Calendriers et créneaux occupés

Lorsque l'assistant propose des créneaux de rendez-vous, il utilise vos horaires d'ouverture et règles de réservation, les rendez-vous déjà présents dans Ringhum, et les créneaux occupés de tout calendrier que vous connectez. Connecter le calendrier que vous utilisez déjà empêche l'assistant de réserver par-dessus une visite chez le dentiste, une réunion ou une réservation prise ailleurs. Certains calendriers sont seulement lus. Google Agenda peut aussi recevoir les réservations que fait l'assistant.

Quels calendriers vous pouvez connecter

Google Agenda se connecte en vous connectant à votre compte Google. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling et Square Appointments se connectent avec une clé API ou un jeton d'accès de ce service. La fenêtre de connexion vous indique où le trouver. Voir Connecter une application.

Comment fonctionnent les créneaux occupés

• Les créneaux occupés bloquent tout l'espace de travail. Un créneau occupé dans un calendrier connecté retire ce moment pour chaque membre du personnel et chaque service.
• Ringhum lit votre calendrier lorsque l'assistant, ou un client sur votre page de réservation, cherche des créneaux libres. Il ne copie pas vos événements dans Ringhum.
• Les créneaux occupés sont conservés environ deux minutes. Un événement que vous ajoutez à votre calendrier peut mettre jusqu'à deux minutes pour bloquer l'assistant.
• Pour Google Agenda, Ringhum lit le calendrier principal du compte Google avec lequel vous vous êtes connecté.
• Pour Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling et Square Appointments, les réservations dans ce service comptent comme occupées. Les réservations annulées n'en font pas partie.

Vos propres règles de réservation s'appliquent toujours par-dessus : horaires d'ouverture, jours fériés, battements, préavis et jusqu'à combien de temps à l'avance les clients peuvent réserver. Voir Règles de disponibilité.

Synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda

Lorsque vous connectez Google Agenda, deux choses se produisent :

1. Les créneaux occupés dans votre agenda Google bloquent la disponibilité de l'assistant.
2. Chaque rendez-vous pris dans Ringhum, par l'assistant, votre équipe, la page de réservation ou l'API, est ajouté à votre agenda Google. L'événement affiche le service, le nom du client, ainsi que son numéro de téléphone et son e-mail lorsqu'ils ont été fournis. Un rendez-vous reporté déplace l'événement. Un rendez-vous annulé le supprime.

La carte Google Agenda affiche le compte que vous avez connecté et si « les réservations y sont écrites » ou s'il est « en lecture seule ».

Arrêter l'écriture des réservations dans Google Agenda

Si vous souhaitez seulement que Google Agenda bloque des créneaux, sans recevoir de réservations :

1. Ouvrez Intégrations et trouvez la carte Google Agenda.
2. Cliquez sur Arrêter d'écrire les réservations.

La carte indique alors lecture seule. Vos créneaux occupés continuent de bloquer l'assistant. Pour recommencer l'écriture, cliquez sur Écrire les réservations. Les réservations faites pendant que l'écriture était désactivée ne sont pas ajoutées plus tard.

Remarque : mettre Google Agenda en pause arrête les deux directions. Pendant la pause, ses créneaux occupés ne bloquent pas non plus l'assistant.

Le flux calendrier (ICS)

La carte Flux calendrier (ICS) vous donne un lien privé vers vos rendez-vous Ringhum. Abonnez-vous à ce lien depuis Apple Calendar, Outlook, Google Agenda ou toute application de calendrier acceptant une URL de calendrier. Vous voyez ensuite vos réservations à côté de vos autres événements.

1. Sur la carte Flux calendrier (ICS), cliquez sur Copier le lien.
2. Dans votre application de calendrier, ajoutez un calendrier par URL (souvent appelé « s'abonner » ou « depuis une URL ») et collez le lien.

Le flux inclut les rendez-vous des 60 derniers jours et tous les rendez-vous à venir. Votre application de calendrier décide de la fréquence de rafraîchissement, les changements peuvent donc prendre un moment avant d'y apparaître. Le flux est à sens unique : les événements de votre calendrier ne bloquent pas l'assistant.

Important : toute personne disposant du lien peut voir vos rendez-vous. S'il a été partagé par erreur, cliquez sur Régénérer. L'ancien lien cesse de fonctionner, et chaque calendrier qui l'utilisait doit se réabonner avec le nouveau lien.

Hôtels : Booking.com, Airbnb et Vrbo

Les calendriers de chambres ne se connectent pas ici. Ils se configurent pour chaque chambre sous Chambres et tarifs, avec des liens de calendrier dans les deux sens. Les calendriers importés sont lus environ une fois par heure, et vous pouvez cliquer sur Synchroniser maintenant sur une chambre pour les lire immédiatement. Voir Chambres, réservations et synchronisation de calendrier.

Dépannage

L'assistant a proposé un créneau occupé dans mon calendrier. Vérifiez que la carte du calendrier affiche Connecté et non Erreur ou En pause. Si vous avez ajouté l'événement il y a moins de deux minutes, patientez et réessayez. Pour Google Agenda, assurez-vous que l'événement est dans le calendrier principal du compte connecté et n'est pas marqué comme disponible.

J'ai reçu un e-mail disant que Google Agenda est déconnecté. La connexion à Google a expiré ou a été supprimée. Tant que vous ne vous reconnectez pas, ses créneaux occupés ne sont pas lus, et les réservations pourraient chevaucher vos événements Google. Cliquez sur Reconnecter sur la carte Google Agenda et connectez-vous à nouveau. Cet e-mail est envoyé au propriétaire de l'espace de travail au maximum une fois par jour.

Les réservations n'apparaissent pas dans Google Agenda. Vérifiez que la carte indique que les réservations y sont écrites, et non lecture seule. Si la carte affiche Erreur, cliquez sur Reconnecter.

Je ne peux pas connecter Google Agenda ou Calendly. Les deux font partie des forfaits Team et Scale. Sur les autres forfaits, utilisez le flux calendrier, Cal.com, Acuity Scheduling ou Square Appointments. Voir Changer de forfait.