確認、リマインダー、変更の連絡

Ringhumでは、予約が入るたびに自動でメッセージが送信されます。アシスタントが通話やチャットで予約を取った場合でも、顧客が予約ページから予約した場合でも、あなたが手動で追加した場合でも同じです。顧客にはすぐに確認メッセージが届き、前日にはリマインダーが届きます。予約が変更またはキャンセルされた場合も通知されます。チームにも情報が共有されます。

顧客へのメッセージの届き方

顧客へのメッセージは2つの方法で送信されます。

• メール:予約に顧客のメールアドレスが登録されている場合。確認、変更、リマインダーの各メールには、タップ一つで顧客のカレンダーに予約を追加できるカレンダーファイル(appointment.ics)が添付されます。
• テキストメッセージ:ワークスペースが顧客にテキストメッセージを送信できる場合。顧客が過去24時間以内にあなたのWhatsApp番号にメッセージを送っていれば、WhatsApp経由で送信されます。それ以外の場合は、テキスト送信が承認された番号からSMSで送信されます。

両方の条件を満たす場合は、顧客に両方が届きます。どちらの条件も満たさない場合はメッセージは送信されませんが、予約自体は成立します。

SMS送信はSolo、Team、Scaleの各プランに含まれており、テキスト送信が承認された番号が必要です。詳しくはテキストメッセージ(SMS)をご覧ください。Starterプランでは、顧客はメールを受け取るほか、最近WhatsAppでメッセージを送っていた場合はWhatsAppメッセージも受け取ります。

ヒント: メールアドレスを尋ねましょう。アシスタントは予約時にメールアドレスを尋ね、復唱で確認します。カレンダーファイルが添付されるのは確認メールのみです。

顧客が受け取る内容

確認、変更、リマインダーの各メッセージには、変更したい場合は返信または電話するよう案内が入ります。メールには内容、日時(タイムゾーン付き)、担当(スタッフがいる場合)、場所が表示されます。場所は予約の所在地の住所、または会社情報 → プロフィールに設定した事業所の住所です。プロフィールに公開電話番号を設定している場合、メールには変更の際はその番号に電話するよう記載されます。予約ページが有効な場合は、メールに別の日時を予約するボタンも表示されます。

メールにはあなたの会社名が入ります。メールブランディングが利用できるプランでは、ロゴ、配色、文面もカスタマイズされたものになります。詳しくはメールブランディングをご覧ください。

リマインダー

リマインダーは開始時刻の約24時間前に自動で送信されます。特に設定は不要です。Ringhumは30分ごとに、今から23〜25時間後に始まる予約を確認しています。

• 各予約につきリマインダーは1回のみ送信されます。
• 予約の日時を変更すると、リマインダーの送信もリセットされ、新しい日時について改めて通知されます。
• リマインダーが送られるのは、予定通り・確定済みの予約のみです。キャンセルされた予約には送信されません。
• 開始のおよそ23時間未満で予約された場合、リマインダーの送信時刻をすでに過ぎているため、リマインダーは送信されません。この場合は確認メッセージでカバーされます。

予約の詳細画面には、確認メッセージの送信時刻とともに通知済み、リマインダーが送信済みの場合は「リマインダー送信済み」と表示されます。

変更・キャンセル

ダッシュボードから行う場合。 予約で対象の予約を開きます。

1. 日時を変更するには、日程変更で新しい日時を選び、変更をクリックします。提案された空き時間の一つをクリックすることもできます。顧客には「変更されました」というメッセージが届きます。
2. キャンセルするには、キャンセルをクリックして確定します。顧客にはキャンセルのメッセージが届きます。
3. 確定済みにする、完了、無断キャンセルはステータスを変更するだけです。顧客には何も送信されません。

注: ダッシュボードからキャンセルすると、顧客に送られる理由は「キャンセル者:」の後にあなたの名前が続く形になります。

顧客本人による変更。 顧客はあなたに電話またはメッセージを送ることで予約を変更できます。アシスタントで予約を受けるがオンの場合、発信・送信元の電話番号から発信者の今後の予約を検索し、変更やキャンセルを行えます。この場合も、あなたが手動で行う場合と同じメッセージが送信されます。

チームが受け取る内容

設定 → 通知で予約をオンにしているメンバーは、予約が入る、変更される、キャンセルされるたびにメールとアプリ内通知を受け取ります。通知にはその予約へのリンクが含まれます。

同じイベントは次の宛先にも送られます。

• Webhookへappointment.booked、appointment.rescheduled、appointment.cancelledとして送信
• 予約イベントを受け取る連携アプリへ送信
• Google Calendarなど、予約の書き込みに対応した連携カレンダーへ記録

自分のカレンダーアプリですべての予約を確認するには、予約 → カレンダーフィードでGoogle、Apple、Outlookいずれかのリンクを購読します。各予約には**.icsをダウンロード**リンクも用意されています。

よくある質問

顧客にテキストメッセージが届きませんでした。 予約に電話番号が登録されているか、ワークスペースにテキスト送信が承認された番号があるか、あるいは顧客が過去24時間以内にWhatsAppでメッセージを送っていたかを確認してください。STOPと返信した顧客にはテキストメッセージが届かなくなります。

顧客にメールが届きませんでした。 予約にメールアドレスが登録されている必要があります。予約詳細で確認できます。顧客には迷惑メールフォルダも確認してもらってください。

リマインダーをオフにしたり、送信タイミングを変更したりできますか? できません。リマインダーは常に確認メッセージと同じ手段で、開始の約24時間前に送信されます。

テスト通話でも確認メッセージは送信されますか? テスト通話での予約も実際の予約と同じルールに従うため、テストの際はご自身の電話番号とメールアドレスを使用してください。