Chambres, réservations et synchronisation de calendrier

Si vous gérez un hôtel, une maison d'hôtes ou une location de vacances, votre assistant peut prendre des réservations de chambres. Il vérifie quels types de chambres sont libres pour les dates de l'appelant, indique le prix selon vos tarifs, recueille les coordonnées de l'invité et réserve le séjour. La synchronisation de calendrier avec Booking.com, Airbnb et VRBO évite que les mêmes nuits soient vendues deux fois.

Les réservations fonctionnent sur tous les forfaits.

Avant de commencer

Les pages sont Réservations et Chambres et tarifs dans la partie Opérations de la barre latérale. Elles s'affichent par défaut lorsque Secteur d'activité sous Entreprise → Profil est réglé sur Hôtellerie, et pour tout espace de travail ayant déjà des types de chambres. Si vous ne les voyez pas, cliquez sur Organiser ce menu à côté de Opérations et activez-les.

Étape 1 : ajoutez vos types de chambres

Ouvrez Chambres et tarifs et cliquez sur Ajouter un type de chambre. Un type de chambre est une catégorie de chambre que vous louez, comme « Double vue mer ». Remplissez :

• Nom et, éventuellement, Catégorie.
• Prix par nuit.
• Combien de chambres de ce type : combien d'unités identiques peuvent être réservées en même temps.
• Adultes et Enfants : combien d'invités une unité peut accueillir. Les enfants s'ajoutent aux adultes.
• Équipements (séparés par des virgules) et Description. L'assistant les lit lorsqu'on le lui demande, par exemple « y a-t-il une baignoire ? ».
• Réservable. Les types de chambres fermés ne sont pas proposés aux appelants.

Pour facturer plus cher en haute saison ou pendant les jours fériés, cliquez sur Ajouter un tarif sous Tarifs saisonniers et saisissez une plage de dates et un prix par nuit. Chaque nuit d'un séjour est tarifée individuellement, si bien qu'un séjour qui déborde sur la haute saison est correctement facturé. Sans tarifs saisonniers, le prix par nuit s'applique toute l'année.

Étape 2 : définissez votre règlement intérieur

Sur l'onglet Paramètres de l'hôtel :

Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Étape 3 : activez les réservations pour l'assistant

1. Ouvrez Assistants, puis l'assistant, puis l'onglet Capacités.
2. Activez Prendre des réservations de chambres et enregistrez.

L'onglet confirme alors pour combien de types de chambres l'assistant prend des réservations.

Comment l'assistant réserve un séjour

1. Il demande les dates d'arrivée et de départ (ou la date d'arrivée et le nombre de nuits) ainsi que le nombre d'adultes et d'enfants.
2. Il vérifie quels types de chambres sont libres et suffisamment grands, et les propose avec le prix par nuit et le total.
3. Lorsque l'appelant choisit une chambre, il relit le récapitulatif, obtient le nom de l'invité et, s'il souhaite une confirmation par e-mail, son adresse e-mail.
4. Il ne réserve le séjour qu'après que l'appelant a dit oui, puis donne le numéro de réservation et l'heure d'arrivée.

Un type de chambre est libre lorsque moins d'unités sont réservées pour l'une de ces nuits que Combien de chambres de ce type. Les réservations demandées, confirmées et enregistrées comptent, y compris les nuits bloquées par vos autres canaux de réservation.

L'invité reçoit une confirmation par e-mail s'il en a donné une, et par SMS si votre espace de travail peut lui en envoyer. Avec la confirmation automatique désactivée, le SMS indique que la réservation a été reçue et que vous la confirmerez sous peu. Il reçoit un second message lorsque vous la confirmez.

Les appelants peuvent aussi se renseigner sur un séjour qu'ils ont réservé. L'assistant retrouve les propres réservations de l'appelant grâce au numéro depuis lequel il appelle, et peut en annuler une avant l'arrivée. Il mentionne alors votre politique d'annulation.

La page Réservations

Réservations affiche Arrivées aujourd'hui et Départs aujourd'hui en haut, puis vos séjours à venir. Filtrez par statut ou recherchez par numéro de réservation, invité ou téléphone. Exporter CSV télécharge la liste.

Ouvrez une réservation pour la faire avancer dans ses statuts : Confirmer, Enregistrer l'arrivée, Enregistrer le départ, Absent ou Annuler la réservation. Un motif que vous indiquez lors de l'annulation est envoyé à l'invité.

