Horaires d'ouverture et comportement en dehors de ces horaires

Votre assistant peut répondre 24 heures sur 24. Les horaires d'ouverture vous permettent de décider ce qui se passe lorsque vous êtes fermé : l'assistant continue de répondre, ou les appelants entendent un court message d'accueil et laissent un message vocal. Cet article explique les deux options et les autres paramètres qui indiquent à l'assistant quand vous êtes ouvert.

Deux endroits qui décrivent vos horaires

Ringhum conserve deux paramètres liés. Il est utile de savoir ce que fait chacun.

Les deux utilisent le fuseau horaire de votre espace de travail. Vérifiez-le sous Paramètres → Espace de travail → Fuseau horaire de l'espace de travail.

Important : gardez les deux synchronisés. Si vos horaires d'ouverture sur la page Entreprise indiquent une fermeture à 18 h, réglez aussi les horaires d'ouverture de l'assistant pour qu'ils se terminent à 18 h.

Définir vos horaires d'ouverture

1. Allez sur Entreprise et ouvrez l'onglet Horaires et réservation.
2. Sous Horaires d'ouverture, définissez les horaires pour chaque jour. Utilisez + Ajouter des horaires pour une deuxième plage, par exemple autour d'une pause déjeuner. Marquez un jour Fermé si vous n'ouvrez pas.
3. Copier lundi sur mar–ven évite de tout ressaisir quand les jours de semaine se ressemblent.
4. Sous Jours fériés et fermetures, cliquez sur + Ajouter une fermeture pour chaque jour où vous êtes fermé. L'assistant informe les appelants que vous êtes fermé et ne prend pas de rendez-vous ces jours-là.
5. Cliquez sur Enregistrer horaires et règles.

Ces horaires font partie des informations sur l'entreprise que l'assistant reçoit lorsque Utiliser le profil de l'entreprise est activé. L'assistant connaît aussi la date du jour et l'heure actuelle là où se trouve votre entreprise, afin de pouvoir dire à un appelant si vous êtes ouvert en ce moment.

Activer les horaires d'ouverture pour un assistant

1. Ouvrez Assistants, cliquez sur l'assistant et allez à l'onglet Comportement.
2. Dans la carte Horaires d'ouverture, activez Utiliser les horaires d'ouverture. Si désactivé, l'assistant se comporte de la même façon 24 heures sur 24.
3. Définissez Ouverture et Fermeture.
4. Sous Jours, sélectionnez les jours où vous êtes ouvert. Du lundi au vendredi sont sélectionnés par défaut.
5. Choisissez ce qui se passe sous En dehors des horaires d'ouverture.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

L'assistant utilise une heure d'ouverture et une heure de fermeture pour tous les jours sélectionnés. Un jour non sélectionné compte comme fermé toute la journée.

En dehors des horaires d'ouverture : deux options

L'assistant continue de répondre (avec le message hors horaires)

Les appels sont répondus par l'assistant comme d'habitude. Il peut toujours répondre aux questions, prendre des messages et prendre des rendez-vous pour vos horaires d'ouverture, en utilisant vos horaires d'ouverture depuis la page Entreprise.

Diffuser un message d'accueil et enregistrer un message vocal

L'assistant ne répond pas. L'appelant entend votre Message d'accueil de la messagerie et peut laisser un message après le bip. Si vous laissez ce message vide, les appelants entendent : « Merci d'avoir appelé [votre entreprise]. Nous sommes actuellement fermés. Merci de laisser votre nom, votre numéro et un court message après le bip, nous vous rappellerons. »

Un message vocal peut durer jusqu'à 3 minutes. Il peut être plus court si votre espace de travail manque de minutes et de crédit. Chaque message vocal arrive dans la Boîte de réception avec l'enregistrement et une transcription, afin que votre équipe puisse écouter et rappeler. Les membres de l'équipe ayant activé Nouveaux messages vocaux sous Paramètres → Notifications sont notifiés.

Le message hors horaires

Lorsque vous utilisez les horaires d'ouverture, vous pouvez rédiger un Message hors horaires, jusqu'à 500 caractères, par exemple : « Merci de votre appel. Nous sommes actuellement fermés, mais je peux prendre un message ou vous réserver un créneau pour demain. »

Ce message est utilisé par votre widget de site web. Lorsque les appels vocaux dans le widget sont fermés, les visiteurs voient ce message sous un bouton Actuellement fermé. Si vous le laissez vide, ils voient « Nous sommes actuellement fermés. Merci de réessayer pendant nos horaires d'ouverture. »

Remarque : sur les appels téléphoniques, l'assistant prend ses horaires d'ouverture depuis Entreprise → Horaires et réservation. Pour préciser ce qu'il dit sur le fait d'être fermé lors d'appels, ajoutez une ligne à vos instructions, par exemple : « Quand nous sommes fermés, dis-le, puis propose de prendre un message ou de réserver un créneau pour quand nous serons ouverts. »

Le widget de site web en dehors des horaires

Les appels vocaux dans le widget suivent les horaires d'ouverture de l'assistant :

Les appels vocaux dans le widget sont aussi fermés dès que le statut de l'assistant n'est pas Actif. Le chat du widget n'est pas affecté par les horaires d'ouverture. Voir Widget du site web.

Questions courantes

L'assistant dit que nous sommes fermés alors que nous sommes ouverts. Vérifiez le fuseau horaire de l'espace de travail sous Paramètres → Espace de travail, puis les horaires d'ouverture et les fermetures sous Entreprise → Horaires et réservation, et enfin les propres horaires d'ouverture de l'assistant sur l'onglet Comportement.

Puis-je fermer pour le déjeuner ? Sur la page Entreprise, oui : ajoutez une deuxième plage avec + Ajouter des horaires. Les propres horaires d'ouverture de l'assistant n'ont qu'une heure d'ouverture et une heure de fermeture par jour.