Confirmations, rappels et modifications

Chaque rendez-vous dans Ringhum déclenche l'envoi automatique de messages. Peu importe que l'assistant l'ait pris lors d'un appel ou dans une conversation, qu'un client l'ait réservé sur votre page de réservation, ou que vous l'ayez ajouté vous-même. Le client reçoit une confirmation immédiate et un rappel la veille. Il est informé si le rendez-vous est déplacé ou annulé. Votre équipe est également tenue informée.

Comment les messages parviennent au client

Chaque message destiné au client peut être envoyé de deux façons :

• Par e-mail, lorsque le rendez-vous comporte l'adresse e-mail du client. Les e-mails de confirmation, de report et de rappel incluent un fichier de calendrier (appointment.ics) qui ajoute le rendez-vous au calendrier du client en un geste.
• Par SMS, lorsque votre espace de travail peut envoyer des SMS au client. Si le client vous a écrit sur votre numéro WhatsApp dans les dernières 24 heures, le message part sur WhatsApp. Sinon, il part par SMS depuis un numéro approuvé pour l'envoi de textos.

Quand les deux sont possibles, le client reçoit les deux. Quand aucun des deux n'est possible, aucun message n'est envoyé, mais le rendez-vous reste bien pris.

L'envoi de SMS est inclus dans les forfaits Solo, Team et Scale, et nécessite un numéro approuvé pour l'envoi de textos. Voir SMS. Sur le forfait Starter, les clients reçoivent des e-mails, ainsi que des messages WhatsApp s'ils vous ont récemment écrit à cet endroit.

Astuce : demandez une adresse e-mail. L'assistant la demande lorsqu'il prend un rendez-vous et l'épelle pour la confirmer, et l'e-mail de confirmation est le seul message qui contient le fichier de calendrier.

Ce que reçoit le client

Les messages de confirmation, de report et de rappel indiquent au client de répondre ou de vous appeler pour effectuer un changement. Les e-mails affichent Quoi, Quand (avec le fuseau horaire), Avec (le membre du personnel, le cas échéant) et Où. Où indique l'adresse du lieu du rendez-vous, ou l'adresse de votre entreprise depuis Entreprise → Profil. Si vous avez indiqué un numéro de téléphone public sur votre profil, l'e-mail invite à l'appeler pour tout changement. Si votre page de réservation est activée, l'e-mail comporte aussi un bouton Réserver un autre créneau.

Les e-mails portent le nom de votre entreprise. Sur les forfaits avec personnalisation des e-mails, ils portent aussi votre logo, vos couleurs et votre texte. Voir Personnalisation des e-mails.

Rappels

Les rappels sont envoyés automatiquement environ 24 heures avant l'heure de début. Il n'y a rien à activer. Ringhum vérifie toutes les 30 minutes les rendez-vous qui commencent entre 23 et 25 heures à partir de maintenant.

• Chaque rendez-vous reçoit un seul rappel.
• Déplacer un rendez-vous réinitialise son rappel, afin que le client soit prévenu du nouvel horaire.
• Seuls les rendez-vous programmés et confirmés reçoivent un rappel. Les rendez-vous annulés n'en reçoivent pas.
• Un rendez-vous pris moins de 23 heures à l'avance environ ne reçoit pas de rappel, car son heure de rappel est déjà passée. La confirmation en tient lieu.

Le détail du rendez-vous sous Rendez-vous affiche Notifié avec l'heure de la confirmation, puis « rappel envoyé » une fois le rappel parti.

Modifier et annuler

Depuis le tableau de bord. Ouvrez le rendez-vous sous Rendez-vous :

1. Pour le déplacer, choisissez une nouvelle date et heure sous Reporter et cliquez sur Déplacer. Vous pouvez aussi cliquer sur l'un des créneaux libres suggérés. Le client reçoit un message de « report ».
2. Pour l'annuler, cliquez sur Annuler et confirmez. Le client reçoit un message d'annulation.
3. Marquer comme confirmé, Terminé et Absent ne font que changer le statut. Rien n'est envoyé au client.

Remarque : lorsque vous annulez depuis le tableau de bord, le motif envoyé au client est « Annulé par » suivi de votre nom.

Par le client. Les clients modifient leurs réservations en vous appelant ou en vous écrivant. Lorsque Prendre des rendez-vous est activé pour l'assistant, celui-ci peut retrouver les prochains rendez-vous de l'appelant grâce au numéro depuis lequel il appelle ou écrit, et les déplacer ou les annuler. Les mêmes messages sont envoyés que lorsque vous le faites vous-même.

Ce que reçoit votre équipe

Chaque membre ayant activé Rendez-vous sous Paramètres → Notifications reçoit un e-mail et une notification dans l'application lorsqu'un rendez-vous est pris, reporté ou annulé. La notification renvoie vers le rendez-vous.

Les mêmes événements sont aussi :

• envoyés à vos webhooks sous la forme appointment.booked, appointment.rescheduled et appointment.cancelled,
• envoyés aux applications connectées qui reçoivent les événements de rendez-vous,
• inscrits dans les calendriers connectés qui acceptent les réservations, comme Google Agenda.

Pour voir tous les rendez-vous dans votre propre application de calendrier, utilisez Rendez-vous → Flux calendrier et abonnez-vous au lien depuis Google, Apple ou Outlook. Chaque rendez-vous dispose aussi d'un lien Télécharger le .ics.

Questions courantes

Le client n'a pas reçu de SMS. Vérifiez que le rendez-vous comporte un numéro de téléphone et que votre espace de travail dispose d'un numéro approuvé pour l'envoi de textos, ou que le client vous a écrit sur WhatsApp dans les dernières 24 heures. Un client ayant répondu STOP ne reçoit plus de SMS.

Le client n'a pas reçu d'e-mail. Le rendez-vous a besoin d'une adresse e-mail. Vous pouvez la voir dans le détail du rendez-vous. Demandez au client de vérifier son dossier de courrier indésirable.

Puis-je désactiver les rappels ou changer leur moment d'envoi ? Non. Les rappels sont toujours envoyés environ 24 heures à l'avance, par les mêmes canaux que la confirmation.

Les appels de test envoient-ils des confirmations ? Les réservations faites lors d'un appel de test suivent les mêmes règles que les réservations réelles, utilisez donc votre propre numéro de téléphone et votre propre adresse e-mail lors de vos tests.