Comment la disponibilité est calculée

Lorsqu'un appelant demande un rendez-vous, ou qu'un client ouvre votre page de réservation, Ringhum calcule les créneaux libres à l'instant même. Votre assistant et votre page de réservation utilisent le même calcul, ils ne sont donc jamais en désaccord. Cet article explique chaque règle, où vous la réglez, et comment elles se combinent.

Tous les horaires utilisent le fuseau horaire de votre espace de travail, que vous définissez sous Paramètres → Espace de travail → Fuseau horaire de l'espace de travail.

Où se trouvent les paramètres

La plupart des règles se trouvent sous Entreprise → Horaires et réservation. Cliquez sur Enregistrer horaires et règles après une modification.

Les règles, étape par étape

Pour chaque jour, Ringhum applique ces vérifications dans l'ordre :

1. Fermetures. Si la date figure sous Jours fériés et fermetures, la journée entière est fermée.
2. Horaires d'ouverture. Les plages horaires du jour sont les seuls créneaux réservables. Un jour sans plage est fermé. Ajoutez une deuxième plage pour une pause déjeuner, par exemple 9 h 00 à 12 h 00 et 13 h 00 à 17 h 00.
3. Jour même. Si Autoriser les réservations le jour même est désactivé, aucun créneau n'est proposé aujourd'hui.
4. Horizon de réservation. Les jours plus lointains que Réservable jusqu'à (jours à l'avance) ne proposent aucun créneau.
5. Préavis minimum. Les créneaux commençant plus tôt que Préavis minimum (heures) à partir de maintenant sont exclus.
6. Créneaux candidats. Les heures de début sont disposées à partir de l'ouverture de chaque plage, espacées d'une Durée du créneau. Une heure de début n'est conservée que si tout le rendez-vous, avec la Durée du service, se termine avant la fin de cette plage.
7. Rendez-vous existants. Les rendez-vous programmés et confirmés bloquent leur créneau, élargi du Battement entre deux (min) de chaque côté. Les rendez-vous annulés, terminés et marqués absents ne bloquent rien.
8. Calendriers connectés. Les créneaux occupés des calendriers que vous avez connectés sous Intégrations bloquent aussi du temps. Voir Calendriers et créneaux occupés.

Ce qui reste est proposé. Lors d'un appel, l'assistant propose quelques-uns de ces créneaux à la fois. Sur la page de réservation, les clients voient tous les créneaux du jour qu'ils choisissent.

Remarque : durée du créneau et durée du service sont deux choses différentes. La durée du créneau est l'écart entre les heures de début possibles. La durée est la longueur du rendez-vous. Un service de 45 minutes avec une durée de créneau de 30 minutes peut commencer à 9 h 00, 9 h 30, 10 h 00, etc.

Membres du personnel

Lorsqu'un client demande une personne en particulier :

• Seuls les propres rendez-vous de cette personne bloquent ses créneaux. Les rendez-vous d'autres personnes ne les bloquent pas.
• Les créneaux occupés des calendriers connectés bloquent tout de même tout le monde, car ils s'appliquent à l'ensemble de l'espace de travail.
• Si la personne a ses propres horaires de travail, ceux-ci remplacent vos horaires d'ouverture pour ses réservations. Les horaires de travail par personne ne peuvent actuellement être définis que via l'API. En leur absence, vos horaires d'ouverture s'appliquent.

Lorsque le client ne choisit personne (Peu importe, selon disponibilité sur la page de réservation), chaque rendez-vous actif de l'espace de travail bloque le créneau, quel que soit son destinataire.

Important : avec Peu importe, selon disponibilité, votre entreprise ne peut avoir qu'un seul rendez-vous à la fois. Si plusieurs personnes prennent des rendez-vous en parallèle, demandez aux clients de choisir une personne, et assurez-vous que chacune figure dans Entreprise → Annuaire de l'équipe.

Un exemple détaillé

Supposons les paramètres suivants :

• Horaires d'ouverture le mardi : 9 h 00 à 12 h 00 et 13 h 00 à 17 h 00
• Durée du créneau : 30 min
• Battement entre deux (min) : 15
• Préavis minimum (heures) : 2
• Le service dure 45 minutes
• Un rendez-vous est déjà pris de 10 h 00 à 10 h 45

Le rendez-vous existant bloque de 9 h 45 à 11 h 00 une fois le battement de 15 minutes ajouté de chaque côté. Pour un rendez-vous de 45 minutes, le mardi propose :

Si un client demande à 8 h 30 ce mardi-là, le préavis minimum de 2 heures retire également 9 h 00, car ce créneau commence avant 10 h 30.

Réservations qui contournent les règles

• Rendez-vous ajoutés à la main. Rendez-vous → Nouveau rendez-vous réserve le créneau que vous saisissez sans vérifier la disponibilité, ce qui vous permet de surbooker volontairement. Le client reçoit tout de même une confirmation.
• Déplacer un rendez-vous. Reporter sur un rendez-vous vérifie que le nouveau créneau est libre et compris dans les horaires d'ouverture. Sinon, vous voyez « Ce créneau n'est pas disponible ».

Dépannage

L'assistant dit qu'il n'y a aucun créneau libre, mais le calendrier semble vide. Vérifiez, dans cet ordre : que le jour n'est pas sous Jours fériés et fermetures, que le jour a des horaires d'ouverture, que la date est dans Réservable jusqu'à (jours à l'avance), et que le créneau est postérieur au Préavis minimum (heures). Vérifiez ensuite vos calendriers connectés pour des événements occupés ce jour-là.

Une fermeture que j'ai définie l'an dernier ne ferme pas le jour cette année. Une fermeture s'applique à une date exacte unique. Ajoutez les jours fériés annuels à nouveau chaque année.

Un service long n'affiche jamais aucun créneau. Le service entier doit tenir dans une seule plage d'ouverture. Un service de 120 minutes ne peut pas être réservé dans une plage de 9 h 00 à 10 h 30, et il ne s'étend pas sur une pause déjeuner.

Deux clients ont été réservés au même moment. Cela se produit lorsqu'une réservation a un membre du personnel et l'autre non, ou lorsque quelqu'un a été ajouté à la main sous Rendez-vous. Voir la section sur le personnel ci-dessus.