Hogyan számítjuk ki az elérhetőséget

Amikor egy hívó időpontot kér, vagy egy ügyfél megnyitja a foglalási oldalát, a Ringhum azonnal kiszámítja a szabad időpontokat. Az asszisztense és a foglalási oldal ugyanazt a számítást használja, így sosem mondanak ellent egymásnak. Ez a cikk bemutatja az egyes szabályokat, hogy hol állíthatja be őket, és hogyan kombinálódnak.

Minden időpont az Ön munkaterületének időzónáját használja, amelyet a Beállítások → Munkaterület → Munkaterület időzónája alatt állíthat be.

Hol találhatók a beállítások

A legtöbb szabály a Cég → Nyitvatartás és foglalás alatt található. Módosítás után kattintson a Nyitvatartás és szabályok mentése gombra.

A szabályok, lépésről lépésre

Minden napra a Ringhum ezeket az ellenőrzéseket végzi el, sorban:

1. Zárvatartások. Ha a dátum szerepel az Ünnepnapok és zárvatartások alatt, az egész nap zárva van.
2. Nyitvatartás. A nap időintervallumai az egyetlen foglalható időpontok. Az az intervallum nélküli nap zárva van. Adjon hozzá egy második intervallumot az ebédszünethez, például 9:00-tól 12:00-ig és 13:00-tól 17:00-ig.
3. Aznapi. Ha az Aznapi foglalások engedélyezése ki van kapcsolva, a mai nap nem kínál időpontokat.
4. Foglalási horizont. Az Előre foglalható (napokban) értéknél távolabbi napok nem kínálnak időpontokat.
5. Minimális előzetes értesítés. A Minimális előzetes értesítés (óra) időn belül kezdődő időpontok kimaradnak.
6. Jelölt időpontok. A kezdési időpontok minden intervallum nyitásától kezdve, egy Időpont hossza távolságra kerülnek elhelyezésre. Egy kezdési időpont csak akkor marad meg, ha a teljes időpont - a szolgáltatás Időtartama alapján - az adott intervallum zárásáig véget ér.
7. Meglévő időpontok. Az ütemezett és megerősített időpontok blokkolják az idejüket, mindkét oldalon a Puffer közte (perc) értékével megnövelve. A lemondott, befejezett és meg nem jelent időpontok semmit nem blokkolnak.
8. Csatlakoztatott naptárak. Az Integrációk alatt csatlakoztatott naptárak foglalt idősávjai szintén blokkolják az időt. Lásd: Naptárak és foglalt idősávok.

Ami megmarad, azt felajánljuk. Egy hívás során az asszisztens egyszerre néhányat ajánl fel ezekből az időpontokból. A foglalási oldalon az ügyfelek az összeset látják arra a napra, amelyet kiválasztanak.

Megjegyzés: Az időpont hossza és az időtartam két különböző dolog. Az időpont hossza a lehetséges kezdési időpontok közti rés. Az időtartam az, hogy mennyi ideig tart az időpont. Egy 45 perces szolgáltatás 30 perces időpont-hosszal 9:00-kor, 9:30-kor, 10:00-kor és így tovább kezdődhet.

Munkatársak

Amikor egy ügyfél egy konkrét személyt kér:

• Csak az adott személy saját időpontjai blokkolják az ő idejét. Más személyek időpontjai nem.
• A csatlakoztatott naptárak foglalt idősávjai továbbra is mindenkit blokkolnak, mivel az egész munkaterületre vonatkoznak.
• Ha a személynek saját munkaidő van beállítva, az felváltja az Ön nyitvatartását az ő foglalásainál. A személyenkénti munkaidő jelenleg csak az API-n keresztül állítható be. Enélkül az Ön nyitvatartása érvényes.

Amikor az ügyfél nem választ senkit (Bárki, aki elérhető a foglalási oldalon), a munkaterület minden aktív időpontja blokkolja az adott időt, függetlenül attól, kivel van.

Fontos: A Bárki, aki elérhető beállítással a vállalkozása egyszerre csak egy időpontot tud tartani. Ha több személy is párhuzamosan vesz fel időpontokat, kérje meg az ügyfeleket, hogy válasszanak egy személyt, és győződjön meg róla, hogy minden személy szerepel a Cég → Csapatkönyvtár alatt.

Egy kidolgozott példa

Tegyük fel, hogy ezek a beállításai vannak:

• Nyitvatartás kedden: 9:00-tól 12:00-ig és 13:00-tól 17:00-ig
• Időpont hossza: 30 perc
• Puffer közte (perc): 15
• Minimális előzetes értesítés (óra): 2
• A szolgáltatás 45 perc hosszú
• Már le van foglalva egy időpont 10:00-től 10:45-ig

A meglévő időpont blokkolja a 9:45-től 11:00-ig tartó időszakot, miután mindkét oldalon hozzáadódik a 15 perces puffer. Egy 45 perces időpontnál kedden ezt ajánljuk fel:

Ha egy ügyfél azon a kedden 8:30-kor kérdez, a 2 órás minimális előzetes értesítés a 9:00-t is eltávolítja, mert az 10:30 előtt kezdődik.

Foglalások, amelyek kihagyják a szabályokat

• Az Ön által kézzel hozzáadott időpontok. Az Időpontok → Új időpont az Ön által megadott időpontot foglalja le, elérhetőség-ellenőrzés nélkül, így szándékosan túlfoglalhat. Az ügyfél ekkor is kap visszaigazolást.
• Egy időpont áthelyezése. Az Áthelyezés egy időpontnál ellenőrzi, hogy az új időpont szabad-e, és a nyitvatartáson belül van-e. Ha nem, ezt látja: „Az az időpont nem elérhető.”

Hibaelhárítás

Az asszisztens azt mondja, nincs szabad időpont, de a naptár üresnek tűnik. Ellenőrizze ebben a sorrendben: a nap nem szerepel az Ünnepnapok és zárvatartások alatt, a napnak van nyitvatartása, a dátum az Előre foglalható (napokban) értéken belül van, és az időpont túl van a Minimális előzetes értesítés (óra) értékén. Ezután ellenőrizze a csatlakoztatott naptárait az adott napi foglalt eseményekért.

Egy tavaly beállított zárvatartás idén nem zárja le a napot. Egy zárvatartás egyetlen konkrét dátumra vonatkozik. Adja hozzá újra az évenkénti ünnepnapokat minden évre.

Egy hosszú szolgáltatás sosem mutat egyetlen időpontot sem. A teljes szolgáltatásnak bele kell férnie egy nyitvatartási intervallumba. Egy 120 perces szolgáltatás nem foglalható egy 9:00-tól 10:30-ig tartó intervallumban, és nem terjedhet át egy ebédszünet felett.

Két ügyfelet ugyanarra az időpontra foglaltak. Ez akkor fordul elő, ha az egyik foglaláshoz van munkatárs rendelve, a másikhoz nincs, vagy ha valakit kézzel adtak hozzá az Időpontok alatt. Lásd a fenti munkatársakról szóló részt.