Viestit, takaisinsoitot ja kiireelliset puhelut

Jotkut soittajat tarvitsevat ihmisen. Assistenttisi ei yhdistä puheluita tiimillesi. Se ottaa vastaan viestin tai takaisinsoittopyynnön kaikkine tietoineen, joita tiimisi tarvitsee seurantaan, ja merkitsee kiireelliset tapaukset. Tämä artikkeli selittää, miten se toimii ja miten varmistat, ettei mitään jää huomaamatta.

Ota se käyttöön

1. Avaa Assistentit, napsauta assistenttia ja siirry Kyvyt-välilehdelle.
2. Kytke Ota vastaan viesti päälle.
3. Napsauta Tallenna muutokset.

Ota vastaan viesti on oletuksena päällä uusille assistenteille. Se toimii puheluissa ja keskusteluissa WhatsAppissa, tekstiviesteissä ja sivustokeskustelussa.

Mitä assistentti tekee

Kun assistentti ei voi auttaa, tai joku ei ole tavoitettavissa, se tarjoaa yhtä näistä kahdesta:

Ennen kuin se tallentaa mitään, assistentti:

• kysyy soittajan nimeä. Se ei koskaan tallenna viestiä ilman sitä.
• käyttää numeroa, josta soittaja soittaa, ja kysyy toista numeroa vain, jos soittaja haluaa tulla tavoitetuksi muualla.
• kysyy sähköpostiosoitetta vain, jos ohjeesi niin sanovat, ja tavaa sen ääneen.
• vahvistaa tiedot soittajalle.

Se ei koskaan kerro soittajalle, että joku ottaa häneen yhteyttä, ennen kuin viesti tai takaisinsoittopyyntö on todella tallennettu.

Vinkki: Kerätäksesi enemmän, sano se ohjeissasi, esimerkiksi: "Ennen viestin vastaanottamista, kysy myös soittajan osoitetta ja onko hän jo asiakkaamme." Katso Hyvien ohjeiden kirjoittaminen.

Kiireelliset puhelut

Kun soittajan viesti on kiireellinen, assistentti merkitsee sen kiireelliseksi. Se päätyy Saapuneet-kansioon Korkea prioriteetti -merkinnällä, lajitellaan kärkeen ja näytetään punaisella pisteellä.

Kerro assistentille, mikä lasketaan kiireelliseksi yrityksellesi, esimerkiksi:

Käsittele puhjennut putki, kaasunhaju tai lämmityksen puuttuminen kiireellisenä. Kysy soittajan osoite ja merkitse viesti kiireelliseksi.

Voit itse muuttaa prioriteettia milloin tahansa käyttäen Merkitse korkeaksi tai Normaali prioriteetti.

Mihin viestit menevät

Jokainen viesti, takaisinsoittopyyntö ja puheluvastaajaviesti päätyy Saapuneet-kansioon, linkin kanssa puhelun transkriptioon ja assistentin keräämiin tietoihin. Sieltä tiimisi voi:

• osoittaa sen henkilölle. Osoittaminen siirtää sen tilaan Käsittelyssä, ja osoitetulle henkilölle ilmoitetaan.
• soittaa henkilölle takaisin Soita-linkin kautta, tai vastata tekstiviestillä tai WhatsAppilla, kun saatavilla.
• lisätä muistiinpanoja.
• merkitä sen Valmiiksi, tai avata sen uudelleen.

Käytä Avoimet-, Omat-, Valmiit- ja Kaikki-suodattimia listan läpikäymiseen, ja Vie CSV ladataksesi sen. Katso Saapuneet-kansio.

Miten tiimillesi ilmoitetaan

Puheluvastaajaviesteillä on oma ilmoituksensa, Uudet puheluvastaajaviestit. Katso Ilmoitukset.

Kun soittaja pyytää takaisinsoittoa ja on antanut sähköpostiosoitteen, hän saa myös sähköpostin, joka vahvistaa, että tiimisi soittaa hänelle takaisin.

Ota haltuun käynnissä oleva puhelu

Assistenttisi ei yhdistä puheluita, mutta tiimin jäsen voi astua mukaan puhelun ollessa käynnissä.

1. Ennen kuin tarvitset sitä, lisää puhelinnumerosi kohdassa Asetukset → Profiili.
2. Avaa Puhelut ja napsauta käynnissä olevaa puhelua.
3. Napsauta Ota haltuun ja vahvista.

Puhelimesi soi. Kun vastaat, assistentti pysähtyy ja soittaja kuulee sinut. Puhelun tulokseksi asetetaan Yhdistetty. Yhteen puheluun voi ottaa haltuun vain kerran, ja työtilassasi täytyy olla riittävästi minuutteja tai krediittiä molempiin puhelun osiin.

Testipuhelut

Playgroundista tulevat viestit ja takaisinsoittopyynnöt ovat simuloituja eivätkä päädy Saapuneet-kansioon. Testipuhelussa assistentin tallentamat viestit kuitenkin näkyvät Saapuneet-kansiossa, joten näet tarkalleen, mitä tiimisi tulee saamaan.

Vianetsintä

Viestit eivät päädy Saapuneet-kansioon. Tarkista, että Ota vastaan viesti on päällä ja tallennettu tälle assistentille. Ilman sitä assistentti voi vain kertoa, että tiimi ottaa yhteyttä soittajaan; se ei voi tallentaa mitään.

En saa sähköposteja uusista viesteistä. Avaa Asetukset → Ilmoitukset ja kytke Huomiota vaativat puhelut päälle. Jokainen tiimin jäsen asettaa tämän itselleen.

"Lisää puhelinnumerosi kohtaan Asetukset → Profiili ensin." Haltuunotto soittaa omaan puhelimeesi, joten se tarvitsee numerosi. Lisää se kohdassa Asetukset → Profiili ja yritä uudelleen.

"Tämä puhelu ei ole enää käynnissä." tai "Tämä puhelu on jo yhdistetty." Puhelu päättyi, tai joku jo otti sen haltuun. Avaa puhelun sivu nähdäksesi transkription, ja käytä Soita takaisin -toimintoa, jos tarvitset tavoittaa soittajan.