Pour ajouter un séjour à la main, cliquez sur Nouvelle réservation, choisissez les dates et les invités, et cliquez sur Vérifier la disponibilité. La vérification tient aussi compte des blocages Booking.com et Airbnb. Les prix proviennent du type de chambre et de ses tarifs saisonniers. Les réservations ajoutées à la main ne tiennent pas compte des séjours minimum et maximum.

Les membres de l'équipe ayant activé Réservations sous Paramètres → Notifications sont informés des nouvelles réservations et des annulations.

Synchronisation de calendrier avec Booking.com, Airbnb et VRBO

La synchronisation de calendrier fonctionne via des liens iCal dans les deux sens. Seules les dates bloquées sont échangées. Les tarifs, noms des invités et autres détails ne le sont pas, et il ne s'agit pas d'une connexion directe à ces sites.

Chaque type de chambre a son propre calendrier sur l'onglet Synchronisation de calendrier de Chambres et tarifs :

• Adresse d'export : un lien vers les nuits réservées dans Ringhum. Vous le collez dans Booking.com, Airbnb ou VRBO afin qu'ils bloquent ces nuits. Les invités y voient seulement « Réservé via Ringhum », jamais de noms.
• Calendriers importés : les liens d'export de ces sites. Leurs réservations bloquent alors la chambre dans Ringhum et apparaissent sur la page Réservations comme blocages importés.

Connecter un canal

1. Dans Ringhum, ouvrez Chambres et tarifs → Synchronisation de calendrier et cliquez sur Copier à côté de l'Adresse d'export du type de chambre.
2. Sur le canal, ouvrez les paramètres de synchronisation de calendrier de l'annonce ou de la chambre correspondante, et ajoutez un nouveau calendrier importé avec cette adresse :
   • Booking.com : dans l'Extranet, allez à Tarifs et disponibilités → Synchroniser les calendriers.
   • Airbnb : ouvrez les paramètres Disponibilité de l'annonce et cherchez Connecter des calendriers (ou Synchroniser les calendriers).
   • VRBO : ouvrez le calendrier de l'annonce et cherchez les paramètres d'import et d'export de calendrier.
3. Sur la même page du canal, copiez le propre lien d'export du canal.
4. De retour dans Ringhum, cliquez sur Modifier sur le type de chambre, cliquez sur Ajouter un calendrier sous Calendriers importés, donnez-lui un Libellé tel que « Airbnb », et collez le lien.
5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Synchroniser maintenant pour le lire immédiatement.

Remarque : les noms de menus des canaux changent de temps en temps. Si vous ne les trouvez pas, recherchez « synchroniser les calendriers » ou « iCal » dans leurs pages d'aide.

Fréquence des mises à jour

• Ringhum lit les calendriers importés toutes les heures. Synchroniser maintenant les lit immédiatement. La carte affiche Dernière synchronisation et le nombre de blocages importés à venir, ou l'erreur si un lien n'a pas pu être lu.
• Les canaux lisent l'adresse d'export de Ringhum selon leur propre calendrier, généralement toutes les quelques heures. Un séjour réservé par téléphone peut mettre un moment à s'afficher comme bloqué là-bas.
• La plupart des canaux listent une unité par calendrier, si bien que chaque réservation importée bloque une unité du type de chambre. Un type de chambre avec plusieurs unités peut avoir plusieurs calendriers importés, un par annonce.

Les blocages importés se gèrent sur le canal. Lorsqu'une réservation y est retirée, le blocage disparaît de Ringhum à la synchronisation suivante. Ils n'envoient pas de messages aux invités ni de notifications à l'équipe depuis Ringhum.

Important : Régénérer l'adresse crée une nouvelle adresse d'export. L'ancienne cesse de fonctionner partout où elle a été collée, il faut donc coller la nouvelle dans chaque canal à nouveau.

Dépannage

L'assistant dit qu'une chambre est complète, mais elle semble libre. Vérifiez Réservations pour des blocages importés sur ces nuits, et vérifiez que Combien de chambres de ce type est correct.

Un calendrier importé affiche une erreur. Copiez à nouveau le lien d'export depuis le canal et remplacez-le dans le type de chambre. Le lien doit être une adresse complète en https://.

Un invité n'a pas reçu de confirmation. La réservation a besoin d'une adresse e-mail, ou d'un numéro de téléphone auquel votre espace de travail peut envoyer des SMS.