Prendre des commandes et consulter des commandes

Votre assistant peut prendre des commandes pour retrait, livraison ou sur place, lors d'appels et de conversations textuelles. Il ne vend que ce qui est sur votre carte, à vos prix, et il tarife chaque commande avec vos frais et règles avant que le client ne confirme. Les commandes arrivent sur un tableau en direct pour votre cuisine ou boutique, et peuvent être envoyées vers votre caisse, boutique en ligne ou imprimante de reçus. Les appelants peuvent aussi demander où en est leur commande.

La prise de commande fonctionne sur tous les forfaits.

Avant de commencer

Les pages de commande sont Commandes et Carte et produits dans la partie Opérations de la barre latérale. Elles s'affichent par défaut lorsque Secteur d'activité sous Entreprise → Profil est Restaurant ou Commerce de détail / e-commerce, et pour tout espace de travail ayant déjà des produits ou des commandes. Si vous ne les voyez pas, cliquez sur Organiser ce menu à côté de Opérations et activez-les.

Étape 1 : ajoutez votre carte

Ouvrez Carte et produits. Sur l'onglet Produits, cliquez sur Ajouter un produit et remplissez :

• Nom, Prix, Catégorie et Description. L'assistant utilise la description pour répondre à des questions comme « est-ce épicé ? ».
• Options : des groupes de choix comme les tailles ou les extras. Pour chaque groupe, choisissez Choix obligatoire (l'appelant doit en choisir un) ou Plusieurs choix autorisés. Chaque choix peut avoir un Supplément.
• SKU / code caisse, si votre caisse en a besoin.
• Disponible. Les produits épuisés ne sont pas proposés aux appelants. Vous pouvez aussi cliquer sur le badge Disponible ou Épuisé d'un produit dans la liste pour le basculer.

Vous pouvez aussi importer votre carte depuis l'onglet Import :

• Depuis votre boutique ou caisse : connectez Square, Clover, HubRise, Shopify ou WooCommerce sous Intégrations, puis cliquez sur Importer la carte. Les produits, prix, tailles et modificateurs sont transférés. Relancez-le à tout moment pour récupérer les changements. Rien n'est supprimé.
• Depuis un tableur : téléversez un fichier CSV dont la première ligne nomme les colonnes, avec au moins name et price. Les colonnes facultatives sont category, description, options et sku. Les lignes avec le même nom et la même catégorie mettent à jour le produit existant.

Dans la colonne options, un * après un nom de groupe signifie que l'appelant doit en choisir un, un + signifie n'importe quel nombre, et +2 après un choix ajoute 2,00 au prix. Par exemple : Taille*: Petite, Moyenne +2, Grande +4; Extras+: Fromage +1.5, Olives +1.

Étape 2 : définissez vos règles de commande

Sur l'onglet Retrait et livraison :

Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Étape 3 : activez la prise de commande pour l'assistant

1. Ouvrez Assistants, puis l'assistant, puis l'onglet Capacités.
2. Activez Prendre des commandes et enregistrez.

L'onglet confirme alors pour combien de produits l'assistant prend des commandes, ou vous avertit que votre carte est vide.

Comment l'assistant prend une commande

1. Il prend la commande article par article et ne demande que les choix requis, comme la taille, et la quantité.
2. Il tarife la commande avec votre carte, vos frais et minimums. Il ne calcule jamais lui-même les totaux. Si quelque chose ne va pas, comme un article inconnu, une taille manquante ou une cuisine fermée, il le résout avec l'appelant.
3. Il demande retrait ou livraison (uniquement ce que vous proposez) et prend l'adresse complète pour la livraison.
4. Il obtient le nom de l'appelant. Le numéro depuis lequel il appelle est enregistré automatiquement.
5. Il relit la commande et le total et ne la valide qu'après que l'appelant a dit oui.

Le client reçoit alors une confirmation. Par SMS, il lit par exemple « Northside Pizza : commande n° 1042 reçue, total 24,50 $. » Par e-mail, il reçoit la commande complète s'il a donné une adresse. Si vous avez configuré un lien de paiement pour les commandes, il est inclus. Voir Liens de paiement.

Le tableau des commandes

Commandes → Tableau affiche les commandes ouvertes en colonnes : Nouveau, Confirmée, En préparation, Prête, et En livraison si vous livrez. Les commandes prévues plus de 12 heures à l'avance attendent sous Programmées plus tard. Historique liste toutes les commandes, avec une recherche par numéro de commande, nom ou téléphone, et Exporter CSV.

Chaque commande avance d'un clic : Accepter, Lancer la préparation, Marquer comme prête, En livraison (commandes en livraison uniquement), puis Terminer. Le client est informé quand la commande est confirmée, prête, en route ou annulée. Vous pouvez aussi Annuler la commande, avec un motif facultatif envoyé au client, et Marquer comme payée.

Pour ajouter une commande à la main, cliquez sur Nouvelle commande. Les prix proviennent de votre carte, et vos règles de commande ne sont pas vérifiées.

Les membres de l'équipe ayant activé Commandes sous Paramètres → Notifications sont informés des nouvelles commandes et des annulations.

Envoyer les commandes vers vos autres outils

Connectez-les sous Intégrations, et les nouvelles commandes y sont envoyées automatiquement :

Lorsque vous annulez une commande dans Ringhum, elle est aussi annulée dans Square, HubRise, Shopify et WooCommerce, et retirée de Clover. Les autres changements de statut se gèrent dans ces applications. La ligne Envoyée à de la commande indique où elle est allée. Utilisez Livraisons récentes sur la carte de chaque application pour vérifier ce qui a été envoyé. Voir Livraisons récentes.

Consultations et annulations de commande

Les appelants peuvent demander « où est ma commande ? » :

• Les commandes prises dans Ringhum sont retrouvées par le numéro depuis lequel l'appelant appelle, ou par un numéro de commande qu'il donne. Pour la confidentialité, l'assistant ne retrouve que les propres commandes de l'appelant.
• Les commandes d'une boutique Shopify ou WooCommerce connectée peuvent aussi être retrouvées par l'e-mail utilisé au paiement ou le numéro de commande. L'assistant lit le statut, les articles, le total et les détails de suivi éventuels.

Les appelants peuvent annuler leur propre commande tant qu'elle est Nouvelle ou Confirmée. Une fois la préparation commencée, l'assistant propose de prendre un message pour votre équipe à la place.

Dépannage

L'assistant ne propose pas de prendre des commandes. Vérifiez que Prendre des commandes est activé sous les Capacités de l'assistant, et qu'au moins un produit est marqué Disponible.

L'assistant dit que vous êtes fermé. Prendre des commandes en dehors des horaires d'ouverture est désactivé, et la commande est pour un horaire en dehors de vos horaires d'ouverture. Les appelants peuvent toujours commander pour plus tard.

Une commande n'a pas atteint ma caisse. Ouvrez la carte de l'application sous Intégrations et vérifiez Livraisons récentes pour l'erreur.