Hyvien ohjeiden kirjoittaminen

Ohjeet kertovat assistentillesi, miten sen tulisi käyttäytyä: sen sävyn, sen säännöt ja mitä tehdä puheluissasi vastaan tulevissa tilanteissa. Yritystäsi koskevat tosiasiat kuuluvat muualle, yritysprofiiliisi ja tietopankkiin. Näiden kahden erillään pitäminen tekee assistentista nopeamman, tarkemman ja helpomman päivittää.

Missä ohjeet sijaitsevat

Avaa Assistentit, valitse assistentti ja siirry Käytös-välilehdelle. Siinä on kolme osaa, jotka muokkaavat assistentin puhetta:

Samoja ohjeita käytetään puhelinsoitoissa, WhatsAppissa, tekstiviesteissä ja sivustokeskustelussa. Puheluissa vastaukset lausutaan ääneen. Keskusteluissa ne kirjoitetaan tavallisena tekstinä.

Vinkki: Editori sanoo sen suoraan: "Lyhyet ohjeet vastaavat nopeammin." Jokainen sana ohjeissasi luetaan ennen jokaista vastausta. Keskittynyt sivullinen ohjeita voittaa pitkän.

Ensimmäisen luonnoksen saaminen

Sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä laatikosta.

• Mallit. Ohjeet-laatikon alla Ystävällinen vastaanottovirkailija, Tiukka ja tehokas ja Myynnin karsinta täyttävät kukin lyhyen lähtökohdan.
• Luo yritysprofiilista. Valitse sävy (Ystävällinen ja ammattimainen, Lämmin ja rauhallinen, Energinen ja innostunut, Muodollinen ja ytimekäs tai Rento ja leikkisä), napsauta sitten Luo yritysprofiilista. Luonnos käyttää yritystietojasi ja kykyjä, jotka olet kytkenyt päälle. Lue se, korjaa mikä on väärin, ja napsauta Tallenna muutokset.

Uusi assistentti aloittaa järkevillä oletusohjeilla: pidä vastaukset yhdessä tai kahdessa lauseessa, kysy yksi kysymys kerrallaan, tarjoudu ottamaan vastaan viesti epävarmoissa tilanteissa, ja toista nimet, numerot ja päivämäärät ääneen.

Mitä laittaa ohjeisiisi

Hyvät ohjeet vastaavat neljään kysymykseen.

1. Kuka assistentti on? Rooli ja sävy. "Vastaat puhelimeen kiireiselle perhehammaslääkäriasemalle. Ole lämmin ja rauhallinen."
2. Mitä sen pitäisi aina tehdä? "Kysy, onko soittaja uusi vai jo asiakkaana oleva potilas, ennen ajanvarausta."
3. Mitä sen ei koskaan tulisi tehdä? "Älä koskaan anna lääketieteellisiä neuvoja. Älä koskaan lupaa samana päivänä olevaa aikaa."
4. Mitä sen tulisi tehdä epävarmana ollessaan? "Jos et osaa vastata, tarjoudu ottamaan vastaan viesti vastaanottoa varten."

Kirjoita jokainen sääntö yhtenä selkeänä lauseena. Käytä sanoja, joita käyttäisit perehdyttäessäsi uutta vastaanottovirkailijaa hänen ensimmäisenä aamunaan.

Hyviä ja huonoja esimerkkejä

Liian epämääräinen

Ole avulias ja ammattimainen ja vastaa kysymyksiin yrityksestämme.

Assistentti tekee tämän jo. Se ei lisää mitään.

Parempi

Kun soittaja kysyy hammassärystä tai turvotuksesta, käsittele se kiireellisenä: kysy nimi ja lyhyt kuvaus, ja ota vastaan viesti merkittynä kiireelliseksi.

Tämä on konkreettinen. Se nimeää tilanteen ja tarkan toimenpiteen.

Tosiasiat väärässä paikassa

Puhdistuksemme maksaa 95 $, tarkastukset 120 $, valkaisu 350 $, olemme auki maanantaista perjantaihin 8–18 ja lauantaina 9–13, pysäköinti on rakennuksen takana...

