空き状況の計算方法

発信者が予約を希望したとき、または顧客が予約ページを開いたとき、Ringhumはその場で空き時間を計算します。アシスタントと予約ページは同じ計算方法を使うため、両者が食い違うことはありません。この記事では、各ルールの内容、設定場所、組み合わせ方について説明します。

すべての時刻は設定 → ワークスペース → ワークスペースのタイムゾーンで設定したワークスペースのタイムゾーンを使用します。

設定場所

ほとんどのルールは会社情報 → 営業時間と予約にあります。変更後は時間とルールを保存をクリックしてください。

ルールの適用手順

各日について、Ringhumは以下の確認を順番に行います。

1. 休業日。 その日付が祝日・休業日に登録されている場合、その日は終日休業となります。
2. 営業時間。 その日の時間帯のみが予約可能です。時間帯が設定されていない日は休業扱いになります。昼休みなどのために2つ目の時間帯を追加することもできます(例:9:00〜12:00と13:00〜17:00)。
3. 当日。 当日予約を許可がオフの場合、当日の予約可能時間はありません。
4. 予約可能期間。 **予約可能期間(何日先まで)**より先の日は予約可能時間がありません。
5. 最短予約通知時間。 現在時刻から**最短予約通知時間(時間)**より近い時間帯は除外されます。
6. 候補となる時刻。 各時間帯の開始時刻から予約枠の長さ間隔で開始時刻が並びます。開始時刻が候補として残るのは、そのサービスの所要時間を使った予約全体が、その時間帯の終了時刻までに収まる場合のみです。
7. 既存の予約。 予定通り・確定済みの予約は、その時間帯の両側に**予約間の余裕時間(分)**を加えた範囲をブロックします。キャンセル済み、完了、無断キャンセルの予約は何もブロックしません。
8. 連携カレンダー。 連携で接続したカレンダーの予定も時間をブロックします。詳しくはカレンダーと予定のブロックをご覧ください。

残った時間が予約可能として提示されます。通話では、アシスタントはこれらの時間の中から数件をまとめて提示します。予約ページでは、顧客が選んだ日のすべての候補時間が表示されます。

注: 予約枠の長さと所要時間は別の概念です。予約枠の長さは、開始可能な時刻の間隔です。所要時間は予約自体の長さです。予約枠の長さが30分の場合でも、45分のサービスは9:00、9:30、10:00…という具合に開始できます。

スタッフメンバー

顧客が特定の担当者を指名した場合:

• その担当者自身の予約のみが、その担当者の時間をブロックします。他の担当者の予約はブロックしません。
• 連携カレンダーの予定は、ワークスペース全体に適用されるため、引き続き全員の時間をブロックします。
• 担当者に個別の勤務時間が設定されている場合、その担当者の予約についてはワークスペースの営業時間の代わりにその勤務時間が使われます。担当者ごとの勤務時間は、現在のところAPI経由でのみ設定できます。設定がない場合はワークスペースの営業時間が適用されます。

顧客が担当者を指定しない場合(予約ページの担当者指定なし)、ワークスペース内のすべての有効な予約が、担当者を問わずその時間をブロックします。

重要: 担当者指定なしの場合、事業として同時に受けられる予約は1件のみです。複数人が並行して予約対応を行う場合は、顧客に担当者を選んでもらうようにし、各担当者を会社情報 → チーム一覧に登録してください。

具体例

次のような設定があるとします。

• 火曜日の営業時間:9:00〜12:00および13:00〜17:00
• 予約枠の長さ:30分
• 予約間の余裕時間(分):15
• 最短予約通知時間(時間):2
• サービスの所要時間は45分
• 10:00〜10:45にすでに1件の予約あり

既存の予約は、両側に15分の余裕時間が加わることで、9:45〜11:00をブロックします。45分の予約の場合、火曜日には次の候補が提示されます。

その火曜日の8:30に顧客から問い合わせがあった場合、2時間の最短予約通知時間により、10:30より前に始まる9:00も候補から除外されます。

ルールが適用されない予約

• 手動で追加した予約。 予約 → 新しい予約では、空き状況を確認せずに入力した時刻で予約が登録されるため、意図的にオーバーブッキングすることも可能です。この場合も顧客には確認メッセージが届きます。
• 予約の変更。 予約の日程変更では、新しい時刻が空いていて、かつ営業時間内であることが確認されます。条件を満たさない場合は「その時間は予約できません」と表示されます。

トラブルシューティング

アシスタントが「空き時間がありません」と言うが、カレンダーは空いているように見える。 次の順で確認してください。その日が祝日・休業日に含まれていないか、その日に営業時間が設定されているか、日付が**予約可能期間(何日先まで)の範囲内か、時刻が最短予約通知時間(時間)**を過ぎているか。それでも解決しない場合は、連携カレンダーのその日の予定を確認してください。

去年設定した休業日が、今年は休業になっていない。 休業日は特定の日付ごとに適用されます。毎年の祝日は、年ごとに改めて登録してください。

所要時間の長いサービスに候補時間が一切表示されない。 サービス全体が1つの営業時間帯に収まる必要があります。120分のサービスは、9:00〜10:30の時間帯では予約できず、昼休みをまたいで予約することもできません。

2人の顧客が同じ時間に予約されてしまった。 一方の予約に担当者が設定されていて、もう一方には設定されていない場合や、予約から手動で追加された場合に発生します。上記のスタッフに関するセクションをご覧ください。