पुष्टिकरण, रिमाइंडर और बदलाव

Ringhum में हर अपॉइंटमेंट अपने आप मैसेज भेजता है। इससे फ़र्क़ नहीं पड़ता कि असिस्टेंट ने इसे कॉल पर बुक किया या चैट में, किसी ग्राहक ने इसे आपके बुकिंग पेज पर बुक किया, या आपने इसे खुद जोड़ा। ग्राहक को तुरंत एक पुष्टिकरण और एक दिन पहले एक रिमाइंडर मिलता है। उन्हें तब बताया जाता है जब अपॉइंटमेंट स्थानांतरित या रद्द होता है। आपकी टीम को भी जानकारी दी जाती रहती है।

मैसेज ग्राहक तक कैसे पहुंचते हैं

हर ग्राहक मैसेज दो तरीकों से जा सकता है:

• ईमेल से, जब अपॉइंटमेंट में ग्राहक का ईमेल एड्रेस हो। पुष्टिकरण, पुनर्निर्धारण और रिमाइंडर ईमेल में एक कैलेंडर फ़ाइल (appointment.ics) शामिल होती है जो एक टैप में अपॉइंटमेंट को ग्राहक के कैलेंडर में जोड़ देती है।
• टेक्स्ट से, जब आपका वर्कस्पेस ग्राहक को टेक्स्ट भेज सकता हो। अगर ग्राहक ने पिछले 24 घंटों में आपके WhatsApp नंबर पर लिखा है, तो टेक्स्ट WhatsApp पर जाता है। नहीं तो यह टेक्स्टिंग के लिए स्वीकृत नंबर से SMS द्वारा जाता है।

जब दोनों संभव हों, तो ग्राहक को दोनों मिलते हैं। जब दोनों में से कोई संभव न हो, तो कोई मैसेज नहीं भेजा जाता, और अपॉइंटमेंट फिर भी बुक रहता है।

SMS भेजना Solo, Team और Scale प्लान में शामिल है और इसके लिए टेक्स्टिंग के लिए स्वीकृत नंबर चाहिए। देखें टेक्स्ट मैसेजिंग (SMS)। Starter प्लान पर, ग्राहकों को ईमेल मिलते हैं, साथ ही WhatsApp मैसेज मिलते हैं अगर उन्होंने हाल ही में आपको वहां लिखा हो।

टिप: एक ईमेल एड्रेस मांगें। जब असिस्टेंट बुकिंग करता है तो वह इसे मांगता है और उसे दोहराकर बताता है, और पुष्टिकरण ईमेल ही एकमात्र मैसेज है जिसमें कैलेंडर फ़ाइल होती है।

ग्राहक को क्या मिलता है

पुष्टिकरण, पुनर्निर्धारण और रिमाइंडर मैसेज ग्राहक को बदलाव के लिए जवाब देने या आपको कॉल करने के लिए कहते हैं। ईमेल में क्या (What), कब (When, टाइम ज़ोन के साथ), किसके साथ (With, अगर कोई स्टाफ़ सदस्य हो) और कहां (Where) दिखाया जाता है। कहां अपॉइंटमेंट की लोकेशन का पता है, या कंपनी → प्रोफ़ाइल से आपका बिज़नेस एड्रेस। अगर आपकी प्रोफ़ाइल पर एक पब्लिक फ़ोन नंबर है, तो ईमेल बदलाव के लिए उस पर कॉल करने को कहता है। अगर आपका बुकिंग पेज चालू है, तो ईमेल में एक दूसरा समय बुक करें बटन भी होता है।

ईमेल में आपका कंपनी नाम होता है। ईमेल ब्रांडिंग वाले प्लान पर, इनमें आपका लोगो, रंग और वर्डिंग भी होती है। देखें ईमेल ब्रांडिंग।

रिमाइंडर

रिमाइंडर शुरू होने के समय से लगभग 24 घंटे पहले अपने आप भेजे जाते हैं। इसे चालू करने के लिए कुछ नहीं करना पड़ता। Ringhum हर 30 मिनट में उन अपॉइंटमेंट को जांचता है जो अभी से 23 से 25 घंटों के बीच शुरू होते हैं।

• हर अपॉइंटमेंट को एक रिमाइंडर मिलता है।
• अपॉइंटमेंट स्थानांतरित करने से उसका रिमाइंडर रीसेट हो जाता है, ताकि ग्राहक को नए समय की याद दिलाई जाए।
• सिर्फ़ शेड्यूल्ड और पुष्ट अपॉइंटमेंट को रिमाइंडर मिलते हैं। रद्द किए गए को नहीं।
• लगभग 23 घंटे से कम समय पहले बुक किए गए अपॉइंटमेंट को कोई रिमाइंडर नहीं मिलता, क्योंकि उसका रिमाइंडर समय पहले ही निकल चुका होता है। पुष्टिकरण इसे कवर करता है।