Hinnat ja aukioloajat muuttuvat. Kun ne ovat ohjeissa, sinun täytyy muistaa päivittää ne myös siellä. Laita palvelut ja hinnat kohtaan Yritys → Palvelut, aukioloajat kohtaan Yritys → Ajat ja varaus, ja pidempi materiaali tietopankkiin. Katso Rakenna assistenttisi tietopankki.

Parempi

Kerro hinnoista vain se, mikä on yritystiedoissa. Jos hoitoa ei ole listattu, sano, että tiimi vahvistaa hinnan, ja tarjoudu ottamaan vastaan viesti.

Ristiriitaiset säännöt

Pidä puhelut lyhyinä. Selitä aina kaikki palvelumme yksityiskohtaisesti.

Kun kaksi sääntöä vetävät vastakkaisiin suuntiin, assistentin täytyy arvata. Päätä, kumpi on tärkeämpi, ja kirjoita vain se.

Muotoilu näytölle

Käytä luettelomerkkejä ja lihavointia selkeyden vuoksi.

Puheluissa vastaukset puhutaan, joten muotoilua ei voi kuulla. Kirjoita ohjeita siitä, mitä sanotaan, ei siitä, miltä sen pitäisi näyttää.

Mitä assistentti jo tekee

Osa säännöistä on sisäänrakennettuja, joten sinun ei tarvitse toistaa niitä:

• Se vastaa vain sen perusteella, mitä sille annat: ohjeesi, yritystietosi, tietopankkisi, ruokalistasi tai huoneesi, ja sen työkalujen palauttamat tiedot. Se ei vastaa yleistiedon perusteella eikä keksi hintoja, aikoja, nimiä tai käytäntöjä.
• Se kieltäytyy kohteliaasti kysymyksistä, jotka eivät koske yritystäsi.
• Se ei koskaan sano varanneensa, lähettäneensä tai tallentaneensa jotain, ellei se todella tapahtunut puhelun aikana.
• Puheluissa se sanoo hinnat, ajat ja puhelinnumerot samalla tavalla kuin ihmiset sanoisivat ne ääneen.
• Se kertoo soittajille olevansa tekoälyassistentti, jos he kysyvät sitä. Pysy hahmossa ollessa päällä kohdassa Puheluasetukset, se puhuu persoonanaan eikä koskaan ota puheeksi olevansa tekoäly, mutta se vastaa silti totuudenmukaisesti, jos soittaja vilpittömästi kysyy, puhuuko hän oikean ihmisen kanssa.

Testaa, sitten hio

1. Napsauta Tallenna muutokset.
2. Avaa Playground-välilehti ja kirjoita, mitä oikea soittaja sanoisi. Varaukset ja viestit vain simuloidaan siellä.
3. Käytä Soita selaimessa tai Soita minulle testiksi kuullaksesi assistentin puhuvan. Testipuhelut on rajoitettu 3 minuuttiin ja käyttävät pakettisi minuutteja kuten mikä tahansa muu puhelu.
4. Lue muutama oikea puhelu kohdassa Puhelut, ja muuta yksi asia kerrallaan.

Kun oikeita puheluita alkaa saapua, assistentin puhelut arvioidaan ja ehdotetut muutokset sen ohjeisiin ilmestyvät Käytös-välilehdelle. Katso Puheluvalmentaja ja tietoaukot.

Yleisiä kysymyksiä

Muutokseni eivät näytä astuvan voimaan. Napsauta Tallenna muutokset. Tallennetut ohjeet astuvat voimaan seuraavasta puhelusta lähtien. Jo käynnissä oleva puhelu säilyttää version, jolla se alkoi.

Playground sanoo, ettei viestejä ole jäljellä. Playground-viestit ovat rajoitettuja: tietty määrä laskutuskuukautta kohden maksullisella paketilla, ja muutama yhteensä ilman pakettia. Käytä testipuhelua sen sijaan, tai odota seuraavaan laskutuskuukauteen.

"Testipuhelut vaativat paketin tai krediitin" ilmestyy testipainikkeiden sijaan. Soita minulle testiksi on saatavilla maksullisella paketilla. Soita selaimessa kuuluu Team- ja Scale-paketteihin ja vaatii paketin tai krediitin.

Pitäisikö minun listata jokainen kysymys, jota soittajat saattavat kysyä? Ei. Laita kysymykset ja vastaukset kohtaan Yritys → UKK, tai tietopankkiin. Pidä ohjeet käytöstä varten.