varaus, ja lopuksi assistentin omat aukioloajat Käytös-välilehdellä.

Voinko sulkea lounasajaksi? Yritys-sivulla kyllä: lisää toinen aikaväli käyttäen + Lisää aika. Assistentin omissa aukioloajoissa on yksi avautumis- ja yksi sulkeutumisaika päivää kohden.