部屋、予約、カレンダー同期

ホテル、ゲストハウス、貸別荘を運営している場合、アシスタントに部屋の予約を受け付けさせることができます。発信者が希望する日程で空いている部屋タイプを確認し、設定した料金で見積もりを出し、宿泊客の情報を集めて予約を確定します。Booking.com、Airbnb、VRBOとのカレンダー同期により、同じ夜が二重に販売されるのを防げます。

宿泊予約はすべてのプランで利用できます。

始める前に

該当するページは、サイドバーの運用にある予約と部屋と料金です。会社情報 → プロフィールの業種がホテル・宿泊業に設定されている場合、または部屋タイプがすでに登録済みのワークスペースでは、デフォルトで表示されます。表示されない場合は、運用の横のこのメニューを並べ替えをクリックして有効にしてください。

ステップ1:部屋タイプを追加する

部屋と料金を開き、部屋タイプを追加をクリックします。部屋タイプとは「オーシャンビューダブル」のような、貸し出す部屋の種類のことです。以下を入力します。

• 名前、必要に応じてカテゴリー。
• 1泊あたりの料金。
• この部屋の数:同時に予約できる同一ユニットの数。
• 大人と子供:1ユニットに宿泊できる人数。子供は大人の人数に加えてカウントされます。
• 設備(カンマ区切り)と説明。発信者が「バスタブはありますか?」のように尋ねた際、アシスタントがこれを読み上げます。
• 予約可能。オフにした部屋タイプは発信者に案内されません。

繁忙期や祝日に料金を上げたい場合は、季節料金の料金を追加をクリックし、日付範囲と1泊あたりの料金を入力します。宿泊は1泊ごとに料金が計算されるため、繁忙期にまたがる宿泊も正しく計算されます。季節料金を設定しない場合、1泊あたりの料金は年間を通して適用されます。

ステップ2:ハウスルールを設定する

ホテル設定タブで、以下を設定します。

設定を保存をクリックします。

ステップ3:アシスタントで宿泊予約を有効にする

1. アシスタントを開き、対象のアシスタントの機能タブに移動します。
2. 部屋の予約を受けるをオンにして保存します。

タブには、アシスタントが予約を受け付けている部屋タイプの数が表示されます。

アシスタントによる宿泊予約の流れ

1. チェックインとチェックアウトの日付(または到着日と宿泊数)、大人と子供の人数を尋ねます。
2. 空いていて、かつ十分な広さの部屋タイプを確認し、1泊あたりの料金と合計金額とともに提示します。
3. 発信者が部屋を選ぶと、内容を復唱し、宿泊客の名前を確認します。確認メールを希望する場合はメールアドレスも尋ねます。
4. 発信者が承諾した場合にのみ予約を確定し、予約番号とチェックイン時間を伝えます。

部屋タイプが空いているとみなされるのは、対象の夜について、予約済みユニット数がこの部屋の数を下回っている場合です。依頼中、確定済み、チェックイン済みの予約はすべてカウントされ、他の予約チャネルによってブロックされた夜も含まれます。

宿泊客には、メールアドレスを伝えた場合はメールで、ワークスペースがテキスト送信できる場合はテキストメッセージでも確認が届きます。自動確定がオフの場合、テキストメッセージには「予約を受け付けました。まもなく確定のご連絡をいたします」という内容が送られます。確定した時点で、2通目のメッセージが届きます。

発信者は、自分が行った予約について問い合わせることもできます。アシスタントは、発信元の電話番号から発信者自身の予約を検索し、チェックイン前であればキャンセルすることもできます。その際はキャンセルポリシーも案内します。

予約ページ

予約ページの上部には本日のチェックインと本日のチェックアウトが表示され、その下に今後の宿泊予約が続きます。ステータスで絞り込むか、予約番号、宿泊客名、電話番号で検索できます。CSVをエクスポートで一覧をダウンロードできます。

予約を開くと、確定、チェックイン、チェックアウト、無断キャンセル、予約をキャンセルとステータスを進めることができます。キャンセル時に入力した理由は宿泊客に送信されます。

