Saapuneet-kansio: viestit, takaisinsoitot ja keskustelut

Saapuneet-kansio on tiimisi tehtävälista kaikelle, mitä assistentit eivät pystyneet hoitamaan itsenäisesti: viestit jollekulle, takaisinsoittopyynnöt, puheluvastaajaviestit ja liidit puheluista, sekä tekstiviesti-, WhatsApp-, Instagram-, Messenger- ja sivustokeskustelut. Jokaisella kohteella on tila, prioriteetti ja omistaja, joten mikään ei katoa eivätkä kaksi ihmistä soita samalle asiakkaalle takaisin.

Mitä Saapuneet-kansioon päätyy

Puheluista tulevat kohteet luodaan, kun puhelu päättyy, puheluyhteenveto tekstinä. Assistentti voi myös luoda viestin, takaisinsoiton tai liidin puhelun aikana, prioriteetin ja eräpäivän kanssa. Puhelun päättyessä luotu kohde merkitään korkean prioriteetin kohteeksi, kun soittaja vaikutti tyytymättömältä.

Keskustelut: yksi kohde per pyyntö

Tekstiviestit, WhatsApp-viestit ja keskustelut ryhmitellään. Kun henkilön pyyntö on vielä avoinna ja hän kirjoitti viimeisen 24 tunnin aikana, jokainen uusi viesti jatkaa samaa kohdetta ja siirtää sen listan kärkeen. Kun kohde on Valmis, tai päivän kuluttua ilman viestejä, hänen seuraava viestinsä aloittaa uuden kohteen.

Noin kymmenen minuutin kuluttua viimeisestä viestistä Ringhum kirjoittaa lyhyen yhteenvedon keskustelusta. Se ilmestyy kohteen yläreunaan yhdellä näistä merkinnöistä:

Yhteenveto listaa myös henkilön antamat tiedot, kuten nimen, sähköpostin, puhelinnumeron tai toivotun ajan. Napsauta Näytä keskustelu lukeaksesi itse viestit.

Listan läpikäyminen

Avaa sivupalkista Saapuneet. Yläreunan laskurit näyttävät Avoimet, Käsittelyssä ja Korkea prioriteetti -kohteet. Korkean prioriteetin kohteet listataan aina ensin, sitten uusimmat.

• Avoimet näyttää kaiken, mitä ei ole vielä tehty. Omat näyttää omat kohteesi, jotka eivät ole valmiit. Valmiit ja Kaikki näyttävät loput.
• Suodata tyypin mukaan käyttäen Kaikki tyypit, ja henkilön mukaan käyttäen Kuka tahansa tai Ei osoitettu.
• Hae etsii otsikoista ja tekstistä.
• Vie CSV lataa nykyisen tila- ja tyyppisuodattimen mukaiset kohteet.

Lista päivittyy itsestään minuutin välein.

Osoita, priorisoi ja sulje

Napsauta kohdetta avataksesi sen oikealla. Voit sitten:

1. Osoittaa sen: valitse tiimin jäsen Ei osoitettu -pudotusvalikosta. Hän saa ilmoituksen ja sähköpostin. Avoin kohde siirtyy tilaan Käsittelyssä.
2. Muuttaa prioriteettia: napsauta Merkitse korkeaksi, tai Normaali prioriteetti laskeaksesi sitä uudelleen.
3. Soittaa takaisin: napsauta Soita ja perässä numero soittaaksesi puhelimestasi. Puhelukohteille Avaa transkriptio näyttää koko puhelun.
4. Lisätä muistiinpanon: kirjoita kohtaan Lisää muistiinpano… ja napsauta Lisää. Muistiinpanot näkyvät vain tiimillesi.
5. Merkitä valmiiksi: napsauta Valmis. Tuodaksesi sen takaisin, napsauta Avaa uudelleen. Voit myös napsauttaa listassa olevan kohteen vieressä olevaa rastia (Merkitse valmiiksi).

Omistajat, ylläpitäjät ja jäsenet voivat hallita kohteita. Katselijat voivat lukea Saapuneet-kansiota, mutta eivät voi muuttaa tai vastata mihinkään.

Vastaa tekstiviesteihin, WhatsAppiin ja keskusteluihin

Keskustelukohteilla on Vastaa-laatikko. Vastaus lähtee kanavalla, jota henkilö käytti.

1. Avaa kohde ja kirjoita vastauslaatikkoon.
2. Napsauta Lähetä SMS, Lähetä WhatsAppissa tai Lähetä.

Kohde siirtyy tilaan Käsittelyssä. Nähdäksesi henkilön koko historian, napsauta Avaa koko keskustelu, joka avaa Viestit-sivun.

Hyvä tietää:

• WhatsApp sallii vain vapaamuotoiset vastaukset 24 tunnin sisällä henkilön viimeisestä viestistä. Sen jälkeen hänen täytyy kirjoittaa sinulle ensin. Katso WhatsApp.
• Tekstiviestejä voi lähettää Solo-, Team- ja Scale-paketeissa. Starterilla voit vastaanottaa tekstiviestejä mutta et voi vastata niihin. Katso Tekstiviestit.
• Sivustokeskustelun vastaukset ilmestyvät sivustosi keskusteluun.
• Jos assistentti on vastannut samalle henkilölle useita kertoja viimeisen tunnin aikana, se pysähtyy välttääkseen vastaussilmukan. Kohde asetetaan korkeaksi prioriteetiksi ja näyttää huomautuksen. Vastaa itse; assistentti vastaa uudelleen tunnin kuluttua.

Vianetsintä

"Vastausta ei lähetetty: …" Viesti kertoo miksi. Yleisiä syitä: tekstiviestien lähettäminen ei kuulu pakettiisi, henkilö vastasi STOP, millään numerolla ei ole tekstiviestien lähetystä käytössä, paketin ylittäviin viesteihin ei ole krediittiä, tai sivustokeskustelua ei enää ole olemassa.

"Tällä viestillä ei ole puhelinnumeroa, johon vastata." Ringhum ei tiedä, minne vastaus lähetetään. Ota yhteyttä henkilöön toisella tavalla.

Keskustelu on merkitty Valmiiksi, mutta asiakas tarvitsee vielä apua. Napsauta Avaa uudelleen. Jos hän kirjoittaa uudelleen, uusi kohde aloitetaan.

Poistin puheluvastaajaviestin vahingossa. Kohteen poistamista ei voi perua. Puheluvastaajaviestillä myös tallenne poistetaan, myös puhelusta.

Vinkki: Lähetä Saapuneet-kansion kohteet Slackiin, Microsoft Teamsiin, asiakastukisovellukseen tai tehtävätyökaluun, jotta tiimisi näkee ne siellä, missä se jo työskentelee. Katso Valitse, mitä lähetetään.