Puheluvalmentaja ja tietoaukot

Assistenttisi paranee, kun korjaat asioita, jotka menivät pieleen oikeissa puheluissa. Ringhum tekee arvioinnin puolestasi. Jokainen puhelu pisteytetään, toistuvista ongelmista tulee ehdotettuja muutoksia ohjeisiin, ja kysymykset, joihin assistentti ei osannut vastata, kerätään talteen, jotta voit lisätä vastaukset. Mikään ei muutu ennen kuin hyväksyt sen.

Miten jokainen puhelu arvioidaan

Jokaisen puhelun jälkeen se arvioidaan yhdessä sen yhteenvedon kanssa. Arviointi antaa:

• Laatupisteet asteikolla 1–10 siitä, kuinka hyvin assistentti hoiti puhelun. 10 tarkoittaa, että soittaja sai kaiken tarvitsemansa sujuvasti.
• Enintään kolme ongelmaa: konkreettisia asioita, jotka assistentti teki väärin tai voisi tehdä paremmin. Esimerkkejä ovat soittajan nimen kysymättä jättäminen, väärän tai keksityn vastauksen antaminen, liika puhuminen, soittajan haluaman varauksen huomaamatta jättäminen, tai jonkin sellaisen lupaaminen, mihin se ei kykene.
• Vastaamattomat kysymykset: enintään kolme kysymystä, joita soittaja kysyi ja joihin assistentti ei osannut vastata tietämänsä perusteella.

Myös WhatsApp-, tekstiviesti- ja sivustokeskustelut arvioidaan vastaamattomien kysymysten osalta.

Roskapostipuheluita ei pisteytetä eikä valmenneta, eikä niiden kysymyksiä kerätä.

Pisteet puhelun sivulla

Avaa mikä tahansa puhelu kohdassa Puhelut. Miten assistentti onnistui -kortti näyttää pisteet asteikolla 10:

Mahdolliset ongelmat listataan pisteiden alla, linkin Katso ehdotukset assistentillesi kanssa.

Ehdotukset puheluistasi

Assistentin Käytös-välilehdellä Ehdotukset puheluistasi -kortti muuttaa nämä ongelmat konkreettisiksi muutoksiksi ohjeisiin. Kortin otsikko näyttää assistentin Keskimääräinen puhelu -pisteet viimeisiltä 30 päivältä.

Miten ehdotukset tehdään

• Kerran viikossa, maanantaiaamuna, jokaisen assistentin puhelut viimeisiltä seitsemältä päivältä arvioidaan yhdessä.
• Ongelmat, jotka esiintyivät useimmin tai maksoivat eniten, kuten menetetyt varaukset, väärä tieto tai tyytymättömät soittajat, muuttuvat enintään kolmeksi ehdotukseksi.
• Arviointi vaatii vähintään kolme pisteytettyä puhelua, joista vähintään yhdessä on ongelma.
• Assistentilla voi olla kerrallaan enintään kolme avointa ehdotusta. Uusia ei tehdä, ennen kuin sovellat tai hylkäät joitakin.
• Ehdotukset eivät koskaan keksi yritystietoja, kuten hintoja, aukioloaikoja tai käytäntöjä. Kun tieto puuttuu, ehdotus kertoo assistentin ottavan vastaan viestin arvaamisen sijaan.

Jokainen ehdotus näyttää

• lyhyen otsikon,
• syyn: mitä puheluita se auttaa ja miksi,
• tekstin, jonka se Lisää ohjeisiin,
• linkit enintään kolmeen puheluun, joihin se perustuu.

Sovella tai hylkää

1. Lue ehdotus ja avaa linkitetyt puhelut, jos haluat tarkistaa.
2. Napsauta Sovella lisätäksesi lauseen ohjeiden loppuun. Se tulee voimaan seuraavasta puhelusta alkaen.
3. Tai napsauta Hylkää pudottaaksesi sen.

Voit myöhemmin muokata sovellettua lausetta Ohjeet-laatikossa kuten mitä tahansa muuta tekstiä.

