Rakenna assistenttisi tietopankki

Assistenttisi voi vastata vain sen perusteella, mitä sille annat. Se ei etsi tietoa internetistä eikä käytä yleistietoa. Mitä tarkempia tosiasioita annat sille, sitä harvempi soittaja kuulee "joku ottaa yhteyttä myöhemmin". Tämä artikkeli käsittelee jokaisen paikan, josta nuo tosiasiat voivat tulla, ja miten assistentti käyttää kutakin niistä.

Mistä assistentin tosiasiat tulevat

Jokainen assistentti päättää, mitä näistä se käyttää. Assistentin Tietopankki-välilehdellä:

• Käytä yritysprofiilia lisää Yritys-sivun aukioloajat, palvelut, UKK:t, henkilökunnan ja toimipisteet jokaiseen keskusteluun.
• Hae tietopankista antaa assistentin hakea asiakirjoistasi puheluiden ja keskustelujen aikana.

Molemmat ovat oletuksena päällä.

Yritysprofiili

Yritys-sivu on jaettu kaikkien assistenttiesi kesken. Sen välilehdet ovat Profiili, Ajat ja varaus, Palvelut, UKK, Tiimihakemisto, Toimipisteet, Maksut, Arvostelut ja Mitä assistentti näkee.

Nopein tapa täyttää se on Täytä sivustolta. Syötä verkkosivustosi osoite ja napsauta Tuo. Sivuston jokainen sivu luetaan, tietosi, aukioloaikasi, palvelusi ja UKK:si poimitaan, ja sivut säilytetään tietopankissa ja haetaan uudelleen viikoittain. Linkit muille sivustoille, laskentataulukoihin ja tiedostoihin ohitetaan. Valitse Korvaa jo täytetyt kentät vain, jos haluat sivuston korvaavan sen, mitä kirjoitit.

Mitä assistentti näkee -välilehti näyttää tarkan yritystietolohkon, jonka assistentti vastaanottaa. Editori pitää sitä totuutena, joten pidä se tarkkana.

UKK:t

UKK:t ovat lyhyitä, faktapohjaisia vastauksia, jotka assistentti saa antaa sanasta sanaan. Lisää niitä kohdassa Yritys → UKK käyttäen + Lisää UKK, tai napsauta Ehdota tekoälyllä luonnoksia varten. Napsauta Tallenna UKK:t, kun olet valmis.

UKK:t ovat paras paikka kysymyksille, joita kuulet joka päivä: pysäköinti, vakuutus, ilman ajanvarausta saapuminen, maksutavat.

Vinkki: Kysymykset, joihin assistenttisi ei osannut vastata oikeissa puheluissa, kerätään sinulle talteen, ja jokaisesta voi tulla UKK yhdellä napsautuksella. Katso Puheluvalmentaja ja tietoaukot.

Tietopankin asiakirjat

Pidempää materiaalia, kuten hinnastoja, käytäntöjä, tuotetietoja ja esitteitä varten käytä tietopankkia. Avaa assistentti, siirry Tietopankki-välilehdelle ja napsauta Hallitse asiakirjoja.

1. Valitse Lisää tietoa -kohdassa Teksti, Verkkosivu tai Lataa.
2. Tekstille syötä Otsikko ja liitä Sisältö.
3. Verkkosivulle syötä sivun osoite. Valitse Hae tämä sivu uudelleen joka viikko pitääksesi sen ajan tasalla. Valitse Ryömi koko sivusto (seuraa sisäisiä linkkejä ja sivustokarttaa) lisätäksesi koko sivuston, ja aseta Enimmäissivumäärä (2–200). Jokaisesta sivusta tulee oma asiakirjansa.
4. Lataukselle valitse PDF-, TXT-, MD- tai CSV-tiedosto, enintään 15 Mt.
5. Valitse Käytettävissä-kohdassa Kaikki assistentit tai yksi tietty assistentti.
6. Napsauta Lisää tietopankkiin.

Asiakirjat näyttävät Odottaa tai Käsitellään, kun niitä indeksoidaan, sitten Valmis. Jokainen jaetaan noin 900 merkin osiin, joista assistentti voi lainata. Sinulle ilmoitetaan sähköpostitse, kun asiakirja on valmis tai epäonnistuu.

Asiakirjalista näyttää jokaisen asiakirjan lähteen, laajuuden, osioiden määrän ja tilan. Verkkosivuille Automaattinen synkronointi päällä / Automaattinen synkronointi pois -painike kytkee viikoittaisen uudelleenhaun. Päivityskuvake indeksoi asiakirjan uudelleen, ja roskakorikuvake poistaa sen.