手動で宿泊予約を追加するには、新規予約をクリックし、日程と宿泊人数を選んで空き状況を確認をクリックします。この確認には、Booking.comやAirbnbによるブロックも考慮されます。料金は部屋タイプとその季節料金から算出されます。手動で追加した予約には、最低・最大宿泊数は適用されません。

設定 → 通知で予約をオンにしているチームメンバーには、新規予約とキャンセルが通知されます。

Booking.com、Airbnb、VRBOとのカレンダー同期

カレンダー同期は、双方向のiCalリンクを通じて行われます。やり取りされるのはブロックされた日付のみで、料金、宿泊客名などの詳細は共有されません。また、これらのサイトへの直接接続ではありません。

各部屋タイプには、部屋と料金のカレンダー同期タブに独自のカレンダーがあります。

• エクスポートアドレス:Ringhumで予約された夜へのリンクです。これをBooking.com、Airbnb、VRBOに貼り付けると、それらのサイトでもその夜がブロックされます。それらのサイトの利用者には「Ringhum経由で予約済み」とだけ表示され、名前が表示されることはありません。
• インポート済みカレンダー:それらのサイトからのエクスポートリンクです。これを登録すると、それらのサイトでの予約がRinghum上の部屋をブロックし、予約ページにインポート済みブロックとして表示されます。

チャネルを連携する

1. Ringhumで部屋と料金 → カレンダー同期を開き、対象の部屋タイプのエクスポートアドレスの横にあるコピーをクリックします。
2. 各チャネル側で、該当する掲載物件・部屋のカレンダー同期設定を開き、そのアドレスを使って新しいインポートカレンダーを追加します。
   • Booking.com:エクストラネットで料金と空室状況 → カレンダー同期を開きます。
   • Airbnb:掲載物件の空室状況設定を開き、カレンダーを接続(またはカレンダーを同期)を探します。
   • VRBO:掲載物件のカレンダーを開き、インポート・エクスポートのカレンダー設定を探します。
3. 同じチャネルのページで、そのチャネル自身のエクスポートリンクをコピーします。
4. Ringhumに戻り、対象の部屋タイプで編集をクリックし、カレンダーをインポートのカレンダーを追加をクリックして、「Airbnb」のようなラベルを付け、リンクを貼り付けます。
5. 保存をクリックし、今すぐ同期ですぐに読み込みます。

注: 各チャネルのメニュー名は変更されることがあります。見つからない場合は、そのサービスのヘルプページで「カレンダー同期」や「iCal」を検索してください。

更新頻度

• Ringhumはインポートしたカレンダーを1時間ごとに読み込みます。今すぐ同期をクリックするとすぐに読み込まれます。カードには最終同期の時刻と、今後のインポート済みブロックの件数、またはリンクを読み込めなかった場合のエラーが表示されます。
• 各チャネルは、それぞれのスケジュール(通常は数時間おき)でRinghumのエクスポートアドレスを読み込みます。電話で予約された宿泊が、そちらでブロック表示されるまでに時間がかかることがあります。
• ほとんどのチャネルでは、カレンダー1つにつき1ユニットが対応するため、インポートされた予約は部屋タイプの1ユニットをブロックします。複数ユニットがある部屋タイプでは、掲載物件ごとに複数のインポートカレンダーを設定できます。

インポートされたブロックは、各チャネル側で管理されます。そちら側で予約が削除されると、次回の同期時にRinghum側でもブロックが解除されます。これらの予約について、Ringhumから宿泊客へのメッセージやチームへの通知が送られることはありません。

重要: アドレスを再生成を行うと、新しいエクスポートアドレスが作成されます。古いアドレスは、それを貼り付けたすべての場所で使えなくなるため、各チャネルに新しいアドレスを貼り直す必要があります。

トラブルシューティング

アシスタントが「満室です」と言うが、空いているように見える。 その夜について予約でインポート済みブロックがないか確認し、この部屋の数が正しいかを確認してください。

インポートしたカレンダーにエラーが表示される。 該当チャネルからエクスポートリンクを再度コピーし、部屋タイプの設定で貼り直してください。リンクは完全なhttps://形式のアドレスである必要があります。

宿泊客に確認が届かなかった。 その予約に、メールアドレス、またはワークスペースがテキスト送信できる電話番号が登録されている必要があります。