Arvioi viimeaikaiset puheluni nyt

Kun assistentilla on vähintään kolme pisteytettyä puhelua viimeisiltä 30 päivältä, voit napsauttaa Arvioi viimeaikaiset puheluni nyt sen sijaan, että odottaisit maanantaita. Se tarkastelee viimeisiä 14 päivää. Voit käyttää sitä kerran tunnissa assistenttia kohden.

Kysymykset, joihin se ei osannut vastata

Kun soittajat kysyvät jotain, mitä assistentti ei tiedä, kysymys kerätään kohtaan Kysymykset, joihin se ei osannut vastata. Löydät sen tietopankkisivun yläreunasta: avaa assistentti, siirry Tietopankki-välilehdelle ja napsauta Hallitse asiakirjoja. Tietopankki-välilehti näyttää myös linkin, kuten "3 kysymystä, joihin se ei osannut vastata", kun avoimia kysymyksiä on.

Lista näyttää eniten kysytyt kysymykset ensin. Toistuvat kysymykset ryhmitellään yhdeksi. Kun Semanttinen haku käytössä näkyy tietopankkisivulla, samaa tarkoittavat kysymykset ryhmitellään, joten "Onko teillä parkkipaikkaa?" ja "Löytyykö läheltä pysäköintiä?" lasketaan yhdeksi; muuten vain samasanaiset kysymykset ryhmitellään. Jokainen kysymys näyttää, kuinka monta kertaa se on kysytty, milloin sitä kysyttiin viimeksi, ja linkin Katso puhelu. Kolme kertaa tai useammin kysytyt kysymykset on merkitty Kysytty usein.

Lisää vastaus

1. Kirjoita vastaus kysymyksen alla olevaan laatikkoon, tai napsauta Ehdota vastausta luonnosta varten.
2. Ehdotettu vastaus käyttää vain jo kirjoittamiasi tosiasioita. Jos tieto puuttuu, se jättää hakasulkeissa olevan paikkamerkin, kuten [aukeamisaika]. Korvaa jokainen paikkamerkki.
3. Napsauta Lisää UKK:ksi.

Vastaus tallennetaan UKK:na Yritys-sivulle, ja assistentti tietää sen seuraavasta puhelusta alkaen. Jos soittajat kysyvät samaa kysymystä jatkuvasti sen jälkeen, kun siihen on vastattu, se palaa listalle, jotta voit parantaa vastausta.

Jos kysymys ei ole sinulle merkityksellinen, napsauta Ei olennainen poistaaksesi sen listalta.

Toimiva rutiini

1. Kerran viikossa avaa jokaisen assistentin Käytös-välilehti ja sovella tai hylkää uudet ehdotukset.
2. Vastaa tärkeimpiin kysymyksiin kohdassa Kysymykset, joihin se ei osannut vastata.
3. Avaa kaksi tai kolme heikoilla pisteillä ollutta puhelua ja lue transkriptio.
4. Tee testipuhelu tarkistaaksesi, että muutoksella oli haluamasi vaikutus.

Vianetsintä

"Ehdotukset ilmestyvät, kun assistentilla on ollut muutamia puheluita." Assistentilla ei vielä ole pisteytettyjä puheluita viimeisiltä 30 päivältä. Valmennus alkaa, kun sillä on vähintään kolme.

"Ei ehdotuksia juuri nyt. Assistenttisi hoitaa puheluita hyvin." Mikään ei erottunut viimeaikaisista puheluista. Uusia ehdotuksia voi ilmestyä seuraavan viikoittaisen arvioinnin jälkeen.

"Jo arvioitu äskettäin. Yritä uudelleen tunnin kuluttua." Arvioi viimeaikaiset puheluni nyt -toimintoa voi käyttää kerran tunnissa assistenttia kohden.

"Täytä ensin [hakasulkeissa] olevat osat." Vastaus sisältää yhä hakasulkeissa olevan paikkamerkin. Korvaa se oikealla tiedolla ja napsauta Lisää UKK:ksi uudelleen.

En näe Sovella- tai Lisää UKK:ksi -painikkeita. Roolisi voi katsella mutta ei muuttaa tätä assistenttia tai tietopankkia. Pyydä työtilan omistajaa, ylläpitäjää tai jäsentä.