Ce que votre assistant peut faire : les capacités expliquées

Les capacités déterminent ce que votre assistant peut faire dans une conversation, au-delà de la simple discussion. Chacune est un interrupteur sur l'onglet Capacités de l'assistant. Les capacités s'appliquent aux appels téléphoniques comme aux conversations : WhatsApp, SMS et le chat du site web.

Où les trouver

1. Ouvrez Assistants et cliquez sur l'assistant.
2. Allez à l'onglet Capacités.
3. Activez ou désactivez des capacités.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Le panneau Aperçu à droite liste les capacités activées. Un nouvel assistant démarre avec Répondre aux questions et Prendre un message activés.

Les capacités en un coup d'œil

Répondre aux questions

L'assistant répond à partir du profil de votre entreprise, des FAQ et de la base de connaissances. Pour les questions précises sur les prix, les politiques ou les produits, il consulte d'abord vos connaissances. Si rien de pertinent ne ressort, il indique que quelqu'un rappellera plutôt que de deviner. Voir Construire la base de connaissances de votre assistant.

Prendre un message

Lorsque l'assistant ne peut pas aider, ou que l'appelant a besoin d'une personne, il prend un message ou organise un rappel. Il demande d'abord le nom de l'appelant. Le numéro depuis lequel il appelle est enregistré automatiquement ; l'assistant ne demande un autre numéro que si l'appelant souhaite être recontacté ailleurs. Le message arrive dans votre Boîte de réception et votre équipe est notifiée. Un message peut être marqué comme urgent.

Nous recommandons de laisser cette capacité activée, afin que chaque appelant ayant besoin d'une personne laisse ses coordonnées. Voir Messages, rappels et appels urgents.

Prendre des rendez-vous

L'assistant demande le motif de la visite, vérifie la disponibilité, propose deux ou trois créneaux concrets, confirme le nom et l'adresse e-mail de l'appelant, puis prend le rendez-vous. Il peut aussi retrouver, reporter et annuler les propres rendez-vous de l'appelant. Il n'invente jamais de disponibilité.

La disponibilité provient de vos horaires d'ouverture, jours fériés, règles de réservation et services définis sur la page Entreprise. Lorsque cette capacité est activée, l'onglet affiche une note Connexion au calendrier : connectez Google Agenda ou Calendly sur la page Intégrations, ou recevez les webhooks appointment.booked pour réserver dans votre propre système.

La prise de rendez-vous par l'assistant lui-même n'est réservée à aucun forfait en particulier. Voir Règles de disponibilité.

Prendre des commandes

L'assistant prend les commandes article par article depuis votre carte, ne demande que les choix requis comme la taille, fournit un total, demande s'il s'agit d'un retrait ou d'une livraison, relit la commande et ne la valide qu'après que l'appelant a dit oui. Les commandes arrivent sur la page Commandes.

L'onglet indique combien d'articles l'assistant peut vendre. S'il affiche Votre carte est vide, ajoutez des produits sous Paramètres de carte et de commande. L'assistant ne prend des commandes que lorsque votre carte comporte au moins un article disponible. Voir Prendre des commandes.

Prendre des réservations de chambres

L'assistant demande les dates et le nombre de personnes, vérifie quels types de chambres sont libres, indique le prix par nuit et le total, relit tout et ne réserve qu'après confirmation de l'appelant. Les séjours arrivent sur la page Réservations.

Si l'onglet affiche Aucun type de chambre pour l'instant, ajoutez des types de chambres avec leur capacité et leurs prix sous Paramètres des chambres et de l'hôtel. Voir Réservations d'hôtel.

Envoyer un e-mail

L'assistant peut envoyer par e-mail à l'appelant les informations qu'il demande, comme votre adresse, vos horaires d'ouverture, une liste de prix, un lien ou un récapitulatif. Il demande l'adresse e-mail et l'épelle avant l'envoi.

Avec Envoyer un e-mail ou Prendre des rendez-vous activés, l'assistant peut aussi envoyer à l'appelant un court message, comme une adresse ou un lien, après lui avoir demandé la permission. Il part sur WhatsApp si l'appelant vous a écrit à cet endroit dans les dernières 24 heures, sinon par SMS, si votre espace de travail peut envoyer des SMS. L'envoi de SMS fait partie des forfaits Solo, Team et Scale et nécessite un numéro approuvé pour l'envoi de textos. Voir SMS.

Collecter des informations

Lorsque Collecter des informations est activé, une carte Collecter des informations apparaît sous les capacités. Utilisez-la pour lister les détails que vous souhaitez obtenir à chaque appel.

1. Cliquez sur Ajouter une variable.
2. Dans le premier champ, saisissez un nom en minuscules, chiffres et underscores, par exemple order_number. 40 caractères maximum.
3. Dans le second champ, décrivez-le, par exemple « Le numéro de commande de l'appelant, ex. NS-10422 ». 160 caractères maximum.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

L'assistant recueille ces détails naturellement pendant la conversation et les enregistre, avec le nom et l'e-mail de l'appelant, dans sa fiche contact. Ils apparaissent aussi sur l'appel comme détails extraits, et dans l'e-mail de résumé envoyé après chaque appel.

Ce que les capacités ne peuvent pas faire

• Transférer des appels. L'assistant ne met pas les appels en relation avec une personne. Il prend un message ou une demande de rappel à la place. Un membre de l'équipe peut toujours reprendre la main sur un appel en direct avec Prendre le relais sur la page de l'appel. Voir Messages, rappels et appels urgents.
• Agir plus tard. L'assistant ne peut pas appeler, écrire ou envoyer un e-mail à quelqu'un plus tard, ni programmer des rappels. Lorsque quelqu'un souhaite qu'une action soit faite plus tard, il indique que l'équipe le recontactera.
• Prétendre à ce qui n'a pas eu lieu. Il n'affirme jamais avoir réservé, envoyé ou enregistré quelque chose à moins que cela n'ait effectivement réussi pendant la conversation.

Questions courantes

J'ai activé une capacité mais l'assistant ne l'utilise pas. Cliquez sur Enregistrer les modifications ; les capacités s'appliquent à partir du prochain appel. Pour les commandes et les réservations, vérifiez que votre carte ou vos types de chambres comportent au moins un article disponible. Si aucune note sur votre carte ou vos chambres n'apparaît sur l'onglet Capacités après activation, les commandes ou les réservations ne sont pas activées pour votre espace de travail. Contactez le support.

Les capacités coûtent-elles un supplément ? Non. Les capacités ne sont pas facturées séparément. Les conversations utilisent des minutes comme d'habitude. Voir Comment les minutes sont comptées.

Puis-je tester une capacité sans réservation réelle ? Oui. Dans l'onglet Playground, les réservations et les messages sont simulés. Lors d'un appel de test, l'assistant peut passer au maximum trois commandes ou réserver au maximum trois séjours.