アシスタントにできること:機能の解説

機能は、会話の中で単に話す以外にアシスタントが何を行えるかを決めるものです。それぞれがアシスタントの機能タブにあるスイッチです。機能は、電話通話、WhatsApp、テキストメッセージ、ウェブサイトチャットのいずれのチャットでも適用されます。

設定場所

1. アシスタントを開き、対象のアシスタントをクリックします。
2. 機能タブに移動します。
3. 機能のオン・オフを切り替えます。
4. 変更を保存をクリックします。

右側のプレビューパネルには、オンになっている機能が一覧表示されます。新しいアシスタントは、質問に答えると伝言を受けるがオンの状態で始まります。

機能の一覧

質問に答える

アシスタントは、会社プロフィール、FAQ、ナレッジベースの内容をもとに回答します。価格、ポリシー、商品に関する具体的な質問には、まずナレッジベースを検索します。関連する情報が見つからない場合は、推測せずに担当者が後ほど連絡する旨を伝えます。詳しくはアシスタントのナレッジベースを構築するをご覧ください。

伝言を受ける

アシスタントが対応できない場合や、発信者が担当者との対応を希望する場合、伝言を受けるか、折り返しの連絡を手配します。まず発信者の名前を尋ねます。発信元の電話番号は自動的に保存されるため、別の番号に連絡してほしい場合のみ番号を尋ねます。伝言は受信箱に届き、チームに通知されます。伝言には緊急マークを付けることもできます。

担当者が必要なすべての発信者が確実に連絡先を残せるよう、オンのままにしておくことをおすすめします。詳しくは伝言、折り返し、緊急の通話をご覧ください。

予約を受ける

アシスタントは来店・来訪の目的を尋ね、空き状況を確認し、2〜3件の具体的な候補時刻を提示し、発信者の名前とメールアドレスを確認したうえで予約を確定します。発信者自身の予約を検索し、日程変更やキャンセルを行うこともできます。存在しない空き時間を提示することはありません。

空き状況は、会社情報ページの営業時間、休業日、予約ルール、サービス内容から算出されます。この機能がオンの場合、タブにカレンダー連携の案内が表示されます。連携ページでGoogle CalendarまたはCalendlyを接続するか、appointment.bookedのWebhookを受け取って自社システムで予約管理を行うことができます。

アシスタント自身による予約受付自体は、特定のプランに限定されていません。詳しくは空き状況のルールをご覧ください。

注文を受ける

アシスタントはメニューから商品ごとに注文を受け付け、サイズなど必須項目のみを尋ね、合計金額を含む見積もりを提示し、受け取り方法(店頭受け取りか配達か)を確認し、注文内容を復唱したうえで、発信者が承諾した場合のみ注文を確定します。注文は注文ページに届きます。

タブには、アシスタントが販売できる商品数が表示されます。メニューが空ですと表示される場合は、メニューと注文の設定から商品を追加してください。アシスタントは、メニューに利用可能な商品が1つ以上ある場合にのみ注文を受け付けます。詳しくは注文を受けるをご覧ください。

部屋の予約を受ける

アシスタントは宿泊日と人数を尋ね、空いている部屋タイプを確認し、1泊あたりの料金と合計金額を提示し、内容をすべて復唱したうえで、発信者が確認した場合のみ予約を確定します。宿泊予約は予約ページに届きます。

タブに部屋タイプがまだありませんと表示される場合は、部屋とホテルの設定から定員と料金を設定した部屋タイプを追加してください。詳しくはホテルの予約をご覧ください。

メールを送信

アシスタントは、住所、営業時間、価格表、リンク、要約など、発信者が求めた情報をメールで送信できます。送信前にメールアドレスを尋ね、復唱して確認します。

メールを送信または予約を受けるがオンの場合、アシスタントは許可を得たうえで、住所やリンクなどの短いメッセージを発信者に送ることもできます。発信者が過去24時間以内にWhatsAppでメッセージを送っていればWhatsApp経由で、それ以外の場合はワークスペースがテキストメッセージを送信できればテキストメッセージで送られます。テキストメッセージの送信はSolo、Team、Scaleの各プランに含まれ、テキスト送信が承認された番号が必要です。詳しくはテキストメッセージをご覧ください。

情報を収集

情報を収集をオンにすると、機能の下に情報を収集カードが表示されます。これを使って、すべての通話で収集したい項目を設定します。

1. 変数を追加をクリックします。
2. 最初の欄に、小文字、数字、アンダースコアを使って名前を入力します(例:order_number)。最大40文字です。
3. 2番目の欄に、その項目の説明を入力します(例:「発信者の注文番号。例:NS-10422」)。最大160文字です。
4. 変更を保存をクリックします。

アシスタントは会話の中で自然にこれらの情報を聞き取り、発信者の名前やメールアドレスとともに連絡先レコードに保存します。これらの情報は、通話の抽出情報としても、各通話後に送られる要約メールにも表示されます。

機能でできないこと

• 通話の転送。 アシスタントは通話を担当者に取り次ぎません。代わりに伝言または折り返し依頼を受け付けます。通話中でも、チームメンバーは通話ページの引き継ぐでその場で対応を引き継ぐことができます。詳しくは伝言、折り返し、緊急の通話をご覧ください。
• 後で対応すること。 アシスタントは後から誰かに電話やメッセージ、メールを送ったり、リマインダーを設定したりすることはできません。後日対応が必要な場合は、チームが折り返し連絡する旨を伝えます。
• 実際には行っていないことを行ったと伝えること。 会話の中で実際に成功した場合を除き、予約、送信、保存などを行ったと伝えることはありません。

よくある質問

機能をオンにしましたが、アシスタントが使ってくれません。 変更を保存をクリックしてください。機能は次回の通話から適用されます。注文や予約の場合は、メニューや部屋タイプに利用可能な項目が1つ以上あるか確認してください。機能をオンにした後も機能タブにメニューや部屋に関する案内が表示されない場合、お使いのワークスペースでは注文や予約の機能自体が有効になっていません。サポートまでお問い合わせください。

機能の利用に追加料金はかかりますか? かかりません。機能自体に個別の料金はありません。会話は通常どおり分数を消費します。詳しくは分数のカウント方法をご覧ください。

実際の予約なしで機能をテストできますか? できます。Playgroundタブでは、予約やメッセージはシミュレーションされます。テスト通話では、アシスタントが行える注文または宿泊予約は最大3件までです。