अपॉइंटमेंट के तहत अपॉइंटमेंट के विवरण में पुष्टिकरण के समय के साथ Notified और रिमाइंडर भेजे जाने के बाद "reminder sent" दिखाया जाता है।

बदलना और रद्द करना

डैशबोर्ड से। अपॉइंटमेंट के तहत अपॉइंटमेंट खोलें:

1. इसे स्थानांतरित करने के लिए, पुनर्निर्धारित करें के तहत एक नई तारीख़ और समय चुनें और स्थानांतरित करें पर क्लिक करें। आप सुझाए गए खाली समयों में से किसी एक पर भी क्लिक कर सकते हैं। ग्राहक को एक "पुनर्निर्धारित" मैसेज मिलता है।
2. इसे रद्द करने के लिए, रद्द करें पर क्लिक करें और पुष्टि करें। ग्राहक को एक रद्दीकरण मैसेज मिलता है।
3. पुष्ट के रूप में चिह्नित करें, पूरा हुआ और नो-शो सिर्फ़ स्थिति बदलते हैं। ये ग्राहक को कुछ नहीं भेजते।

नोट: जब आप डैशबोर्ड से रद्द करते हैं, तो ग्राहक को भेजी गई वजह "Cancelled by" के बाद आपका नाम होती है।

ग्राहक द्वारा। ग्राहक कॉल करके या मैसेज करके बुकिंग बदलते हैं। जब असिस्टेंट के लिए अपॉइंटमेंट बुक करें चालू होता है, तो वह उस फ़ोन नंबर से, जिससे कॉलर कॉल या मैसेज कर रहा है, उसके आने वाले अपॉइंटमेंट ढूंढ सकता है, और उन्हें स्थानांतरित या रद्द कर सकता है। वही मैसेज भेजे जाते हैं जो तब जाते जब आप खुद यह करते।

आपकी टीम को क्या मिलता है

सेटिंग्स → नोटिफिकेशन के तहत जिस भी सदस्य के लिए अपॉइंटमेंट चालू है, उसे तब एक ईमेल और एक इन-ऐप नोटिफिकेशन मिलता है जब कोई अपॉइंटमेंट बुक, पुनर्निर्धारित या रद्द होता है। नोटिफिकेशन अपॉइंटमेंट से लिंक होता है।

वही इवेंट इनको भी भेजे जाते हैं:

• आपके वेबहुक को appointment.booked, appointment.rescheduled और appointment.cancelled के रूप में,
• उन कनेक्टेड ऐप्स को जो अपॉइंटमेंट इवेंट प्राप्त करते हैं,
• उन कनेक्टेड कैलेंडर में जो बुकिंग स्वीकार करते हैं, जैसे Google Calendar।

अपने कैलेंडर ऐप में सभी अपॉइंटमेंट देखने के लिए, अपॉइंटमेंट → कैलेंडर फ़ीड इस्तेमाल करें और Google, Apple या Outlook से लिंक सब्सक्राइब करें। हर अपॉइंटमेंट में एक .ics डाउनलोड करें लिंक भी होता है।

सामान्य सवाल

ग्राहक को टेक्स्ट नहीं मिला। जांचें कि अपॉइंटमेंट में एक फ़ोन नंबर है और आपके वर्कस्पेस के पास टेक्स्टिंग के लिए स्वीकृत नंबर है, या ग्राहक ने पिछले 24 घंटों में WhatsApp पर आपको लिखा है। जिस ग्राहक ने STOP का जवाब दिया है उसे अब टेक्स्ट नहीं मिलते।

ग्राहक को ईमेल नहीं मिला। अपॉइंटमेंट में एक ईमेल एड्रेस होना चाहिए। आप इसे अपॉइंटमेंट के विवरण में देख सकते हैं। ग्राहक से उनका स्पैम फ़ोल्डर जांचने को कहें।

क्या मैं रिमाइंडर बंद कर सकता हूं या यह बदल सकता हूं कि वे कब भेजे जाएं? नहीं। रिमाइंडर हमेशा लगभग 24 घंटे पहले, पुष्टिकरण की ही तरह के चैनलों से भेजे जाते हैं।

क्या टेस्ट कॉल पुष्टिकरण भेजती हैं? टेस्ट कॉल पर की गई बुकिंग असली बुकिंग जैसे ही नियमों का पालन करती हैं, इसलिए टेस्ट करते समय अपना ही फ़ोन नंबर और ईमेल इस्तेमाल करें। </content>