Testaa, mitä assistentti löytäisi

Tietopankkisivulla Testaa kysymystä näyttää tarkalleen, mitä assistentti löytäisi kysymykseen. Kirjoita jotain, mitä soittaja saattaisi kysyä, esimerkiksi "Tarjoatteko hampaiden valkaisua? Paljonko se maksaa?". Vastaavat UKK:t näkyvät ensin, sitten vastaavat asiakirjaosiot pisteineen.

Jos mikään ei täsmää, sivu kertoo sen: assistentti kertoisi soittajalle, että joku ottaa yhteyttä. Se on vihjeesi lisätä vastaus.

Sivun yläreunan merkki näyttää, käytetäänkö Semanttinen haku käytössä (kysymykset täsmäävät merkityksen perusteella) vai Avainsanahaku (kysymykset täsmäävät sanojensa perusteella). Avainsanahaulla käytä sanoja, joita asiakkaasi käyttävät.

Tuo sivusto yhdelle assistentille

Assistentin Tietopankki-välilehdellä on myös Tuo sivustolta. Syötä Verkkosivuston osoite ja napsauta Tuo. Sivuston jokainen sivu luetaan, indeksoidaan hakua varten puheluiden ja keskustelujen aikana, ja Anna tekoälyn kirjoittaa sivustomuistiinpanot ollessa päällä, tiivistetään kyseisen assistentin Sivustomuistiinpanoihin. Tilarivi näyttää edistymisen, ja Tuo uudelleen päivittää sen myöhemmin.

Sivustomuistiinpanot lähetetään jokaisen puhelun mukana. Voit muokata mitä tahansa, mikä on väärin tai puuttuu; kokonaiset sivut pysyvät haettavina. Vain ensimmäiset noin 3 500 merkkiä lähetetään puhelua kohden.

Kytke Anna tekoälyn kirjoittaa sivustomuistiinpanot pois, jos kirjoitat muistiinpanot itse. Sivut pysyvät edelleen indeksoituina.

Assistenttikohtaiset muistiinpanot

Assistenttikohtaiset muistiinpanot sisältävät tosiasioita, joita vain tämän assistentin tulisi tietää, esimerkiksi rivin, joka koskee vain yhtä toimipistettä. Voit tallentaa enintään 60 000 merkkiä, mutta vain ensimmäiset noin 6 000 lähetetään puhelua kohden, jotta vastaukset pysyvät nopeina. Kaikkien assistenttien jakamille tosiasioille käytä sen sijaan Yritys-sivua ja tietopankkia.

Miten assistentti käyttää tätä kaikkea

• Yritystiedot, ensimmäiset UKK:t, sivustomuistiinpanot ja assistenttimuistiinpanot ovat osa jokaista keskustelua.
• Hintoja, käytäntöjä, tuotteita tai muita tarkkoja asioita koskevissa kysymyksissä assistentti hakee UKK:istasi ja asiakirjoistasi ennen vastaamista.
• Jos mikään relevantti ei löydy, se kertoo, että joku ottaa yhteyttä arvaamisen sijaan, ja tarjoutuu ottamaan vastaan viestin, jos Ota vastaan viesti on päällä.
• Sama tieto on käytössä puheluissa, WhatsAppissa, tekstiviesteissä ja sivustokeskustelussa.

Vianetsintä

Asiakirja näyttää Epäonnistui. Virhe näkyy asiakirjan otsikon alla. "Luettavaa tekstiä ei löytynyt" tarkoittaa yleensä skannattua PDF-tiedostoa (kuva tekstistä). Liitä teksti sen sijaan. Koko sivuston ryömimisen jälkeen Poista epäonnistuneet poistaa jokaisen epäonnistuneen sivun kerralla ja säilyttää loput.

"Tiedostojen lataaminen on pois käytöstä tässä työtilassa." Lataukset on kytketty pois työtilassasi. Liitä teksti tai lisää se verkkosivuna.

Assistentti antaa edelleen vanhan hinnan. Tarkista jokainen paikka, jossa se saattaa olla kirjoitettuna: Yritys-sivu, UKK:t, sivustomuistiinpanot, assistenttikohtaiset muistiinpanot ja asiakirjat. Päivitä tai poista vanha, ja indeksoi muuttuneet asiakirjat uudelleen.

En näe Lisää tietoa -painiketta. Roolisi voi katsella tietopankkia, mutta ei muuttaa sitä. Katselijat voivat katsoa; omistajat, ylläpitäjät ja jäsenet voivat lisätä ja poistaa asiakirjoja.