営業時間と時間外の対応

アシスタントは24時間いつでも応答できます。営業時間を設定すると、休業中の対応方法を選べます。アシスタントが引き続き応答するか、発信者に短い挨拶を流してボイスメールを残してもらうかのいずれかです。この記事では、この2つの選択肢と、アシスタントが営業時間を把握するためのその他の設定について説明します。

営業時間に関する2つの設定

Ringhumには関連する2つの設定があります。それぞれの違いを把握しておくと役立ちます。

どちらもワークスペースのタイムゾーンを使用します。設定 → ワークスペース → ワークスペースのタイムゾーンで確認できます。

重要: 2つの設定は必ず一致させてください。会社情報ページの営業時間が午後6時閉店となっている場合、アシスタントの営業時間も午後6時閉店に設定してください。

営業時間を設定する

1. 会社情報を開き、営業時間と予約タブを開きます。
2. 営業時間で、曜日ごとの時間を設定します。昼休みなどで2つ目の時間帯が必要な場合は**+時間を追加を使います。営業しない日は休業**にしてください。
3. 平日の時間が同じ場合は、月曜日を火〜金にコピーで入力の手間を省けます。
4. 祝日・休業日で、休業する日ごとに**+休業日を追加**をクリックします。アシスタントは発信者に休業中であることを伝え、これらの日には予約を受け付けません。
5. 時間とルールを保存をクリックします。

これらの営業時間は、会社プロフィールを使用がオンのときにアシスタントが受け取る会社情報の一部となります。アシスタントは今日の日付と、あなたの事業所の現在時刻も把握しているため、発信者に「現在営業中かどうか」を伝えることができます。

アシスタントの営業時間をオンにする

1. アシスタントを開き、対象のアシスタントをクリックして振る舞いタブに移動します。
2. 営業時間カードで営業時間を使用をオンにします。オフの場合、アシスタントは24時間同じように応答します。
3. 開店と閉店の時刻を設定します。
4. 曜日で、営業する曜日を選択します。デフォルトでは月曜〜金曜が選択されています。
5. 営業時間外の対応で、どちらの対応を行うかを選びます。
6. 変更を保存をクリックします。

アシスタントは、選択したすべての曜日に対して1つの開店時刻と1つの閉店時刻を使用します。選択されていない曜日は終日休業として扱われます。

営業時間外の2つの選択肢

アシスタントが引き続き応答する(営業時間外メッセージを使用)

通話は通常どおりアシスタントが応答します。質問への回答、伝言の受け付け、営業時間内の予約の受付も引き続き行えます。これには会社情報ページの営業時間が使われます。

挨拶を流してボイスメールを録音する

アシスタントは応答しません。発信者にはボイスメールの挨拶が流れ、合図音の後にメッセージを残せます。挨拶を空欄にした場合、発信者には次のように流れます。「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。ただいま営業時間外です。合図音の後にお名前、お電話番号、簡単なご用件をお話しください。折り返しご連絡いたします。」

ボイスメールは最長3分間です。ワークスペースの分数やクレジットが少ない場合は、これより短くなることがあります。各ボイスメールは、録音と書き起こしとともに受信箱に届くため、チームが内容を確認して折り返し連絡できます。設定 → 通知で新しいボイスメールをオンにしているチームメンバーに通知が届きます。

営業時間外メッセージ

営業時間を使用する場合、最大500文字の営業時間外メッセージを設定できます。例:「お電話ありがとうございます。ただいま営業時間外ですが、ご伝言を承るか、明日のご予約をお取りすることができます。」

このメッセージはウェブサイトウィジェットで使用されます。ウィジェットでの音声通話が休止中のとき、訪問者には現在休止中ボタンの下にこのメッセージが表示されます。空欄の場合は「ただいま休業中です。営業時間内に改めてお試しください。」と表示されます。

注: 電話通話では、アシスタントは会社情報 → 営業時間と予約の営業時間を参照します。休業中の案内の仕方を調整したい場合は、指示に一文を追加してください。例:「休業中の場合はその旨を伝え、伝言を受けるか、営業時間内の予約を提案してください。」

営業時間外のウェブサイトウィジェット

ウィジェット内の音声通話は、アシスタントの営業時間に従います。

アシスタントのステータスが有効でない場合も、ウィジェット内の音声通話は休止扱いになります。ウィジェットのチャットは営業時間の影響を受けません。詳しくはウェブサイトウィジェットをご覧ください。

よくある質問

営業中なのにアシスタントが「休業中です」と言ってしまいます。 まず設定 → ワークスペースでワークスペースのタイムゾーンを確認し、次に会社情報 → 営業時間と予約の営業時間と休業日を確認し、最後に振る舞いタブでアシスタント自身の営業時間を確認してください。

昼休みで休業することはできますか? 会社情報ページでは可能です。+時間を追加で2つ目の時間帯を追加してください。アシスタント自身の営業時間は、1日につき開店・閉店時刻を1組しか設定できません。